Description de poste
Une description de poste est un document formel qui énumère le titre du poste, les principales responsabilités, les qualifications requises, le taux d'activité (Pensum), la ligne de reporting et le lieu de travail. Elle n'est pas obligatoire par la loi suisse, mais elle est la norme et protège les deux parties contre les malentendus sur l'étendue et les attentes. Vous devez en créer une avant de publier la vacance et la remettre au nouveau collaborateur avant ou lors de la signature du contrat.
Une description de poste énonce les tâches principales, les responsabilités, le taux d'activité et les compétences requises. Elle n'est pas imposée par la loi, mais elle est une pratique standard en Suisse qui crée de la clarté et évite les malentendus.
Une description claire avant la publication économise du temps en recrutement et prévient les conflits ultérieurs. Les collaborateurs qui savent ce qu'on attend d'eux sont plus motivés et restent plus longtemps.
Quand vous avez besoin d'une description de poste
Rédigez une description de poste chaque fois que vous avez un poste à pourvoir, qu'il soit publié publiquement ou recruté en interne. Utilisez-la comme annonce d'emploi et comme document à remettre au candidat retenu avant la signature du contrat.
Vous en avez aussi besoin si vous restructurez des fonctions, promouvez quelqu'un, ou clarifiez les responsabilités après un conflit. Une description datée et signée vous protège si une collaboratrice prétend ultérieurement avoir effectué des tâches en dehors de son contrat.
- Créez-la avant la publication du poste
- Attachez-la au contrat de travail ou référencez-la dedans
- Mettez-la à jour si les tâches principales changent significativement
- Conservez les copies signées dans le dossier du personnel
- Utilisez un langage clair et spécifique au rôle, pas des modèles génériques
- Indiquez le taux d'activité en pourcentage et le lieu de travail (ex. 80% Genève, 20% télétravail)
Vos obligations en tant qu'employeur
Le droit du travail suisse (Code des obligations, CO) n'exige pas une description écrite, mais votre contrat de travail doit préciser les conditions essentielles : titre du poste, taux d'activité, lieu et salaire. Une description de poste renforce ces éléments et ajoute des détails opérationnels.
Selon la lRDPP (loi révisée sur la protection des données personnelles), si vous collectez des informations sur les qualifications ou effectuez des vérifications de références lors du recrutement, vous devez être transparent sur la façon dont vous utilisez ces données. Votre description doit refléter les exigences réelles, non des critères artificiellement stricts ou larges conçus pour exclure ou favoriser certains candidats.
- Alignez-la avec le contrat de travail ; ils ne doivent pas se contredire
- Soyez honnête sur les tâches réelles et le taux d'activité – ne misreprésentez pas le poste
- Assurez-vous qu'elle reflète la véritable ligne de reporting et le lieu
- Fournissez-la au candidat avant la signature du contrat
- Documentez par écrit tout changement significatif du rôle
- Consultez un avocat si les tâches changent tellement que le contrat original ne convient plus
L'erreur la plus courante
La plus grande erreur est de rédiger une description vague ou gonflée qui ne correspond pas au travail réel quotidien. Les employeurs copient souvent des modèles génériques, énumèrent dix responsabilités alors que seules trois sont essentielles, ou indiquent un taux d'activité qui n'est pas réellement respecté.
Quand la réalité s'éloigne de la description écrite, les collaborateurs deviennent confus, se sentent trompés et sont plus susceptibles de démissionner ou de déposer une réclamation. Si vous devez licencier quelqu'un pour mauvaise performance dans une tâche non clairement décrite, vous avez une position juridique faible.
- Évitez les modèles génériques – décrivez *votre* poste, pas une norme du secteur
- Alignez le taux d'activité et l'horaire aux heures réellement travaillées
- Ne listez pas 'autres tâches selon les besoins' comme responsabilité principale
- Mettez-la à jour rapidement si le rôle change (ex. nouveau logiciel, nouvelle structure d'équipe)
- Si vous utilisez un modèle, adaptez-le à chaque poste
- Faites signer et dater par la collaboratrice et le manager
Questions fréquentes
- Une description de poste est-elle légalement requise en Suisse ?
- Non, la loi suisse (CO) n'impose pas une description écrite. Cependant, le contrat de travail doit préciser le titre du poste, le taux d'activité, le lieu et le salaire. Une description détaillée est une bonne pratique et protège les deux parties en clarifiant l'étendue et les attentes. En cas de différend, une description claire et signée renforce votre position.
- La description doit-elle faire partie du contrat ou être séparée ?
- Elle peut être l'une ou l'autre. Certains employeurs l'annexent en tant que pièce jointe et la référencent dans le contrat ; d'autres la fournissent séparément lors de l'intégration. L'essentiel est que les deux documents s'accordent sur les conditions clés (titre, taux d'activité, lieu, salaire). Si vous modifiez la description plus tard, faites-le par écrit et conservez la mise à jour signée dans le dossier.
- Que dois-je faire si le travail réel diffère de la description ?
- Mettez à jour la description sans tarder par écrit et discutez-en avec la collaboratrice. Les changements majeurs (ex. augmentation permanente du taux d'activité, nouveau lieu, nouvelle ligne de reporting) peuvent nécessiter un amendement formel au contrat. Des modifications fréquentes et non documentées peuvent donner à la collaboratrice le droit de contester le contrat original et de réclamer une compensation supplémentaire. Consultez un avocat si le changement est substantiel.
Informations générales pour les employeurs suisses, pas un conseil juridique. Faites valider par un juriste tout ce qui a des conséquences légales.