Prise de contact avec les candidats
La prise de contact (Kandidatenansprache) consiste à contacter directement une personne – par téléphone, e-mail, LinkedIn ou en personne – pour la recruter. Elle est régie par la loi fédérale sur la protection des données (nLPD) et les règles télécoms suisses. Vous êtes tenu d'être transparent et d'offrir la possibilité de refuser ou de se désinscrire.
La prise de contact c'est quand vous contactez directement une personne identifiée – par téléphone, e-mail, LinkedIn ou en personne – pour l'intéresser à un poste ou l'inviter à discuter. C'est différent du recrutement passif (publier une offre et attendre des candidatures). C'est la norme en Suisse, notamment pour les profils spécialisés.
La prise de contact se présente surtout en cas de besoin urgent de Pensum, dans les marchés du travail tendus (IT, santé) ou pour le chasse de têtes ciblée. Elle s'applique aussi si vous contactez des candidats issus de sites d'emploi, d'événements sectoriels ou de recommandations d'employés.
Quand la prise de contact déclenche des obligations
Chaque fois que vous contactez une personne nommée pour un recrutement, vous traitez des données personnelles. Cela relève de la nouvelle Loi fédérale sur la protection des données (nLPD). Vous devez avoir une base légale – généralement le consentement ou un intérêt légitime – et être transparent sur votre raison d'établir le contact.
Si vous utilisez un consultant en recrutement ou une agence, il agit en tant que responsable du traitement des données au sens de la nLPD. Vérifiez son traitement des données. Si vous contactez des candidats par téléphone ou e-mail non sollicité en Suisse, les règles en matière de télécommunications (SR 784.10) s'appliquent aussi : évitez le harcèlement, respectez les listes de non-appel, et offrez une possibilité claire de refuser.
- Identifiez-vous et identifiez votre entreprise clairement dans chaque message.
- Donnez au candidat un moyen simple de retirer son consentement ou de vous demander d'arrêter.
- Conservez des registres de qui vous avez contacté et quand, au cas où il y aurait des litiges.
- Si vous utilisez des données tierces (LinkedIn, sites d'emploi, réseaux anciens élèves), vérifiez qu'elles sont actuelles et exactes.
- Ne partagez pas les données des candidats avec d'autres employeurs sans consentement explicite.
- Stockez les coordonnées de manière sécurisée et supprimez-les si le candidat refuse.
Vos principales obligations
Selon la nLPD, vous devez informer les candidats de la raison du contact, de ce que vous ferez de leurs données et de la durée de conservation. Un message simple et honnête – 'Nous avons vu votre profil et pensons que vous conviendriez à notre poste de développeur senior à Genève' – satisfait à la transparence. Vous n'avez pas besoin d'un formulaire formel, mais vous devez être clair.
Si un candidat refuse, arrêtez immédiatement. Un contact répété après un refus n'est pas seulement mauvaise pratique – cela risque de violer les règles de protection des données et de harcèlement. Certains cantons (notamment Genève, Vaud, Zurich) ont des règles télécoms plus strictes ; vérifiez auprès de votre régulateur local si vous faites du recrutement à grande échelle.
- Informez les candidats du motif (recrutement) et de la période de conservation des données (généralement 6 à 12 mois pour les candidats rejetés).
- Obtenez le consentement avant de stocker les données dans votre système RH – ne supposez pas que la permission de contacter signifie la permission de conserver indéfiniment.
- Si le candidat travaille ailleurs, respectez sa vie privée ; évitez de le contacter à son employeur actuel sans bonne raison.
- Faites réviser votre script de prise de contact par un avocat si vous recruter à grande échelle ; les règles varient légèrement selon les cantons.
- Mettez à jour votre politique de confidentialité (sur votre site ou dans les matériaux de recrutement) pour mentionner la prise de contact, pas seulement les candidatures.
- Tenez un registre des refus et respectez-les dans toutes les campagnes futures.
L'erreur la plus courante
La plus grande erreur est de traiter les données de prise de contact sans sérieux. De nombreuses PME collectent les coordonnées de candidats sur LinkedIn, dans des réseaux locaux ou des sites d'emploi, puis conservent ces données pendant des mois sans consentement explicite ni règles de rétention. Cela viole la nLPD et crée un risque juridique.
Un deuxième piège courant : continuer à contacter quelqu'un après son refus. Un seul e-mail de suivi après un refus peut mener à une plainte. Documentez le refus du candidat et assurez-vous qu'il est communiqué à tous les participants au processus. Si vous utilisez une agence, vérifiez qu'elle respecte votre liste de refus.
- Ne supposez pas que trouver le profil LinkedIn ou l'e-mail de quelqu'un vous autorise à le contacter à répétition.
- Ne conservez pas les données des candidats plus longtemps que nécessaire – établissez une politique de suppression (par ex. 12 mois après refus) et respectez-la.
- Ne réutilisez pas les anciennes listes de candidats sans nouveau consentement, même si vous les aviez contactés il y a un an.
- Ne contactez pas un candidat par plusieurs canaux simultanément sans clarifier le canal préféré.
- Ne partagez pas les données de candidats avec votre agence de recrutement sans contrat de traitement des données (nLPD Art. 7).
- N'ignorez pas la demande d'un candidat de ne plus être contacté ; traitez-la immédiatement comme contraignante.
Questions fréquentes
- Ai-je besoin d'un consentement écrit chaque fois que je contacte un candidat ?
- Non. Un message clair et transparent expliquant qui vous êtes et pourquoi vous contactez suffit généralement selon la nLPD. Cependant, si vous prévoyez d'ajouter quelqu'un à une base de données ou de le contacter à plusieurs reprises, vous devriez obtenir un consentement explicite. Documentez le mode de consentement (e-mail, téléphone, formulaire) pour pouvoir le prouver.
- Quelle est la différence entre prise de contact et appels à froid ?
- La prise de contact est un appel ciblé pour un poste ou une entreprise spécifique. Les appels à froid sont des appels en masse sans but clair. En Suisse, les appels à froid répétés sans consentement risquent de violer les règles en matière de télécommunications (SR 784.10). Identifiez-vous toujours, nommez votre entreprise et expliquez votre motif. Offrez immédiatement une possibilité de refuser.
- Puis-je confier la prise de contact à un consultant en recrutement ?
- Oui, mais vous restez responsable de la conformité. Vous devez signer un contrat de traitement des données (nLPD Art. 7) avec le consultant, définissant quelles données il utilise, combien de temps il les conserve et comment il gère les refus. Assurez-vous que le cabinet respecte votre liste de refus et supprime les données selon un calendrier.
Informations générales pour les employeurs suisses, pas un conseil juridique. Faites valider par un juriste tout ce qui a des conséquences légales.