Référence Professionnelle
Une référence professionnelle est une demande formelle adressée à un ancien employeur ou superviseur pour vérifier les dates d'emploi, le titre du poste et la performance du candidat. Elle intervient après un entretien prometteur mais avant l'offre définitive. Les employeurs suisses peuvent demander des références librement, mais doivent respecter la lRPD révisée et obtenir le consentement écrit explicite du candidat—l'erreur la plus courante est de contacter des référents sans ce consentement.
Une référence professionnelle est votre demande auprès d'un ancien employeur, superviseur ou contact professionnel pour vérifier l'historique de travail et la performance d'un candidat. Vous la menez généralement aux dernières étapes du processus d'embauche.
Les employeurs suisses demandent couramment des références—c'est une pratique standard dans tous les secteurs et cantons. Contrairement à certains pays, la Suisse ne dispose pas d'interdiction générale. Cependant, votre traitement des données personnelles du candidat est régi par la loi fédérale révisée sur la protection des données (lRPD, en vigueur depuis septembre 2023).
Quand et Comment Demander des Références
Les références professionnelles interviennent aux dernières étapes de votre processus d'embauche. Vous avez réduit le champ à un ou deux candidats prometteurs et souhaitez confirmer leur antécédents avant l'engagement final.
Obtenez toujours le consentement écrit explicite du candidat avant de contacter toute personne de référence. E-mail, formulaire signé ou consentement via plateforme de recrutement comptent tous. Demandez au candidat s'il a informé sa personne de référence de votre appel possible.
- Demandez des références seulement après un entretien prometteur ou une offre d'emploi
- Obtenez le consentement écrit nommant les personnes de référence spécifiques
- Contactez les anciens superviseurs directs ou les départements RH
- Posez des questions sur les dates d'emploi, le rôle, la raison du départ et la fiabilité
- Conservez des registres de qui vous avez contacté et ce que vous avez appris
- Ne contactez jamais l'employeur actuel sans l'approbation explicite du candidat
Vos Obligations Légales
La Suisse n'a pas de règle unique interdisant les références professionnelles. La lRPD révisée exige que vous collectiez les données des candidats de façon équitable et transparente. Le consentement doit être informé et donné librement.
Vous ne pouvez pas induire en erreur une personne de référence ou la contraindre à divulguer des informations que le candidat n'a pas autorisées. Stockez les coordonnées et notes de façon sécurisée et supprimez-les dans un délai raisonnable après l'embauche. Un avocat devrait confirmer votre processus dans votre canton.
- Informez les candidats par écrit que vous contacterez des personnes de référence
- Respectez l'exigence de la lRPD pour un traitement des données lawful et transparent
- Ne forcez pas une personne de référence à divulguer des antécédents médicaux ou disciplinaires sensibles
- Stockez les notes de référence de façon sécurisée et supprimez-les après la décision d'embauche
- Documentez que vous avez obtenu le consentement avant tout contact
- Sachez que certains cantons ou conventions collectives peuvent imposer des règles supplémentaires
L'Erreur la Plus Courante
L'erreur la plus courante est de contacter une personne de référence sans consentement documenté du candidat. Même si le candidat a mentionné une référence en conversation, vous devez une confirmation écrite autorisant ce contact spécifique.
Deuxième erreur : demander à une personne de référence de révéler des informations que le candidat n'a pas autorisées—comme le salaire, les absences médicales ou les mesures disciplinaires. Concentrez-vous sur les responsabilités, la présence et la conduite professionnelle. L'employeur de la personne de référence peut aussi restreindre ce qu'elle peut divulguer.
- Obtenez toujours le consentement écrit avant tout contact avec une référence—verbal ne suffit pas
- Ne demandez pas les détails de salaire à moins que le candidat l'ait explicitement autorisé
- Ne forcez pas les personnes de référence à discuter de sujets confidentiels ou sensibles
- Ne contactez pas l'employeur actuel si le candidat vous l'a demandé
- Gardez vos questions liées au travail et factuelles, non basées sur l'opinion
- Supposez qu'une personne de référence peut être légalement restreinte dans ce qu'elle peut confirmer
Questions fréquentes
- Puis-je contacter l'employeur actuel d'un candidat comme référence?
- Seulement avec consentement écrit explicite. Beaucoup de candidats ne veulent pas que leur employeur actuel sache qu'ils cherchent un emploi. Demandez toujours d'abord et respectez leurs souhaits. S'ils disent non, ne contactez pas l'employeur actuel.
- Que faire si une personne de référence refuse de parler ou donne des réponses vagues?
- C'est courant et légal. Beaucoup d'employeurs ont des politiques qui restreignent ce que RH ou managers peuvent divulguer. Vous ne pouvez pas forcer une personne de référence à en dire plus. Fiez-vous à d'autres références ou entretiens. Ne supposez pas que le silence signifie quelque chose de négatif.
- Combien de temps dois-je conserver les notes de référence?
- Conservez-les pendant quelques mois après l'embauche ou le refus du candidat, puis supprimez-les. Si vous embauchez la personne, vous pouvez conserver les notes comme partie de son dossier personnel selon les pratiques standard suisses de tenue de dossiers. Supprimez les coordonnées et notes de référence que vous n'utiliserez pas pour la paie ou la gestion.
Informations générales pour les employeurs suisses, pas un conseil juridique. Faites valider par un juriste tout ce qui a des conséquences légales.