Muss der Vertrag gedruckt und per Post versendet werden, oder ist eine elektronische Unterzeichnung möglich?

Das Schweizer Recht akzeptiert elektronisch unterzeichnete Verträge (qualifizierte digitale Signaturen gemäss SR 943.1 SCSE). Die meisten Arbeitgeber und Kandidaten nutzen E-Mail mit eingescannten Unterschriften oder Plattformen wie DocuSign. Beide Parteien müssen eine Kopie behalten. Im Zweifelsfall konsultieren Sie Ihr kantonales Arbeitsamt oder eine Rechtsberatung.

Was ist zu tun, wenn der Kandidat/die Kandidatin die Bedingungen nach Erhalt des Vertrags ändern möchte?

Bei kleineren Änderungen (Gehalt, Startdatum, Pensum) geben Sie einen überarbeiteten Vertrag oder ein unterzeichnetes Änderungsschreiben aus, das von beiden Parteien datiert und unterzeichnet ist. Bei grösseren Änderungen geben Sie den vollständigen Vertrag neu aus. Nehmen Sie keine unbeglaubigten mündlichen Änderungen vor; alle Änderungen müssen dokumentiert sein.

Soll ich den Vertrag vor oder nach der Kündigung bei dem aktuellen Arbeitgeber versenden?

Es ist üblich, den Vertrag nach mündlicher Einigung, aber vor der formalen Kündigung zu versenden. Dies schützt beide Parteien. Das rechtliche Arbeitsverhältnis beginnt erst mit der Unterzeichnung des Vertrags. Klären Sie das beabsichtigte Startdatum und berücksichtigen Sie die Kündigungsfrist des Kandidaten/der Kandidatin.

Vorlage: Arbeitsvertrag versenden

Nutzen Sie diese Vorlage, um einen unterzeichneten Arbeitsvertrag formal an einen neuen Mitarbeiter zu versenden. Geben Sie Startdatum, Pensum-Prozentsatz und Arbeitsort an. Das Schweizer Recht verlangt einen schriftlichen Vertrag; mündliche Absprachen sind nicht bindend. Bestätigen Sie den Erhalt und fordern Sie die Unterzeichnung innerhalb einer definierten Frist.

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Der Versand des Arbeitsvertrags markiert den formalen Beginn des Arbeitsverhältnisses. In der Schweiz muss der Vertrag schriftlich vorliegen, um rechtlich gültig zu sein. Diese Vorlage stellt sicher, dass alle wesentlichen Bedingungen klar dokumentiert sind.

Passen Sie die Vorlage an die Normen Ihres Kantons und Ihre Unternehmensstruktur an. Nennen Sie immer das Pensum (%), den Arbeitsort und das Gehalt in CHF. Falls ein Gesamtarbeitsvertrag (GAV) anwendbar ist, erwähnen Sie ihn ausdrücklich.

Vorlagentext

Liebe/r [Name Kandidat/in], wir freuen uns, Ihnen unser Angebot zu bestätigen und legen Ihnen anbei den Arbeitsvertrag für die Stelle als [Jobbezeichnung] bei [Unternehmensname] vor. Arbeitsbeginn: [Startdatum]. Bitte prüfen Sie das Dokument sorgfältig. Der Vertrag enthält alle wesentlichen Bedingungen: Pensum [X]%, Arbeitsort [Kanton/Ort], Bruttojahresgehalt CHF [Betrag] und einschlägige Leistungen. Falls ein Gesamtarbeitsvertrag gilt, ist dieser im Vertrag vermerkt. Bitte unterzeichnen Sie beide Ausfertigungen, datieren Sie sie und senden Sie sie bis [Datum – üblicherweise 5–7 Arbeitstage] an [Ihr Name] zurück. Wir unterzeichnen ebenfalls und senden Ihnen eine Ausfertigung als Ihre Kopie zurück. Falls Sie Fragen zu den Bedingungen haben, kontaktieren Sie mich bitte vor der Unterzeichnung. Freundliche Grüsse, [Ihr Name] [Titel] [Unternehmen] [Kontaktdaten]

Speichern Sie diesen Text und ersetzen Sie die Platzhalter in Klammern. Fügen Sie den unterzeichneten Vertrag als PDF oder Word-Datei bei. Versenden Sie per E-Mail mit Lesebestätigung, wenn möglich.

Geben Sie das Pensum an (z. B. 100%, 80%), um spätere Missverständnisse zu vermeiden.
Nennen Sie das Startdatum vollständig (z. B. ‚1. Januar 2025').
Geben Sie das Bruttojahresgehalt in CHF und die Zahlungsfrequenz an (monatlich/13. Monatslohn, falls zutreffend).
Nennen Sie den Arbeitsort und den Kanton (relevant für Steuerfragen und Jurisdiktion).
Falls ein GAV in Ihrer Branche gilt, nennen Sie ihn oder fügen Sie eine Zusammenfassung bei.
Setzen Sie eine klare Rückgabefrist (5–7 Arbeitstage sind Standard).

