Brauche ich jedes Mal schriftliche Einwilligung, wenn ich einen Kandidaten kontaktiere?

Nein. Eine klare, transparente Nachricht, die erklärt, wer Sie sind und warum Sie kontaktieren, reicht nach revDSG aus. Wenn Sie jemanden aber einer Datenbank hinzufügen oder wiederholt kontaktieren möchten, sollten Sie explizite Einwilligung einholen. Dokumentieren Sie die Art der Einwilligung (E-Mail, Telefon, Formular), um sie nachzuweisen.

Was ist der Unterschied zwischen Kandidatenansprache und Cold-Calling?

Ansprache ist gezielte Kontaktaufnahme zu einer bestimmten Stelle oder Firma. Cold-Calling bedeutet Massen-Anrufe ohne klaren Zweck. In der Schweiz riskiert wiederholtes Cold-Calling ohne Einwilligung, gegen Telekomregeln (SR 784.10) zu verstossen. Nennen Sie immer Ihren Namen, Ihr Unternehmen und den Grund für den Anruf. Bieten Sie sofort eine Opt-out-Möglichkeit.

Darf ich eine Personalberatung mit Ansprache beauftragen?

Ja, aber Sie bleiben verantwortlich. Sie müssen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 revDSG) mit der Beratung abschliessen, der definiert, welche Daten sie nutzt, wie lange sie diese hält und wie sie Widersprüche handhabt. Stellen Sie sicher, dass die Agentur Ihre Blacklist respektiert und Daten nach Plan löscht.

Kandidatenansprache

Kandidatenansprache bedeutet, dass Sie eine Person direkt kontaktieren – per Telefon, E-Mail, LinkedIn oder persönlich –, um sie für eine Stelle zu gewinnen, anstatt auf Bewerbungen zu warten. Sie unterliegt der Datenschutzgesetzgebung (revDSG) und Schweizer Telekomvorschriften. Sie sind verpflichtet, transparent zu sein und den Kandidaten die Möglichkeit zu geben, der Kontaktierung zu widersprechen.

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Kandidatenansprache ist, wenn Sie eine namentlich bekannte Person direkt – per Telefon, E-Mail, LinkedIn oder persönlich – ansprechen, um sie für eine Stelle zu interessieren oder zu einem Gespräch einzuladen. Das ist etwas anderes als passive Rekrutierung (Inserieren und auf Bewerbungen warten). In der Schweiz ist das Standard, besonders bei Spezialisten.

Ansprache entsteht typischerweise bei dringenden Pensum-Lücken, in angespannten Arbeitsmärkten (IT, Pflege) oder bei gezieltem Headhunting. Sie fällt auch an, wenn Sie Kandidaten von Job-Portalen, Veranstaltungen oder Mitarbeiterempfehlungen kontaktieren.

Wann die Ansprache Pflichten auslöst

Sobald Sie eine namentliche Person zur Stellenbesetzung kontaktieren, verarbeiten Sie personenbezogene Daten. Das unterliegt dem revidierten Datenschutzgesetz (revDSG). Sie brauchen eine rechtliche Grundlage – meist Einwilligung oder berechtigtes Interesse – und müssen transparent sein, warum Sie die Person ansprechen.

Nutzen Sie eine Personalberatung oder Recruiter, ist diese Ihr Auftragsverarbeiter nach revDSG. Klären Sie deren Datenbehandlung. Bei unaufgeforderten Telefonanrufen oder E-Mails in der Schweiz gelten auch Telekomvorschriften (SR 784.10): Vermeiden Sie Belästigung, respektieren Sie Do-Not-Call-Listen und bieten Sie eine klare Möglichkeit, die Kontaktierung zu stoppen.

Nennen Sie sich und Ihr Unternehmen klar in jeder Nachricht.
Geben Sie dem Kandidaten eine einfache Möglichkeit, seine Einwilligung zu widerrufen oder Sie zu bitten, ihn nicht mehr zu kontaktieren.
Führen Sie Unterlagen über wen Sie wann kontaktiert haben, um Streitigkeiten nachzuweisen.
Wenn Sie Daten von Drittanbietern nutzen (LinkedIn, Job-Portale, Alumni-Netzwerke), prüfen Sie, dass sie aktuell und korrekt sind.
Teilen Sie Kandidatendaten nicht ohne ausdrückliche Zustimmung mit anderen Arbeitgebern.
Speichern Sie Kontaktdaten sicher und löschen Sie sie, wenn der Kandidat widerspricht.

Ihre wichtigsten Pflichten

Nach revDSG müssen Sie Kandidaten mitteilen, warum Sie sie ansprechen, was Sie mit den Daten machen und wie lange Sie diese speichern. Eine kurze, ehrliche Nachricht – 'Wir haben Ihr Profil gesehen und denken, Sie passen zu unserer Senior-Developer-Stelle im Züri Büro' – erfüllt die Transparenzanforderungen. Sie brauchen kein formales Formular, aber Klarheit.

