ATS — Bewerbermanagementsystem
Ein ATS (Applicant Tracking System) ist eine Software, die Bewerbungen sammelt, speichert und organisiert. Schweizer Arbeitgeber nutzen ein ATS, um eine Bewerbungspipeline zu verwalten, Lebensläufe zu filtern, Interviews zu planen und Unterlagen zu archivieren. Sie treffen auf ein ATS sobald Sie eine Stelle ausschreiben—ob selbst gebaut oder über eine Recruiting-Plattform. Die meisten KMU nutzen cloudbasierte ATS statt Tabellenkalkulation.
Ein ATS erfasst Bewerbungsdaten in einer zentralen Datenbank. Sie können Kandidaten nach Stadium (Screening, Interview, Angebot) markieren, nach Fähigkeiten oder Standort suchen, E-Mails automatisieren und Berichte erzeugen. Wenn Sie eine Stelle auf einer Website veröffentlichen oder Bewerbungen an eine E-Mail-Adresse leiten, nutzen Sie bereits ein ATS.
In der Schweiz berührt ein ATS das Arbeitsrecht nur marginal. Hingegen gilt die revidierte Datenschutzverordnung des Bundes (revDSG) sobald Sie personenbezogene Daten speichern. Sie müssen Kandidaten mitteilen, wie ihre Daten verwendet, wie lange sie gespeichert und wer auf sie zugreift. Kandidaten haben das Recht, ihre gespeicherten Daten einzusehen.
Wann ein ATS relevant wird
Sie brauchen ein ATS, sobald Sie pro Stelle mehr als eine Handvoll Bewerbungen erhalten. Tabellen werden fehleranfällig: Versionen gehen verloren, Nachfassaktionen entfallen, und die eine CV von vor drei Wochen ist unauffindbar.
Ein ATS wird entscheidend, wenn Sie regelmässig einstellen—auch ein kleines Unternehmen mit 2–3 Einstellungen pro Jahr profitiert davon. Es zählt auch, wenn Sie einem Gesamtarbeitsvertrag (GAV) unterliegen, der einen fairen Auswahlprozess erfordert.
- Stellen Sie Vakanzen direkt auf Ihrer Website oder einem Jobportal aus; Bewerbungen landen in einem Postfach
- Durchsuchen und filtern Sie Kandidaten nach Stichwortern, Fähigkeiten, Ausbildung oder Kanton über alle bisherigen Bewerbungen
- Planen Sie Interviews, versenden automatisierte Absagen und verfolgen Sie das Angebotsstadium ohne manuelle Listen
- Speichern Sie Arbeitszeugnisse und Referenznoten neben jedem Kandidatenprofil
- Exportieren Sie Einstellungsdaten, um zu belegen, dass Sie einen fairen Auswahlprozess eingehalten haben
- Erfüllen Sie die revDSG-Anforderungen durch Dokumentation von Einwilligung, Aufbewahrungsdauer und Zugriffskontrolle
Ihre Verpflichtungen als Arbeitgeber
Sie müssen Kandidaten—zum Zeitpunkt der Bewerbung—mitteilen, dass Sie personenbezogene Daten erfassen und speichern, und wie lange. Eine Datenschutzerklärung in der Stellenausschreibung oder ein Häkchen beim Bewerbungsformular genügt. Halten Sie die Erklärung kurz und ehrlich.
Sie müssen Bewerbungsdaten innerhalb einer angemessenen Frist nach Einstellung oder Ablehnung löschen oder anonymisieren. Die meisten Schweizer Arbeitgeber bewahren abgelehnte Bewerbungen 6–12 Monate auf; es gibt kein Gesetz für längere Aufbewahrung. Dokumentieren Sie Ihre Aufbewahrungsrichtlinie schriftlich.
