Stellenbeschreibung
Eine Stellenbeschreibung ist ein formelles Dokument, das Jobtitel, Hauptaufgaben, erforderliche Qualifikationen, Pensum, Reportingleinie und Arbeitsort festlegt. Sie ist nicht gesetzlich verpflichtend, aber in der Schweiz Standard und schützt beide Parteien vor Missverständnissen über Umfang und Erwartungen. Sie sollten eine erstellen, bevor Sie die Stelle ausschreiben, und sie der neuen Mitarbeiterin vor oder bei Vertragsunterzeichnung übergeben.
Eine Stellenbeschreibung legt die Kernaufgaben, Verantwortung, das Pensum und erforderliche Kompetenzen für eine Position fest. Sie ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber eine bewährte Praxis in der Schweiz, die Klarheit schafft und Missverständnisse vermeidet.
Eine klare Beschreibung vor Ausschreibung spart Zeit bei der Rekrutierung und verhindert Konflikte später. Mitarbeitende, die wissen, was erwartet wird, sind motivierter und bleiben länger.
Wann Sie eine Stellenbeschreibung brauchen
Erstellen Sie eine Stellenbeschreibung, wann immer Sie eine Stelle zu besetzen haben – ob öffentlich ausgeschrieben oder intern. Nutzen Sie sie als Stellenausschreibung und als Dokument für die ausgewählte Person vor Vertragsunterzeichnung.
Sie brauchen auch eine, wenn Sie Rollen umstrukturieren, jemanden befördern oder Verantwortung nach einem Konflikt klären. Eine datierte, unterzeichnete Stellenbeschreibung schützt Sie, wenn eine Mitarbeiterin später behauptet, Aufgaben ausserhalb des Vertrags erfüllt zu haben.
- Erstellen Sie sie vor der Stellenausschreibung
- Hängen Sie sie ans Arbeitsvertrag an oder referenzieren Sie sie darin
- Aktualisieren Sie sie, wenn sich Kernaufgaben wesentlich ändern
- Bewahren Sie unterzeichnete Exemplare in der Personalakte auf
- Verwenden Sie klare, rollenspezifische Sprache, nicht Vorlagen
- Geben Sie Pensum als Prozentsatz und Arbeitsort an (z. B. 80% Zürich, 20% Homeoffice)
Ihre Pflichten als Arbeitgeberin
Das Schweizer Arbeitsrecht (Obligationenrecht, OR) verlangt keine schriftliche Stellenbeschreibung, aber der Arbeitsvertrag muss wesentliche Bedingungen festhalten: Jobtitel, Pensum, Ort und Lohn. Eine Stellenbeschreibung verstärkt diese und fügt operative Details hinzu.
Nach der revDSG (revidiertes Datenschutzgesetz) müssen Sie transparent sein, wenn Sie während der Rekrutierung Informationen über Qualifikationen sammeln oder Hintergrundchecks durchführen. Ihre Stellenbeschreibung sollte die echten Anforderungen widerspiegeln, nicht künstlich enge oder breite Kriterien zur Aus- oder Eingliederung bestimmter Kandidaten.
- Koordinieren Sie sie mit dem Arbeitsvertrag; sie dürfen sich nicht widersprechen
- Seien Sie ehrlich über tatsächliche Aufgaben und Pensum – misrepräsentieren Sie nicht
- Stellen Sie sicher, dass sie echte Reportingleinie und Ort widerspiegelt
- Stellen Sie sie Kandidaten vor Vertragsunterzeichnung bereit
- Dokumentieren Sie wesentliche Rollenänderungen schriftlich
- Konsultieren Sie einen Anwalt, wenn sich Aufgaben so sehr ändern, dass der ursprüngliche Vertrag nicht mehr passt
Der häufigste Fehler
Der grösste Fehler ist eine vague oder aufgeblasene Stellenbeschreibung, die nicht der täglichen Arbeit entspricht. Arbeitgeberinnen kopieren oft generische Vorlagen, listen zehn Verantwortungen auf, obwohl nur drei zentral sind, oder geben ein Pensum an, das nicht wirklich gearbeitet wird.
Wenn Wirklichkeit und Beschreibung auseinanderdriften, werden Mitarbeitende verwirrt, fühlen sich getäuscht und kündigen eher oder reichen Beschwerde ein. Wenn Sie später jemanden wegen schlechter Leistung bei einer Aufgabe entlassen müssen, die nicht deutlich beschrieben wurde, haben Sie eine schwache Rechtsposition.
- Vermeiden Sie generische Vorlagen – beschreiben Sie *Ihre* Stelle, nicht einen Branchenstandard
- Passen Sie Pensum und Zeitplan an tatsächlich gearbeitete Stunden an
- Listen Sie nicht 'sonstige Aufgaben wie erforderlich' als Hauptverantwortung auf
- Aktualisieren Sie promptly, wenn sich die Rolle ändert (z. B. neue Software, neue Teamstruktur)
- Falls Sie eine Vorlage nutzen, passen Sie sie für jede Position an
- Lassen Sie Mitarbeiterin und Vorgesetzte es unterschreiben und datieren
Häufige Fragen
- Ist eine Stellenbeschreibung in der Schweiz gesetzlich erforderlich?
- Nein, das Schweizer Recht (OR) verlangt keine schriftliche Stellenbeschreibung. Der Arbeitsvertrag muss aber Jobtitel, Pensum, Ort und Lohn festhalten. Eine detaillierte Stellenbeschreibung ist Best Practice und schützt beide Parteien, indem sie Umfang und Erwartungen klärt. Bei Konflikten stärkt eine klare, unterzeichnete Beschreibung Ihre Position.
- Sollte die Stellenbeschreibung Teil des Vertrags oder separat sein?
- Beide sind möglich. Manche hängen sie als Anlage an und referenzieren sie im Vertrag; andere stellen sie separat beim Onboarding bereit. Wichtig ist, dass beide Dokumente auf Kernbedingungen übereinstimmen (Titel, Pensum, Ort, Lohn). Wenn Sie die Beschreibung später ändern, tun Sie es schriftlich und halten Sie die unterzeichnete Aktualisierung aktuell.
- Was soll ich tun, wenn die echte Arbeit sich von der Beschreibung unterscheidet?
- Aktualisieren Sie die Beschreibung promptly schriftlich und besprechen Sie es mit der Mitarbeiterin. Wesentliche Änderungen (z. B. permanente Pensum-Erhöhung, neuer Ort, andere Reportingleinie) können eine formale Vertragsänderung erfordern. Häufige undokumentierte Änderungen können die Mitarbeiterin berechtigen, den ursprünglichen Vertrag für ungültig zu erklären und Zusatzausgleich zu fordern. Konsultieren Sie einen Anwalt bei wesentlichen Änderungen.
Allgemeine Informationen für Schweizer Arbeitgeber, keine Rechtsberatung. Lassen Sie alles mit rechtlichen Folgen von einer Juristin prüfen.