Bewerberdatenbank
Eine Bewerberdatenbank ist ein System, in dem Sie Bewerbungen und Kandidatenangaben während der Rekrutierung speichern. Nach dem revidierten Datenschutzgesetz (revDSG) dürfen Sie nur Daten aufbewahren, die Sie wirklich benötigen. Abgelehnte Kandidaten müssen Sie innerhalb von 30 Tagen nach Ablehnung löschen, es sei denn, sie haben einer längeren Speicherung schriftlich zugestimmt. Sie müssen Kandidaten Zugriff auf ihre Daten gewähren. Der häufigste Fehler: Dateien «zur Sicherheit» unbegrenzt aufbewahren – dies verstösst gegen das Minimierungsprinzip.
Wenn Sie CVs und Bewerbungen erhalten, brauchen Sie ein System zur Verwaltung. Eine Bewerberdatenbank speichert Namen, Kontaktdaten, Qualifikationen, Gesprächsnotizen und Testergebnisse während des Rekrutierungsprozesses.
Sie nutzen die Datenbank jedes Mal, wenn Sie eine Stelle ausschreiben – ob eine einzelne Stelle oder mehrere parallel. Sie wird besonders wichtig, wenn Sie über mehrere Positionen hinweg Kandidaten vergleichen oder fortlaufend rekrutieren.
Ihre Pflichten nach revDSG
Das revidierte Datenschutzgesetz (revDSG, seit 1. September 2023 in Kraft) behandelt Bewerberdaten als Personendaten. Sie dürfen nur Informationen speichern, die für die Rekrutierung notwendig sind, müssen diese fair verarbeiten und vor unbefugtem Zugriff schützen. Kandidaten haben das Recht, ihre gespeicherten Daten einzusehen.
Wird ein Kandidat abgelehnt, erwarten Schweizer Arbeitsrecht und Praxis, dass Sie die Datei innerhalb von 30 Tagen löschen – es sei denn, der Kandidat hat der längeren Speicherung ausdrücklich schriftlich zugestimmt. Wenn Sie länger speichern möchten, brauchen Sie dokumentierte Zustimmung und einen legitimen Geschäftsgrund. Ein Anwalt sollte Ihre Aufbewahrungsrichtlinie bestätigen.
- Speichern Sie nur Daten, die direkt für die Stelle relevant sind: CV, Anschreiben, Testergebnisse, Gesprächsnotizen
- Löschen Sie Dateien abgelehnter Kandidaten innerhalb von 30 Tagen, es sei denn, diese haben längerer Speicherung schriftlich zugestimmt
- Stellen Sie Kandidaten Ihre gespeicherten Daten auf Anfrage zur Verfügung (innerhalb von 30 Tagen)
- Sichern Sie Ihre Datenbank mit Passwortschutz und beschränken Sie den Zugriff auf Rekrutierungspersonal
- Dokumentieren Sie Ihre Aufbewahrungsrichtlinie und führen Sie Protokoll, wer auf Kandidatendateien zugegriffen hat
- Wenn Kandidaten zurücktreten oder ein Angebot ablehnen, markieren Sie die Datei als abgeschlossen und beachten Sie Löschfristen
Wann und wie Sie diese nutzen
Sie benötigen eine Bewerberdatenbank, sobald Sie eine Stelle ausschreiben und Bewerbungen einzutreffen beginnen. Sie funktioniert für kleinere KMU mit gelegentlichen Einstellungen auch als einfaches Spreadsheet – für regelmässigere Rekrutierung ist eine spezialisierte Software besser.
Nutzen Sie die Datenbank zum fairen Vergleich von Kandidaten, zur konsistenten Speicherung von Gesprächsfeedback und zur Verfolgung des Angebotsstatus. Wenn Sie regelmässig einstellen – beispielsweise Saisonnals oder mehrere Stellen pro Jahr – erspart Ihnen spezialisierte Software wie zenRecruiting.ai Zeit und reduziert das Risiko, Daten zu lange zu behalten.
