Lohnausweis
Der Lohnausweis ist ein jährliches, gesetzlich vorgeschriebenes Dokument, das jeder Schweizer Arbeitgeber bis 31. März für das abgelaufene Kalenderjahr ausstellen muss. Es enthält Bruttogehalt, AHV/AVS-, IV/AI- und UVG-Beiträge, Berufsausgaben und Quellensteuer nach Kantonsrecht. Der Arbeitnehmer benötigt diesen Nachweis für die Steuererklärung und Sozialversicherungsanmeldungen.
Der Lohnausweis ist ein obligatorisches jährliches Dokument, das jeder Schweizer Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer ausstellen muss. Er dokumentiert Bruttogehalt, Sozialversicherungsbeiträge, Berufsausgaben und die Quellensteuer.
Die Ausstellung ist nicht freiwillig. Das Staatssekretariat für Wirtschaft (SECO) und die kantonalen Steuerbehörden kontrollieren die Einhaltung. Arbeitgeber, die den Lohnausweis nicht ausstellen, riskieren Bussgelder und Arbeitnehmerbeschwerden.
Wann Sie ihn ausstellen müssen
Das Schweizer Arbeitsrecht (ArG, OR) verlangt, dass Sie bis 31. März eines jeden Jahres einen Lohnausweis für das vorangegangene Kalenderjahr ausstellen. Dies gilt für jeden Arbeitnehmer, unabhängig vom Pensum oder der Dauer des Arbeitsverhältnisses.
Tritt ein Arbeitnehmer während des Jahres aus, muss ein Lohnausweis für die geleisteten Monate ausgestellt werden. Arbeitet er später als Unabhängiger, entfällt das Dokument—es wird nur für direkte Angestelltenverhältnisse gefordert.
- Stichtag: 31. März für das vorangegangene Kalenderjahr
- Gilt für alle Arbeitnehmer, Teilzeit und Vollzeit
- Erforderlich auch wenn Einkommen unter AHV-Schwelle liegt
- Anteiliger Lohnausweis bei Austritt während des Jahres
- Unabhängige und Auftragnehmer erhalten keinen
- Ein Ausweis pro Arbeitnehmer pro Jahr
Was der Arbeitgeber tun muss
Sie sind verantwortlich für genaue Angaben: Bruttogehalt, AHV/AVS-Beiträge, IV/AI, UVG-Versicherung, Berufsausgaben und Quellensteuer. Viele Kantone verlangen inzwischen digitale Einreichung bei der kantonalen Steuerbehörde.
Überprüfen Sie vor Ausstellung die Übereinstimmung mit Ihren Lohnunterlagen. Korrektionen müssen sofort dem Arbeitnehmer und der Steuerbehörde mitgeteilt werden. Bewahren Sie Kopien mindestens sieben Jahre auf.
- Alle Felder berechnen: Bruttogehalt, Sozialversicherung, Berufsausgaben
- Quellensteuer korrekt nach kantonalen Tarifen abrechnen
- Schriftlich oder digital ausstellen—Arbeitnehmer muss eine Kopie erhalten
- Kantonal spezifische Anforderungen zur digitalen Einreichung beachten
- Fehler sofort korrigieren und Arbeitnehmer sowie Steuerbehörde benachrichtigen
- Unterlagen mindestens sieben Jahre aufbewahren
Der häufigste Fehler
Arbeitgeber klassifizieren Abzüge oft falsch oder berücksichtigen die kantonsspezifischen Berufsausgaben nicht. Ein weiterer häufiger Fehler: zu spät oder gar nicht ausstellen und dann behaupten, Lohnunterlagen seien 'noch in Bearbeitung'.
Der zweithäufigste teure Fehler ist eine Nichtübereinstimmung zwischen Lohnausweis und Quellensteuer-Abrechnungen. Dies löst Steuerprüfungen aus. Wenn Sie Lohnsoftware nutzen, verifizieren Sie vorher die Ausgabe.
- Kantonale Berufsausgaben-Pauschalen vergessen oder falsch angewendet
- Zu spät oder mit unvollständigen Feldern ausstellen—Arbeitnehmer braucht ihn für Steuererklärung
- Falscher Quellensteuer-Tarif nach veralteten Kantonalen Tabellen
- Gesamteinkommen im Lohnausweis stimmt nicht mit Steuerbehörde überein
- Nicht ausstellen bei Krankheit oder Elternzeitarbeitnehmer (dennoch erforderlich)
- Lohnsoftware-Output nicht überprüfen—davon ausgehen, dass es korrekt ist
Häufige Fragen
- Muss ich einen Lohnausweis ausstellen, wenn der Arbeitnehmer unter der AHV-Schwelle (CHF 884/Monat 2024) verdient?
- Ja. Die Schwelle bestimmt die AHV-Beitragspflicht, nicht die Ausstellungspflicht. Sie müssen den Lohnausweis ausstellen, auch wenn Beiträge null sind. Der Arbeitnehmer benötigt ihn für Steuerunterlagen und Sozialversicherungsunterlagen.
- Was passiert, wenn ich den Lohnausweis nach 31. März ausstelle?
- Verspätete Ausstellung verstösst gegen das Arbeitsrecht (ArG). Arbeitnehmer können sich bei Kantonsarbeitsämtern beschweren. Steuerbehörden können auch Bussgelder verhängen, wenn verspätete Ausweise Einreichungsverzögerungen verursachen.
- Kann ich einen Lohnausweis für mehrere Arbeitnehmer oder Jahre gleichzeitig ausstellen?
- Nein. Jeder Arbeitnehmer erhält einen Ausweis pro Kalenderjahr. Ein Dokument pro Person, pro Jahr. Stellen Sie in Batches aus, nummerieren Sie jede Kopie eindeutig und vermerken Sie Namen und Steuerjahr klar.
Allgemeine Informationen für Schweizer Arbeitgeber, keine Rechtsberatung. Lassen Sie alles mit rechtlichen Folgen von einer Juristin prüfen.