Modèle : Répondre à une demande de référence
Confirmez l'identité et les données d'emploi, décrivez les responsabilités et le comportement de façon factuelle, gardez un ton neutre et répondez dans les 5–10 jours ouvrables. En Suisse, vous n'êtes pas tenu de fournir une référence, mais si vous le faites, elle doit être vraie et complète.
Les demandes de référence arrivent par téléphone ou email. Répondez rapidement en vous limitant à des faits vérifiables : titre du poste, Pensum, dates, tâches principales, conduite. Évitez les spéculations et les opinions.
La loi suisse ne vous oblige pas à fournir une référence. Si vous en donnez une, elle doit être honnête et ne pas induire en erreur. Une réponse courte et factuelle vous protège, vous et le candidat.
Quand et comment répondre
Répondez dans les 5–10 jours ouvrables. Contactez directement la personne qui demande – généralement RH du nouvel employeur – et vérifiez son identité si la demande arrive par téléphone.
Si vous préférez ne pas confirmer les informations par téléphone, demandez une demande écrite (un email suffit). Cela crée une trace claire.
- Confirmez le nom complet et les dates d'emploi
- Indiquez le titre du poste et le Pensum
- Décrivez brièvement les responsabilités principales
- Commentez la fiabilité, la conduite et le travail d'équipe si vous en avez connaissance directe
- Gardez un langage neutre et professionnel
- Ne spéculez pas sur les raisons du départ
Contenu de votre réponse
Tenez-vous à des faits que vous pouvez justifier. Incluez les dates d'emploi, le rôle, le Pensum et confirmez que la personne a rempli ses fonctions de façon fiable.
Si la performance ou la conduite ont posé problème, énoncez-le factuellement sans exagérer. Restez cohérent avec un certificat de travail (Arbeitszeugnis) que vous auriez délivré.
- Période d'emploi (date de début et de fin)
- Titre du poste et Pensum (p. ex. 80 %)
- Domaines clés de responsabilité
- Assiduité, ponctualité et fiabilité
- Respect des politiques de l'entreprise
- Adéquation globale au poste visé (si connue)
Limites juridiques et pratiques
Vous pouvez refuser. Aucune loi suisse ne vous oblige à fournir une référence. Un simple « sans avis » honnête est acceptable.
Si vous répondez, assurez-vous de l'exactitude. Des déclarations fausses ou trompeuses peuvent vous exposer à la responsabilité. Consultez un avocat si la demande touche à des sujets sensibles (faute professionnelle, litiges).
- Aucune loi suisse ne vous oblige à fournir une référence
- Les références doivent être vraies et complètes, non trompeuses
- Ne divulguez pas de données médicales, personnelles ou sensibles sans consentement
- Conservez une copie de votre réponse pour vos dossiers
- Si vous avez refusé la continuation du contrat, restez factuel sur la performance
- Évitez d'émettre des suppositions sur l'adéquation du candidat au nouveau poste
Questions fréquentes
- Suis-je tenu de fournir une référence en Suisse ?
- Non. La loi suisse n'impose pas aux employeurs de fournir des références. Vous pouvez refuser poliment. Si vous choisissez de répondre, votre déclaration doit être vraie et ne pas induire en erreur.
- Puis-je mentionner les raisons du départ ?
- Seulement si pertinent pour la performance ou la conduite. Les départs généraux (restructuration, suppression de poste) n'ont pas besoin de détails. En cas de résiliation pour cause, concentrez-vous sur les problèmes de comportement ou de performance documentés, jamais sur l'opinion personnelle.
- Et si le candidat conteste mes propos ?
- Restez factuel et basez-vous sur des preuves documentées (pointeuses, évaluations de performance, rapports d'incident). En cas de conflit, un avocat spécialisé en droit du travail peut vous aider. Les déclarations vraies jouissent généralement d'une protection.
Informations générales pour les employeurs suisses, pas un conseil juridique. Faites valider par un juriste tout ce qui a des conséquences légales.