Vorlage: Auf Referenzanfrage antworten
Bei Referenzauskünften Identität bestätigen, Anstellungsdaten sachlich nennen, Aufgaben und Verhalten dokumentieren, Ton neutral halten und innerhalb von 5–10 Arbeitstagen antworten. In der Schweiz besteht keine Pflicht zur Referenzerteilung, doch falls Sie eine geben, muss diese wahr und vollständig sein.
Referenzanfragen kommen telefonisch oder per Email. Antworten Sie zügig und beschränken Sie sich auf überprüfbare Fakten: Stellentitel, Pensum, Dauer, Aufgaben, Verhalten. Vermeiden Sie Spekulationen und Meinungen.
Das Schweizer Recht verpflichtet Sie nicht zur Referenzerteilung. Falls Sie eine erteilen, muss diese ehrlich und nicht irreführend sein. Eine kurze, sachliche Antwort schützt Sie und den Kandidaten.
Wann und wie antworten
Antworten Sie innerhalb von 5–10 Arbeitstagen. Sprechen Sie den Anfragenden direkt an – meist die Personalstelle des neuen Arbeitgebers – und prüfen Sie die Identität bei telefonischen Anfragen.
Wenn Sie telefonisch nicht antworten möchten, fordern Sie die Anfrage schriftlich an (Email reicht). Dies schafft Klarheit.
- Vollständigen Namen und Anstellungsdaten bestätigen
- Stellentitel und Pensum nennen
- Hauptaufgaben kurz beschreiben
- Zuverlässigkeit, Verhalten und Zusammenarbeit kommentieren
- Sprache sachlich und professionell halten
- Nicht über Kündigungsgründe spekulieren
Was in der Antwort enthalten sein sollte
Nennen Sie nur Fakten, die Sie belegen können. Geben Sie Anstellungsdatum, Rolle, Pensum und an, ob die Person ihre Aufgaben zuverlässig erfüllt hat.
War die Leistung oder das Verhalten problematisch, formulieren Sie dies sachlich, ohne zu übertreiben. Stimmen Sie mit einem ausgestellten Arbeitszeugnis überein.
- Anstellungszeitraum (Anfangs- und Enddatum)
- Stellentitel und Pensum (z.B. 80 %)
- Hauptverantwortungsbereiche
- Pünktlichkeit, Zuverlässigkeit und Präsenz
- Einhaltung von Unternehmensrichtlinien
- Eignung für die angestrebte Stelle (falls bekannt)
Rechtliche und praktische Grenzen
Sie können ablehnen. Kein Schweizer Gesetz verpflichtet Sie zur Referenzerteilung. Ein kurzes, ehrliches «keine Stellungnahme» ist zulässig.
Falls Sie antworten, gewährleisten Sie Genauigkeit. Falsche oder irreführende Aussagen können haftbar machen. Konsultieren Sie einen Anwalt, wenn heikle Punkte betroffen sind (Fehlverhalten, Konflikte).
- Kein Schweizer Gesetz verpflichtet Sie zur Referenzerteilung
- Referenzen müssen wahr und vollständig sein, nicht irreführend
- Geben Sie keine medizinischen, persönlichen oder sensiblen Daten ohne Zustimmung preis
- Bewahren Sie eine Kopie Ihrer Antwort auf
- War eine Weiterbeschäftigung nicht möglich, nennen Sie nur Leistungsgründe
- Vermeiden Sie Annahmen über die Eignung für die neue Stelle
Häufige Fragen
- Bin ich in der Schweiz verpflichtet, eine Referenz zu geben?
- Nein. Das Schweizer Recht verpflichtet Arbeitgeber nicht zur Referenzerteilung. Sie können höflich ablehnen. Falls Sie antworten, muss Ihre Aussage wahr und nicht irreführend sein.
- Darf ich Kündigungsgründe nennen?
- Nur falls relevant für Leistung oder Verhalten. Allgemeine Kündigungen (Umstrukturierung, Redundanz) müssen nicht erläutert werden. Bei Kündigung aus wichtigem Grund nennen Sie dokumentierte Verhaltens- oder Leistungsmängel, keine Meinung.
- Was, wenn der Kandidat meine Aussage anfechtet?
- Halten Sie sich an Fakten und dokumentierte Belege (Zeiterfassung, Leistungsbeurteilungen, Vorfallberichte). Im Konfliktfall hilft ein Arbeitsrecht-Spezialist. Wahre Aussagen sind üblicherweise geschützt.
Allgemeine Informationen für Schweizer Arbeitgeber, keine Rechtsberatung. Lassen Sie alles mit rechtlichen Folgen von einer Juristin prüfen.