- Veröffentlichen Sie eine Datenschutzerklärung, bevor Kandidaten sich bewerben (auf Ihrer Karriereseite oder im Jobportal)
- Nennen Sie, wer in Ihrem Unternehmen auf das ATS zugreift (Einstellungsverantwortlicher, Büropersonal, HR)
- Beschränken Sie Zugriffe: Teilen Sie eine Bewerbungsakte nicht mit Kollegen, die sie nicht brauchen
- Erfassen Sie keine geschützten Merkmale (Rasse, Religion, Gewerkschaftszugehörigkeit) im ATS, auch wenn die Software dies erlaubt
- Nutzen Sie wenn möglich einen Schweizer oder EU-basierten ATS-Anbieter, um zusätzliche Datenschutz-Risiken zu vermeiden
- Beantworten Sie Anfragen von Kandidaten auf Datenexport innerhalb von 30 Tagen, falls nach revDSG Artikel 15 gefordert
Der häufigste Fehler
Arbeitgeber vergessen oft, alte Bewerbungen zu löschen. Ein ATS, das abgelehnte Lebensläufe Jahre über jeden Einstellungsbedarf hinaus speichert, wird zum Risiko: Es verschlingt Speicherplatz, schafft Verwirrung bei späteren Interviews und exponiert Sie gegenüber Auskunftsanfragen, die Sie nicht sauber beantworten können.
Ein häufiger weiterer Fehler ist, Gesprächsnotizen im ATS zu speichern ohne klare Aufbewahrungsregel. Notizen wie 'wirkte unmotiviert' oder Hinweise auf Alter, Aussehen oder Akzent wirken diskriminierend, falls je offengelegt. Halten Sie Notizen sachlich und stellenrelevant; löschen Sie sie nach 12 Monaten.
- Setzen Sie einen Kalendereintrag, um alte Bewerbungen jährlich zu löschen
- Schreiben Sie Ihre Aufbewahrungsrichtlinie auf (z. B. 'Absagen gelöscht nach 12 Monaten; Eingestellte archiviert 7 Jahre')
- Schulen Sie jeden, der das ATS nutzt, damit er keine Gefühle, Hörensagen oder persönlichen Eindrücke notiert
- Falls Sie über eine Personalberatung einstellen, fragen Sie, welches ATS genutzt wird und fordern Sie Löschnachweis an
- Prüfen Sie Ihren ATS-Vertrag: Wer löscht Daten und wann?
- Nutzen Sie rollenbasierte Zugriffe in Ihrem ATS: Geben Sie dem Büropersonal Lesezugriff, dem CEO Bearbeitungszugriff, und nur wenn nötig vollständig Admin
Häufige Fragen
- Brauche ich ein professionelles ATS, oder reicht Google Forms oder eine Tabelle?
- Google Forms oder Airtable genügen für 1–2 Einstellungen pro Jahr. Sobald Sie 10+ Bewerbungen pro Stelle haben, sparen Sie Zeit mit einem dedizierten ATS. Die meisten Schweizer Cloud-ATS (Personio, BambooHR, SAP SuccessFactors) bieten kostenlose Pläne für kleine Teams.
- Wie lange darf ich eine abgelehnte Bewerbung aufbewahren?
- Das Schweizer Recht setzt kein Maximum. Aber die revDSG verlangt, dass Sie Daten nur so lange speichern, wie nötig. Sechs bis zwölf Monate nach Ablehnung ist Standard; danach löschen. Ausnahme: Wenn Sie einem Kandidaten sagen 'wir können Sie später kontaktieren', darf die Akte länger bleiben—aber dokumentieren und löschen Sie sie schliesslich.
- Darf ich ein ATS nutzen, um Kandidaten nach Alter oder Muttersprache zu filtern?
- Nein. Das Arbeitsgesetz (ArG) verbietet Diskriminierung nach Alter, Rasse oder anderen geschützten Merkmalen. Ein ATS, das automatisch nach Alter oder Nationalität ablehnt, verstösst dagegen. Sie dürfen nach stellenrelevanten Fähigkeiten filtern (z. B. fliessend Deutsch für Verkauf in Zürich)—aber nicht nach Identitätsmerkmalen.
Allgemeine Informationen für Schweizer Arbeitgeber, keine Rechtsberatung. Lassen Sie alles mit rechtlichen Folgen von einer Juristin prüfen.