Strafregisterauszug — Wann darf ich ihn verlangen?
Ein Strafregisterauszug ist ein offizielles Dokument, das Einträge aus dem Strafregister einer Person zeigt. Sie dürfen ihn nur für Positionen verlangen, bei denen öffentliche Sicherheit, Vertrauen oder rechtliche Compliance echte Anforderungen sind — typischerweise Rollen mit Bargeldumgang, Kontakt zu Kindern, Betreuung von Vulnerable Personen oder regulierte Branchen. Offenbaren Sie immer vorab, dass Sie diesen Auszug verlangen, dokumentieren Sie Ihren Geschäftsgrund, und nutzen Sie ihn nie als Screening-Werkzeug.
Ein Strafregisterauszug ist ein offizielles Dokument der kantonalen oder Bundesbehörden, das Verurteilungen einer benannten Person auflistet. Es ist kein Bonitätsauskunft und keine Charakterbescheinigung; es ist ein juristisches Dokument, das an öffentliche Sicherheit und Datenschutz gebunden ist.
In der Schweiz ist die Anforderung eines Strafregisterauszugs zulässig, aber eng reguliert. Sie können ihn nicht einfach so verlangen. Die Anforderung muss verhältnismässig zum genuinen Risiko der Stelle sein. Der Kandidat muss immer vorab wissen, dass Sie einen solchen Auszug verlangen werden, und Ihr Grund muss dokumentierbar sein.
Wann darf ich einen Strafregisterauszug verlangen?
Sie dürfen einen Strafregisterauszug verlangen, wenn die Position direkte Verantwortung für Vermögenswerte, Kinder, ältere oder pflegebedürftige Personen oder regulierte sensible Funktionen beinhaltet. Übliche Beispiele sind: Kassierer, Kinderhortmitarbeiter, Pflegeheim-Personal, Sicherheitspersonal und Rollen im Bank- oder Versicherungswesen, wo die FINMA-Compliance relevant ist.
Der entscheidende Test ist die Notwendigkeit. Die Stelle selbst — nicht die allgemeine Unternehmensrichtlinie — muss ein echtes Risiko schaffen. Eine Rezeptionistin in einer Kanzlei braucht einen Auszug selten. Ein Hausmeister in einer Schule dagegen schon. Im Zweifelsfall sollte ein auf Arbeitsrecht spezialisierter Anwalt Ihre konkrete Stelle gegen das Arbeitsgesetz (ArG) und die revidierte Datenschutzverordnung (revDSG) prüfen.
- Bargeldumgang oder Handling von Wertgegenständen (Ladenkaffe, Lagerverwaltung, Bankrollen)
- Unbewachter direkter Zugang zu Kindern oder vulnerablen Personen
- Regulierte Finanz-, Pharma- oder Sicherheitssektoren
- Positionen, die eine Fahrerlaubnis oder gewerblichen Fahrzeugbetrieb erfordern
- Rollen mit Zugang zu vertraulichen persönlichen oder medizinischen Daten
- Positionen, bei denen eine frühere Verurteilung für ein verwandtes Verbrechen sicherheitsrelevant wäre
Ihre rechtlichen Verpflichtungen
Gemäss der revidierten Datenschutzverordnung (revDSG) müssen Sie den Kandidaten schriftlich — idealerweise in der Stellenausschreibung oder im Angebot — informieren, dass ein Strafregisterauszug verlangt wird. Sie dürfen ihn nicht überraschen. Sie müssen Ihren Geschäftsgrund auch klar und verhältnismässig dokumentieren.
Sie dürfen den Auszug nur direkt von der zuständigen kantonalen Behörde (oder Bundesstelle, falls angemessen) anfordern, nie vom Kandidaten. Der Kandidat darf den Auszug nicht legal selbst beschaffen und Ihnen kopieren. Die Aufbewahrung ist streng limitiert: Behalten Sie den Auszug nur so lange wie nötig für die Einstellungsentscheidung, dann vernichten oder archivieren Sie ihn sicher. Die Nutzung für einen anderen Zweck als die angegebene Einstellungsentscheidung verletzt die revDSG.