Wenn ein Kandidat nein sagt, stoppen Sie sofort. Wiederholter Kontakt nach einer Absage ist nicht nur schlechte Praxis – es riskiert, gegen Datenschutz- und Belästigungsregeln zu verstossen. Manche Kantone (besonders Zürich, Genf, Basel) haben strengere Telekomregeln; prüfen Sie Ihre örtliche Behörde, wenn Sie in grösserem Stil anwerben.

Informieren Sie Kandidaten über den Zweck (Personalrekrutierung) und die Speicherdauer (typischerweise 6–12 Monate für abgelehnte Kandidaten).
Holen Sie Einwilligung ein, bevor Sie Daten im HR-System speichern – nehmen Sie nicht an, dass Kontaktzustimmung automatisch bedeutet, dass Sie Daten unbegrenzt lagern dürfen.
Wenn der Kandidat anderswo beschäftigt ist, respektieren Sie seine Privatsphäre; vermeiden Sie, ihn am aktuellen Arbeitsplatz zu kontaktieren.
Testen Sie Ihr Ansprache-Skript mit einem Anwalt, wenn Sie extern in grösserem Stil anwerben; Telecom- und Datenschutzregeln unterscheiden sich kantonal.
Aktualisieren Sie Ihre Datenschutzerklärung (auf Ihrer Website oder in Rekrutierungsmaterialien), um Ansprache zu erwähnen, nicht nur Bewerbungen.
Führen Sie ein Protokoll über Widersprüche und respektieren Sie diese bei allen zukünftigen Kampagnen.

Der häufigste Fehler

Der grösste Fehler ist, Ansprache-Daten leichtfertig zu behandeln. Viele KMU sammeln Kandidatenkontakte von LinkedIn, aus lokalen Netzwerken oder Job-Portalen und speichern diese Daten Monate lang ohne klare Einwilligung oder Aufbewahrungsregeln. Das verstösst gegen revDSG und schafft rechtliche Risiken.

Eine zweite häufige Falle: Weiterkontaktieren nach Ablehnung. Schon eine Folge-E-Mail nach Absage kann zu einer Beschwerde führen. Dokumentieren Sie den Widerspruch des Kandidaten und teilen Sie diesen mit allen anderen im Einstellungsprozess. Wenn Sie eine Agentur nutzen, stellen Sie sicher, dass diese Ihre Blacklist respektiert.

Nehmen Sie nicht an, dass ein LinkedIn-Profil oder eine E-Mail-Adresse Sie dazu berechtigt, jemanden wiederholt zu kontaktieren.
Speichern Sie Kandidatendaten nicht länger als nötig – definieren Sie eine Löschregel (z. B. 12 Monate nach Ablehnung) und halten Sie sich daran.
Nutzen Sie alte Kandidatenlisten nicht ohne neue Einwilligung wieder, auch wenn Sie sie vor einem Jahr angesprochen haben.
Kontaktieren Sie einen Kandidaten nicht über mehrere Kanäle gleichzeitig, ohne klar mitzuteilen, über welchen Kanal er lieber erreichbar sein möchte.
Teilen Sie Kandidatendaten nicht mit Ihrer Personalberatung ohne Auftragsverarbeitungsvertrag (revDSG Art. 28).
Ignorieren Sie nicht die Aufforderung eines Kandidaten, entfernt zu werden; behandeln Sie dies sofort als verbindlich.

Häufige Fragen

Brauche ich jedes Mal schriftliche Einwilligung, wenn ich einen Kandidaten kontaktiere?: Nein. Eine klare, transparente Nachricht, die erklärt, wer Sie sind und warum Sie kontaktieren, reicht nach revDSG aus. Wenn Sie jemanden aber einer Datenbank hinzufügen oder wiederholt kontaktieren möchten, sollten Sie explizite Einwilligung einholen. Dokumentieren Sie die Art der Einwilligung (E-Mail, Telefon, Formular), um sie nachzuweisen.
Was ist der Unterschied zwischen Kandidatenansprache und Cold-Calling?: Ansprache ist gezielte Kontaktaufnahme zu einer bestimmten Stelle oder Firma. Cold-Calling bedeutet Massen-Anrufe ohne klaren Zweck. In der Schweiz riskiert wiederholtes Cold-Calling ohne Einwilligung, gegen Telekomregeln (SR 784.10) zu verstossen. Nennen Sie immer Ihren Namen, Ihr Unternehmen und den Grund für den Anruf. Bieten Sie sofort eine Opt-out-Möglichkeit.
Darf ich eine Personalberatung mit Ansprache beauftragen?: Ja, aber Sie bleiben verantwortlich. Sie müssen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 revDSG) mit der Beratung abschliessen, der definiert, welche Daten sie nutzt, wie lange sie diese hält und wie sie Widersprüche handhabt. Stellen Sie sicher, dass die Agentur Ihre Blacklist respektiert und Daten nach Plan löscht.

Allgemeine Informationen für Schweizer Arbeitgeber, keine Rechtsberatung. Lassen Sie alles mit rechtlichen Folgen von einer Juristin prüfen.