Extrait du Casier Judiciaire — Quand Puis-Je Le Demander?
Un extrait du casier judiciaire est un document officiel émis par les autorités cantonales ou fédérales suisses, listant les condamnations enregistrées d'une personne. Vous ne pouvez le demander que pour des postes où la sécurité publique, la confiance ou la conformité légale sont de véritables exigences — typiquement les rôles impliquant la manipulation d'espèces, le contact avec les enfants, l'aide aux adultes vulnérables ou les secteurs régulés. Toujours divulguer à l'avance votre intention, documenter votre raison professionnelle, et ne pas l'utiliser comme outil de screening de masse.
Un extrait du casier judiciaire est un document officiel des autorités cantonales ou fédérales suisses listant les condamnations pénales d'une personne nommée. Ce n'est pas un rapport de crédit ou une lettre de recommandation; c'est un document légal lié à la sécurité publique et à la protection des données.
En Suisse, demander un extrait du casier judiciaire est permis, mais strictement réglementé. Vous ne pouvez pas le demander sur un simple caprice. La demande doit être proportionnée au risque réel du poste. La candidate doit toujours savoir à l'avance que vous allez en demander un, et votre raison doit être documentable.
Quand Puis-Je Demander un Extrait du Casier Judiciaire?
Vous pouvez demander un extrait du casier judiciaire lorsque le poste implique une responsabilité directe envers les biens, les enfants, les personnes âgées ou vulnérables, ou des fonctions sensibles réglementées. Les exemples courants incluent: les caissiers, le personnel de garde d'enfants, le personnel de maisons de retraite, le personnel de sécurité, et les rôles dans le secteur bancaire ou assurantiel où la conformité FINMA s'applique.
Le test clé est la nécessité. Le poste lui-même — pas la politique générale de votre entreprise — doit créer un risque réel. Une réceptionniste dans un cabinet juridique en a rarement besoin. Un gardien dans une école en a probablement besoin. En cas de doute, un avocat spécialisé en droit du travail peut examiner votre poste spécifique par rapport à la loi sur le travail (LTr) et à la loi révisée sur la protection des données (LRPD).
- Manipulation d'espèces ou de biens précieux (caisses de magasins, stocks d'entrepôt, rôles bancaires)
- Accès direct et non supervisé aux enfants ou aux adultes vulnérables
- Secteurs financiers, pharmaceutiques ou de sécurité régulés
- Postes exigeant un permis de conduire ou l'exploitation de véhicules commerciaux
- Rôles impliquant l'accès à des données personnelles ou médicales confidentielles
- Postes où une condamnation antérieure pour un crime connexe serait pertinente pour la sécurité
Vos Obligations Légales
En vertu de la loi révisée sur la protection des données (LRPD), vous devez informer la candidate par écrit — idéalement dans l'annonce d'emploi, la lettre d'offre ou un avis formel — qu'un extrait du casier judiciaire sera demandé. Vous ne pouvez pas les surprendre. Vous devez aussi documenter clairement et proportionnément votre raison professionnelle.
Vous ne pouvez demander l'extrait que directement auprès de l'autorité cantonale compétente (ou du bureau fédéral si approprié), jamais auprès de la candidate. La candidate ne peut pas légalement obtenir et vous remettre une copie. La rétention est strictement limitée: conservez l'extrait seulement aussi longtemps que nécessaire pour votre décision d'embauche, puis détruisez-le ou archivez-le de façon sécurisée. L'utiliser à d'autres fins que la décision d'embauche déclarée viole la LRPD.
- Toujours divulguer la demande à l'avance, par écrit (annonce d'emploi, lettre d'offre, ou avis formel)
- Documenter votre raison professionnelle dans le dossier d'embauche
- Demander l'extrait uniquement auprès des autorités cantonales ou fédérales officielles
- Ne jamais demander à la candidate d'obtenir ou de vous remettre l'extrait elle-même
- Détruire ou archiver de façon sécurisée l'extrait après la décision d'embauche; ne pas le conserver pour des références futures
- Ne pas l'utiliser pour vérifier les employés existants sans consentement explicite et nouvelle justification professionnelle
L'Erreur La Plus Courante
L'erreur la plus courante est de demander un extrait du casier judiciaire sans avis préalable ou comme partie d'un processus de vérification générale. Les employeurs supposent souvent que "c'est juste une vérification d'antécédents" et la glissent dans une longue liste de contrôle d'intégration sans mention explicite. Cela viole les règles de transparence de la LRPD et peut vous exposer à une plainte en matière de protection des données.
Une erreur secondaire est de conserver l'extrait indéfiniment après l'embauche. Beaucoup d'employeurs l'archiven avec d'autres documents de personnel et l'oublient. Cela viole le principe de minimisation des données. Une fois la décision d'embauche prise, détruisez-le. Si vous devez réévaluer la fiabilité du candidat — par exemple en cas de licenciement — vous ne pouvez pas compter sur un ancien extrait; vous auriez besoin d'une nouvelle justification et d'une nouvelle demande avec consentement.
- Demander sans avis préalable ou comme partie d'une vérification générale
- Le traiter comme un outil de screening courant plutôt que comme une mesure ciblée et proportionnée
- Demander à la candidate d'obtenir et de vous remettre elle-même l'extrait
- Conserver l'extrait indéfiniment dans les dossiers de personnel après la décision d'embauche
- Utiliser un ancien extrait des années plus tard sans nouveau consentement et nouvelle justification
- Négliger de documenter votre raison de demande dans le dossier d'embauche
Questions fréquentes
- Puis-je demander à une candidate de me procurer un extrait du casier judiciaire?
- Non. Vous devez le demander directement auprès de l'autorité cantonale compétente (ou du bureau fédéral). La candidate ne peut légalement pas obtenir de copie pour vous. Lui demander de le faire est une erreur courante et peut violer les règles de protection des données. Initiez toujours la demande vous-même et informez la candidate à l'avance que vous le ferez.
- Que faire si la candidate refuse de consentir à une demande d'extrait?
- Si l'extrait est vraiment nécessaire pour le poste (ex: gardienne d'enfants, caissière), vous pouvez conditionner l'offre d'emploi au consentement. Si elle refuse et le poste l'exige vraiment, vous pouvez retirer l'offre. Cependant, vous devez justifier que la demande est proportionnée et nécessaire pour ce poste spécifique, pas une politique générale.
- Puis-je conserver un extrait du casier judiciaire dans mon dossier de personnel après l'embauche?
- Pas indéfiniment. Selon la LRPD, vous devez le conserver seulement aussi longtemps que nécessaire pour la décision d'embauche. Une fois cette décision prise, détruisez-le ou archivez-le de façon sécurisée, séparé du dossier de personnel. Le conserver "juste en cas" viole le principe de minimisation des données. Si vous devez réévaluer la fiabilité plus tard, demandez un nouvel extrait avec nouveau consentement et justification documentée.
Informations générales pour les employeurs suisses, pas un conseil juridique. Faites valider par un juriste tout ce qui a des conséquences légales.