- Offenbaren Sie die Anforderung immer vorab, schriftlich (Stellenanzeige, Angebot oder formale Mitteilung)
- Dokumentieren Sie Ihren Geschäftsgrund in Ihrer Einstellungsakte
- Fordern Sie den Auszug nur von offiziellen kantonalen oder Bundesbehörden an
- Fordern Sie den Kandidaten nie auf, den Auszug selbst zu beschaffen oder vorzulegen
- Vernichten oder archivieren Sie ihn sicher nach der Einstellungsentscheidung; behalten Sie ihn nicht für zukünftige Bezüge
- Nutzen Sie ihn nicht, um bestehende Arbeitnehmer zu screenen, ohne ausdrückliche Zustimmung und neuen Geschäftsgrund
Der häufigste Fehler
Der häufigste Fehler ist, einen Strafregisterauszug ohne vorherige Benachrichtigung oder als Teil eines pauschalen Screening-Prozesses zu verlangen. Arbeitgeber gehen oft davon aus, dass "es einfach nur ein Hintergrundcheck ist" und verstecken ihn in einer langen Onboarding-Checkliste ohne ausdrückliche Erwähnung. Dies verstösst gegen Transparenzregeln der revDSG und kann Sie einem Datenschutzbeschwerde-Verfahren aussetzen.
Ein weiterer Fehler ist, den Auszug auf Dauer nach der Einstellung zu behalten. Viele Arbeitgeber archivieren ihn mit anderen Personaldokumenten und vergessen ihn. Dies verstösst gegen Datensparsamkeit. Sobald die Einstellungsentscheidung getroffen ist, vernichten Sie ihn. Falls Sie später die Vertrauenswürdigkeit des Kandidaten überprüfen müssen — z.B. im Kündigungsfall — können Sie sich nicht auf einen alten Auszug stützen; Sie brauchen neuen Grund und eine neue Anforderung mit Zustimmung.
- Verlangt ohne vorherige schriftliche Benachrichtigung oder als Hintergrund-Fischerei während Screening
- Behandelt ihn als Routine-Screening-Werkzeug statt als gezielte, verhältnismässige Massnahme
- Fordert den Kandidaten auf, den Auszug selbst zu beschaffen und vorzulegen
- Behält den Auszug auf Dauer in Personalakten nach der Einstellungsentscheidung
- Nutzt einen alten Auszug Jahre später ohne neuer Zustimmung und Geschäftsgrund
- Dokumentiert den Grund für die Anforderung nicht in der Einstellungsakte
Häufige Fragen
- Kann ich einen Kandidaten bitten, mir einen Strafregisterauszug zu beschaffen?
- Nein. Sie müssen ihn direkt von der zuständigen kantonalen Behörde anfordern (oder Bundesstelle). Der Kandidat kann legal keine Kopie für Sie beschaffen. Ihn darum zu bitten, ist ein häufiger Fehler und kann Datenschutzregeln verletzen. Fordern Sie den Auszug immer selbst an und informieren Sie den Kandidaten vorab, dass Sie dies tun werden.
- Was ist, wenn der Kandidat der Anforderung nicht zustimmt?
- Falls der Auszug für die Stelle wirklich notwendig ist (z.B. Kinderbetreuer, Kassierer), können Sie das Angebot unter der Bedingung der Zustimmung machen. Wenn sie ablehnen und die Stelle ist genuinely erforderlich, können Sie das Angebot zurückziehen. Sie müssen aber beweisen können, dass die Anforderung verhältnismässig und notwendig für diese spezifische Position ist, nicht für eine pauschale Richtlinie.
- Darf ich einen Strafregisterauszug nach der Einstellung in der Personalakte behalten?
- Nicht auf Dauer. Gemäss revDSG müssen Sie ihn nur so lange behalten wie nötig für die Einstellungsentscheidung. Danach vernichten oder archivieren Sie ihn sicher separat. Ihn "für den Notfall" zu behalten, verstösst gegen Datensparsamkeit. Falls Sie später Vertrauenswürdigkeit prüfen müssen, fordern Sie einen frischen Auszug mit frischer Zustimmung und dokumentiertem Grund an.
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