Le contrat doit-il être imprimé et envoyé par courrier, ou une signature électronique est-elle possible ?

La loi suisse accepte les contrats signés électroniquement (signatures numériques qualifiées selon la SR 943.1 LSENS). La plupart des employeurs et candidats utilisent désormais l'e-mail avec signatures numérisées ou des plateformes comme DocuSign. Assurez-vous que les deux parties conservent une copie. En cas de doute, consultez votre office cantonal du travail ou un conseil juridique.

Que faire si le candidat/la candidate souhaite modifier les conditions après réception du contrat ?

Si les modifications sont mineures (salaire, date de début, Pensum), émettez un contrat révisé ou une lettre d'amendement signée, datée et signée par les deux parties. Si les modifications sont importantes, réémettez le contrat complet. Ne permettez pas de modifications verbales non officialisées ; tous les changements doivent être documentés.

Dois-je envoyer le contrat avant ou après que le candidat ait donné son préavis à son employeur actuel ?

Il est courant d'envoyer le contrat après un accord verbal mais avant que le candidat ne donne formellement sa démission. Cela protège les deux parties. La relation de travail juridique ne commence que lorsque le contrat est signé. Précisez la date de début prévue et accordez du temps pour que le candidat respecte son préavis.

Modèle : Envoi du contrat de travail

Utilisez ce modèle pour envoyer formellement un contrat de travail signé à un nouveau collaborateur. Précisez la date de début, le pourcentage de taux d'activité (Pensum) et le lieu de travail. La loi suisse exige un contrat écrit ; les accords verbaux ne sont pas contraignants. Confirmez la réception et demandez la signature dans un délai défini.

Également disponible enEnglish Deutsch Italiano

L'envoi du contrat de travail marque le début formel de la relation de travail. En Suisse, le contrat doit être écrit pour être juridiquement valide. Ce modèle garantit la clarté sur les conditions essentielles et crée un dossier transparent pour les deux parties.

Adaptez le modèle aux normes de votre canton et à la structure de votre entreprise. Indiquez toujours le Pensum (%), le lieu de travail et le salaire en CHF. Si une convention collective de travail (CCT) s'applique, mentionnez-la explicitement.

Texte du modèle

Chère/Cher [Prénom Nom], nous sommes heureux/heureuse de confirmer notre offre et vous envoyons ci-joint le contrat de travail pour le poste de [Intitulé du poste] à [Nom de l'entreprise], à compter du [Date de début]. Veuillez examiner attentivement le document ci-joint. Le contrat couvre les conditions essentielles : Pensum [X]%, lieu de travail [Canton/Ville], salaire brut annuel CHF [Montant] et les prestations pertinentes. Si une convention collective de travail s'applique, les conditions y sont indiquées. Veuillez signer les deux exemplaires, les dater et les renvoyer à [Votre nom] avant le [Date – généralement 5–7 jours ouvrables]. Nous les contresignerons et vous renverrons un exemplaire pour vos dossiers. Si vous avez des questions sur les conditions, veuillez me contacter avant de signer. Cordialement, [Votre nom] [Titre] [Entreprise] [Coordonnées]

Sauvegardez ce texte et remplacez les éléments entre crochets. Joignez le contrat signé sous forme de fichier PDF ou Word. Envoyez par e-mail avec accusé de réception si possible.

Indiquez le Pensum (p. ex. 100%, 80%) pour éviter les malentendus futurs.
Précisez la date de début en toutes lettres (p. ex. « 1er janvier 2025 »).
Spécifiez le salaire brut annuel en CHF et la fréquence de paiement (mensuel/13e mois, le cas échéant).
Nommez le lieu de travail et le canton (important pour la fiscalité et la juridiction).
Si une CCT s'applique dans votre secteur, mentionnez-la ou joignez un résumé.
Fixez un délai clair de renvoi (5–7 jours ouvrables est la norme).

Essentiels juridiques

La loi suisse sur le travail (Code des obligations, SR 220) exige un contrat écrit pour toute relation de travail. Les accords verbaux ne sont pas valides. Le contrat doit couvrir la durée (stage, contrat à durée déterminée ou indéterminée), le salaire, le Pensum et le lieu de travail.

Les périodes de stage en Suisse sont généralement de 1 à 3 mois et doivent être stipulées dans le contrat. Pendant le stage, les deux parties peuvent résilier avec un préavis de 7 jours (ou tel que stipulé dans le contrat). Après le stage, les délais de résiliation sont généralement d'1 mois au 15 ou à la fin d'un mois.

Le contrat doit être écrit et signé par les deux parties pour être contraignant.
Indiquez la période de stage (le cas échéant) et les délais de résiliation y afférents.
Énoncez clairement les délais de résiliation pour les deux parties.
Mentionnez les clauses de non-concurrence (valides en Suisse mais doivent être raisonnables).
Faites référence à une CCT applicable, un plan de prévoyance ou une assurance collective.
Confirmez si l'impôt à la source (Retenue d'impôt) s'applique (pertinent pour les non-résidents suisses).

Suivi et documentation

Une fois signé, conservez les deux exemplaires en lieu sûr – un dans votre dossier personnel, un pour le collaborateur/la collaboratrice. Conservez le contrat pendant toute la durée de l'emploi plus au moins cinq ans après la fin, car la loi suisse et les autorités fiscales cantonales peuvent exiger la preuve des conditions.

Si le candidat/la candidate ne renvoie pas le contrat signé avant la date limite, envoyez un rappel courtois après 3 jours ouvrables. S'il n'y a toujours pas de signature après 10 jours, clarifiez s'il y a des préoccupations ou si la personne a décidé de ne pas poursuivre.

Conservez un exemplaire original signé dans votre dossier personnel sécurisé.
Conservez les contrats pendant un minimum de 5 ans après la fin de l'emploi.
Notez la date de réception et de signature sur votre exemplaire.
Envoyez un bref e-mail de confirmation dès que vous recevez le contrat signé.
Si des modifications sont nécessaires après la première version, émettez une nouvelle version et demandez aux deux parties de parapher les changements.
Ne commencez pas l'emploi tant que le contrat n'est pas complètement signé par les deux parties.

Questions fréquentes

Le contrat doit-il être imprimé et envoyé par courrier, ou une signature électronique est-elle possible ?: La loi suisse accepte les contrats signés électroniquement (signatures numériques qualifiées selon la SR 943.1 LSENS). La plupart des employeurs et candidats utilisent désormais l'e-mail avec signatures numérisées ou des plateformes comme DocuSign. Assurez-vous que les deux parties conservent une copie. En cas de doute, consultez votre office cantonal du travail ou un conseil juridique.
Que faire si le candidat/la candidate souhaite modifier les conditions après réception du contrat ?: Si les modifications sont mineures (salaire, date de début, Pensum), émettez un contrat révisé ou une lettre d'amendement signée, datée et signée par les deux parties. Si les modifications sont importantes, réémettez le contrat complet. Ne permettez pas de modifications verbales non officialisées ; tous les changements doivent être documentés.
Dois-je envoyer le contrat avant ou après que le candidat ait donné son préavis à son employeur actuel ?: Il est courant d'envoyer le contrat après un accord verbal mais avant que le candidat ne donne formellement sa démission. Cela protège les deux parties. La relation de travail juridique ne commence que lorsque le contrat est signé. Précisez la date de début prévue et accordez du temps pour que le candidat respecte son préavis.

Informations générales pour les employeurs suisses, pas un conseil juridique. Faites valider par un juriste tout ce qui a des conséquences légales.