Referenza Professionale
Una referenza professionale è una richiesta formale a un ex datore di lavoro o supervisore per verificare le date di impiego, la qualifica professionale e le prestazioni di un candidato. Interviene dopo un colloquio promettente ma prima dell'offerta definitiva. I datori di lavoro svizzeri possono richiedere referenze liberamente, ma devono rispettare la legge federale riveduta sulla protezione dei dati (lRPD) e ottenere il consenso scritto esplicito del candidato—l'errore più comune è contattare i referenti senza questo consenso.
Una referenza professionale è la vostra richiesta a un ex datore di lavoro, supervisore o contatto professionale per verificare la storia lavorativa e le prestazioni di un candidato. Di solito la conducete nelle fasi finali del processo di assunzione.
I datori di lavoro svizzeri richiedono regolarmente referenze—è pratica standard in tutti i settori e cantoni. A differenza di alcuni paesi, la Svizzera non ha un divieto generale. Tuttavia, il vostro trattamento dei dati personali dei candidati è disciplinato dalla legge federale riveduta sulla protezione dei dati (lRPD, in vigore da settembre 2023).
Quando e Come Richiedere Referenze
Le referenze professionali intervengono negli ultimi stadi del vostro processo di assunzione. Avete ristretto il campo a uno o due candidati promettenti e desiderate confermare i loro antecedenti prima dell'impegno definitivo.
Ottenete sempre il consenso scritto esplicito del candidato prima di contattare qualsiasi persona di riferimento. Email, modulo firmato o consenso tramite piattaforma di recruiting contano tutti. Chiedete al candidato se ha già informato il suo referente del vostro possibile contatto.
- Richiedete referenze solo dopo un colloquio promettente o un'offerta di lavoro
- Ottenete il consenso scritto indicando i referenti specifici
- Contattate i precedenti supervisori diretti o i dipartimenti HR
- Chiedete date di impiego, ruolo, motivo della cessazione e affidabilità
- Conservate i registri di chi avete contattato e cosa avete imparato
- Non contattate mai il datore di lavoro attuale senza l'approvazione esplicita del candidato
I Vostri Obblighi Legali
La Svizzera non ha una regola unica che vieti le referenze professionali. La lRPD riveduta richiede che raccogliate i dati dei candidati in modo equo e trasparente. Il consenso deve essere informato e liberamente dato.
Non potete ingannare un referente o costringe a rivelare informazioni che il candidato non ha autorizzato. Conservate i dettagli e le note di contatto in modo sicuro e cancellateli entro un tempo ragionevole dopo l'assunzione. Un avvocato dovrebbe confermare il vostro processo nel vostro cantone.
- Informate i candidati per iscritto che contatterete i referenti
- Tenete presente il requisito della lRPD per un trattamento dei dati corretto e trasparente
- Non forzate un referente a rivelare informazioni mediche o disciplinari sensibili
- Conservate le note di referenza in modo sicuro e cancellatele dopo la decisione di assunzione
- Documentate che avete ottenuto il consenso prima di qualsiasi contatto
- Considerate che alcuni cantoni o contratti collettivi possono imporre regole aggiuntive
L'Errore Più Comune
L'errore più comune è contattare un referente senza il consenso documentato del candidato. Anche se il candidato ha menzionato una referenza in una conversazione, avete bisogno di una conferma scritta che autorizza quel contatto specifico.
Secondo errore: chiedere a un referente di rivelare informazioni che il candidato non ha autorizzato—come stipendio, assenze mediche o misure disciplinari. Concentratevi sui compiti, la presenza e la condotta professionale. Il datore di lavoro del referente può anche limitare cosa può divulgare.
- Ottenete sempre il consenso scritto prima di qualsiasi contatto con un referente—verbale non basta
- Non chiedete dettagli di stipendio a meno che il candidato non l'abbia esplicitamente autorizzato
- Non forzate i referenti a discutere di questioni confidenziali o sensibili
- Non contattate il datore di lavoro attuale se il candidato ve l'ha chiesto
- Mantenete le vostre domande legate al lavoro e fattuali, non basate su opinioni
- Presunte che un referente può essere legalmente limitato in ciò che può confermare
Domande frequenti
- Posso contattare il datore di lavoro attuale di un candidato come referenza?
- Solo con consenso scritto esplicito. Molti candidati non vogliono che il loro datore di lavoro attuale sappia che stanno cercando lavoro. Chiedete sempre prima e rispettate i loro desideri. Se dicono di no, non contattate il datore di lavoro attuale.
- Cosa succede se un referente si rifiuta di parlare o dà risposte vaghe?
- Questo è comune e legale. Molti datori di lavoro hanno politiche che limitano ciò che HR o manager possono divulgare. Non potete forzare un referente a dire di più. Affidatevi ad altre referenze o colloqui. Non presumete che il silenzio significhi qualcosa di negativo.
- Per quanto tempo devo conservare le note di referenza?
- Conservatele per alcuni mesi dopo l'assunzione o il rifiuto del candidato, poi cancellatele. Se assunte la persona, potete conservare le note come parte del suo fascicolo personale secondo le pratiche standard svizzere di conservazione dei documenti. Cancellate i dettagli di contatto e le note dei referenti che non utilizzerete per la busta paga o la gestione.
Informazioni generali per i datori di lavoro svizzeri, non consulenza legale. Fai verificare da un legale tutto ciò che ha conseguenze giuridiche.