Rechtliche Grundlagen

Das Schweizer Arbeitsrecht (Obligationenrecht, SR 220) verlangt einen schriftlichen Vertrag für jedes Arbeitsverhältnis. Mündliche Absprachen sind nicht gültig. Der Vertrag muss die Dauer (Probezeit, befristet oder unbefristet), das Gehalt, das Pensum und den Arbeitsort enthalten.

Probezeitdauern in der Schweiz betragen üblicherweise 1–3 Monate und müssen im Vertrag angegeben werden. Während der Probezeit können beide Parteien mit 7 Tagen Kündigungsfrist kündigen (oder wie im Vertrag festgehalten). Nach der Probezeit sind Kündigungsfristen üblicherweise 1 Monat zum 15. oder zum Ende eines Monats.

Der Vertrag muss schriftlich vorliegen und von beiden Parteien unterzeichnet sein.
Nennen Sie die Probezeit (falls vorhanden) und die zugehörigen Kündigungsfristen.
Geben Sie Kündigungsfristen für beide Parteien klar an.
Erwähnen Sie Konkurrenzklauseln (diese sind in der Schweiz zulässig, müssen aber angemessen sein).
Verweisen Sie auf einen geltenden GAV, die Pensionskasse oder Gruppenversicherung.
Klären Sie, ob Quellensteuer anfällt (relevant für Nicht-Schweizer Resident/innen).

Nachverfolgung und Dokumentation

Lagern Sie beide unterzeichneten Ausfertigungen sicher – eine in Ihrer Personalakte, eine für den Mitarbeiter/die Mitarbeiterin. Bewahren Sie den Vertrag während der gesamten Anstellungsdauer plus mindestens fünf Jahre nach Beendigung auf, da Schweizer Behörden und kantonale Steuerbehörden die Vertragsbedingungen überprüfen können.

Wenn der Kandidat/die Kandidatin den unterzeichneten Vertrag bis zum Stichtag nicht zurück sendet, senden Sie nach 3 Arbeitstagen eine höfliche Erinnerung. Wenn nach 10 Tagen weiterhin keine Unterzeichnung vorliegt, klären Sie, ob es Bedenken gibt oder ob die Person das Angebot abgelehnt hat.

Verwahren Sie eine originalgetreue unterzeichnete Kopie in der Personalakte.
Lagern Sie Verträge mindestens 5 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
Vermerken Sie das Datum des Erhalts und der Unterzeichnung auf Ihrer Kopie.
Senden Sie eine kurze Bestätigungsnachricht, sobald Sie den unterzeichneten Vertrag erhalten.
Falls nach der Erstellung Änderungen nötig sind, geben Sie eine neue Version aus und fordern Sie die Initialisierung von Änderungen durch beide Parteien.
Beginnen Sie nicht mit der Arbeit, bevor der Vertrag vollständig von beiden Parteien unterzeichnet ist.

Häufige Fragen

Muss der Vertrag gedruckt und per Post versendet werden, oder ist eine elektronische Unterzeichnung möglich?: Das Schweizer Recht akzeptiert elektronisch unterzeichnete Verträge (qualifizierte digitale Signaturen gemäss SR 943.1 SCSE). Die meisten Arbeitgeber und Kandidaten nutzen E-Mail mit eingescannten Unterschriften oder Plattformen wie DocuSign. Beide Parteien müssen eine Kopie behalten. Im Zweifelsfall konsultieren Sie Ihr kantonales Arbeitsamt oder eine Rechtsberatung.
Was ist zu tun, wenn der Kandidat/die Kandidatin die Bedingungen nach Erhalt des Vertrags ändern möchte?: Bei kleineren Änderungen (Gehalt, Startdatum, Pensum) geben Sie einen überarbeiteten Vertrag oder ein unterzeichnetes Änderungsschreiben aus, das von beiden Parteien datiert und unterzeichnet ist. Bei grösseren Änderungen geben Sie den vollständigen Vertrag neu aus. Nehmen Sie keine unbeglaubigten mündlichen Änderungen vor; alle Änderungen müssen dokumentiert sein.
Soll ich den Vertrag vor oder nach der Kündigung bei dem aktuellen Arbeitgeber versenden?: Es ist üblich, den Vertrag nach mündlicher Einigung, aber vor der formalen Kündigung zu versenden. Dies schützt beide Parteien. Das rechtliche Arbeitsverhältnis beginnt erst mit der Unterzeichnung des Vertrags. Klären Sie das beabsichtigte Startdatum und berücksichtigen Sie die Kündigungsfrist des Kandidaten/der Kandidatin.

Allgemeine Informationen für Schweizer Arbeitgeber, keine Rechtsberatung. Lassen Sie alles mit rechtlichen Folgen von einer Juristin prüfen.