Ho bisogno di consenso scritto ogni volta che contatto un candidato?

No. Un messaggio chiaro e trasparente che spiega chi è Lei e perché contatta di solito è sufficiente secondo la nLPD. Però, se prevede di aggiungere dati a un database o contattare ripetutamente, dovrebbe ottenere consenso esplicito. Documenti il metodo di consenso (e-mail, telefono, modulo) per poterlo provare.

Qual è la differenza tra contatto diretto e chiamate fredde?

Il contatto diretto è una ricerca mirata per una posizione o azienda specifica. Le chiamate fredde sono chiamate in massa senza chiaro scopo. In Svizzera, chiamate fredde ripetute senza consenso rischiano di violare le norme sulle telecomunicazioni (SR 784.10). Si identifichi sempre, nomini la Sua azienda e spieghi il motivo. Offra subito la possibilità di opporsi.

Posso affidare il contatto diretto a una società di ricerca di talenti?

Sì, ma rimane responsabile della conformità. Deve firmare un accordo di trattamento dei dati (nLPD Art. 7) con la società, che definisca quali dati utilizza, quanto li conserva e come gestisce le opposizioni. Si assicuri che l'agenzia rispetti la lista di esclusione e elimini i dati secondo il piano.

Contatto diretto con i candidati

Il contatto diretto con i candidati (Kandidatenansprache) significa contattare una persona per reclutarla – per telefono, e-mail, LinkedIn o di persona – anziché aspettare le candidature spontanee. È disciplinato dalla Legge federale sulla protezione dei dati (nLPD) e dalle norme svizzere sulle telecomunicazioni. L'obbligo principale è la trasparenza e il diritto del candidato di rifiutare.

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Il contatto diretto è quando Lei contatta una persona identificata – per telefono, e-mail, LinkedIn o di persona – per invitarla a candidarsi o discutere una posizione. È diverso dal reclutamento passivo (pubblicare un annuncio e aspettare candidature). È standard in Svizzera, specialmente per profili specializzati.

Il contatto diretto si presenta soprattutto in caso di necessità urgente di Pensum, in mercati del lavoro tesi (IT, sanitario) o per ricerca mirata di talenti. Vale anche se contatta candidati da siti di lavoro, eventi di settore o referenze di dipendenti.

Quando il contatto diretto attiva obblighi

Ogni volta che contatta una persona identificata per reclutamento, sta trattando dati personali. Questo rientra nella nuova Legge federale sulla protezione dei dati (nLPD). Deve avere una base legale – di solito il consenso o un interesse legittimo – e essere trasparente sui motivi del contatto.

Se utilizza una società di ricerca di talenti o un'agenzia, agisce come responsabile del trattamento secondo la nLPD. Verifichi come gestisce i dati. Se contatta candidati per telefono o e-mail non richiesto in Svizzera, si applicano anche le norme sulle telecomunicazioni (SR 784.10): eviti molestie, rispetti liste Do Not Call, offra una chiara possibilità di opporsi.

Si identifichi chiaramente nel ogni messaggio: il Suo nome e la Sua azienda.
Dia al candidato un modo semplice per revocare il consenso o chiederLe di smettere.
Conservi registri di chi ha contattato e quando, nel caso vi siano controversie.
Se usa dati di terzi (LinkedIn, siti di lavoro, reti alumni), verifichi che siano attuali e accurati.
Non condivida i dati dei candidati con altri datori senza consenso esplicito.
Conservi i contatti in modo sicuro e li elimini se il candidato si oppone.

I Suoi obblighi principali

Secondo la nLPD, deve informare i candidati del motivo del contatto, cosa farà dei dati e quanto tempo li conserverà. Un messaggio semplice e onesto – 'Abbiamo visto il Suo profilo e pensiamo che sia adatto al nostro ruolo di senior developer a Zurigo' – soddisfa la trasparenza. Non ha bisogno di un modulo formale, ma deve essere chiaro.

Se un candidato rifiuta, si fermi immediatamente. Ulteriori contatti dopo un rifiuto non sono solo cattiva pratica – rischiano di violare le norme sulla protezione dei dati e sul molestamento. Alcuni cantoni (in particolare Zurigo, Ginevra, Basilea) hanno norme più rigorose; verifichi presso il regolatore locale se fa reclutamento su larga scala.

Informi i candidati del motivo (reclutamento) e del periodo di conservazione (tipicamente 6-12 mesi per candidati rifiutati).
Ottenga il consenso prima di archiviare i dati nel sistema HR – non presuma che il consenso al contatto significhi archivio permanente.
Se il candidato lavora altrove, rispetti la sua privacy; eviti di contattarlo presso il datore attuale senza validi motivi.
Faccia revisionare lo script di contatto da un avvocato se recluta su larga scala; le norme variano leggermente per cantone.
Aggiorni l'informativa sulla privacy (sul sito o nei materiali di reclutamento) per menzionare il contatto diretto, non solo le candidature.
Tenga un registro delle opposizioni e le rispetti in tutte le future campagne.

L'errore più comune

Il maggior errore è trattare i dati di contatto con leggerezza. Molte PMI raccolgono coordinate di candidati da LinkedIn, reti locali o siti di lavoro, poi conservano questi dati per mesi senza consenso esplicito o regole di conservazione. Viola la nLPD e crea responsabilità legale.

Una seconda trappola: continuare a contattare dopo il rifiuto. Anche una sola e-mail di follow-up dopo una risposta negativa può portare a un reclamo. Documenti l'opposizione del candidato e la comunichi a tutti gli interessati. Se usa un'agenzia, verifichi che rispetti la lista di esclusione.

Non presuma che trovare il profilo LinkedIn o l'e-mail di qualcuno Le autorizza a contattarlo ripetutamente.
Non conservi i dati dei candidati più a lungo del necessario – stabilisca una politica di eliminazione (es. 12 mesi dopo rifiuto) e rispettarla.
Non riutilizzi vecchie liste senza nuovo consenso, anche se contattati un anno fa.
Non contatti un candidato su più canali contemporaneamente senza chiarire il canale preferito.
Non condivida i dati con l'agenzia senza un accordo di trattamento dei dati (nLPD Art. 7).
Non ignori la richiesta di un candidato di non essere più contattato; la tratti come vincolante immediatamente.

Domande frequenti

Ho bisogno di consenso scritto ogni volta che contatto un candidato?: No. Un messaggio chiaro e trasparente che spiega chi è Lei e perché contatta di solito è sufficiente secondo la nLPD. Però, se prevede di aggiungere dati a un database o contattare ripetutamente, dovrebbe ottenere consenso esplicito. Documenti il metodo di consenso (e-mail, telefono, modulo) per poterlo provare.
Qual è la differenza tra contatto diretto e chiamate fredde?: Il contatto diretto è una ricerca mirata per una posizione o azienda specifica. Le chiamate fredde sono chiamate in massa senza chiaro scopo. In Svizzera, chiamate fredde ripetute senza consenso rischiano di violare le norme sulle telecomunicazioni (SR 784.10). Si identifichi sempre, nomini la Sua azienda e spieghi il motivo. Offra subito la possibilità di opporsi.
Posso affidare il contatto diretto a una società di ricerca di talenti?: Sì, ma rimane responsabile della conformità. Deve firmare un accordo di trattamento dei dati (nLPD Art. 7) con la società, che definisca quali dati utilizza, quanto li conserva e come gestisce le opposizioni. Si assicuri che l'agenzia rispetti la lista di esclusione e elimini i dati secondo il piano.

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