- Zentralisieren Sie alle Bewerbungen in einem System, um konsistente und faire Bewertung zu gewährleisten
- Dokumentieren Sie Gesprächsdatum, Feedback und Entscheidungsgründe für jeden Kandidaten
- Nutzen Sie die Datenbank zur Analyse von Rekrutierungsmustern (Time-to-Hire, Quellenqualität), ohne unnötige Details zu speichern
- Ermöglichen Sie schnelle Referenz, wenn sich ein Kandidat Monate später erneut bewirbt
- Automatisieren Sie Löscherinnerungen für abgelehnte Kandidaten nach 30 Tagen
- Verwenden Sie Filter zur Verwaltung von Kandidaten nach Stelle, Status (vorausgewählt, abgelehnt, Angebot) und Bewerbungsdatum
Der häufigste Fehler
Arbeitgeber behalten Kandidatendateien oft unbegrenzt «zur Sicherheit für ähnliche Stellen später». Das verstösst gegen das Minimierungsprinzip im revDSG. Ohne explizite schriftliche Zustimmung des Kandidaten müssen Sie die Datei innerhalb von 30 Tagen nach Ablehnung löschen.
Ein sekundärer Fehler: das Speichern sensibler Daten, die Sie nicht benötigen – etwa Nationalität, Gesundheitsinformationen oder Familienstand. Sammeln Sie nur, was nötig ist, um die Eignung für die Rolle zu beurteilen. Im Zweifelsfall: Wenn Sie nicht sicher sind, ob etwas in die Datenbank gehört, brauchen Sie es wahrscheinlich nicht.
- Gehen Sie nicht davon aus, dass alle Kandidaten der Langzeitspeicherung zustimmen – dies muss explizit und dokumentiert sein
- Bewahren Sie Kopien von Lohnabrechnungen, Referenzen oder Hintergrundüberprüfungen nicht länger auf als für die Bestätigung der Einstellung nötig
- Speichern Sie keine Notizen über Äusseres, Alter oder Familienplanung in der Datenbank
- Lassen Sie Datenbanken nicht auf gemeinsamen Computern oder ungesperrten Geräten unbeaufsichtigt
- Vermischen Sie keine Kandidatendaten mit Mitarbeiterdaten (unterschiedliche Aufbewahrungsregeln)
- Setzen Sie sich eine Erinnerung, um Dateien 30 Tage nach Ablehnung zu überprüfen und zu löschen
Häufige Fragen
- Darf ich den CV eines abgelehnten Kandidaten ohne Erlaubnis für zukünftige Stellen behalten?
- Nein. Das Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG) verlangt Löschung innerhalb von 30 Tagen nach Ablehnung, es sei denn, der Kandidat hat ausdrücklich und schriftlich der längeren Speicherung zugestimmt. «Wir könnten ihn später einstellen» ist keine rechtliche Grundlage. Wenn Sie Dateien behalten möchten, fügen Sie ein Kontrollkästchen in Ihr Bewerbungsformular ein, das um Erlaubnis fragt.
- Was ist der Unterschied zwischen einer Tabellenkalkulation und spezialisierter Software für Bewerberdaten?
- Ein Spreadsheet funktioniert für gelegentliche Einstellungen, bietet aber keine Audit-Protokolle, automatisierten Löscherinnerungen oder Zugriffskontrolle. Spezialisierte Software wie zenRecruiting.ai protokolliert, wer welchen Kandidaten angesehen hat, automatisiert Compliance-Erinnerungen und sichert Daten mit Verschlüsselung. Für KMU, die öfter als zweimal pro Jahr einstellen, reduziert Software rechtliche und administrative Risiken.
- Darf ich in meinem Bewerbungsformular nach Nationalität, Alter oder Familienstand fragen?
- Nein. Das Schweizer Arbeitsgesetz (ArG) und revDSG verbieten Diskriminierung basierend auf diesen Faktoren. Sammeln Sie nur Informationen, die für die Beurteilung der Jobeignung notwendig sind. Fragen nach Familienplanung, Alter oder Nationalität öffnen Sie Diskriminierungsansprüchen und verstossen gegen Datenschutzminimierung. Bleiben Sie bei Qualifikationen, Erfahrung und rollenbezogenen Anforderungen.
Allgemeine Informationen für Schweizer Arbeitgeber, keine Rechtsberatung. Lassen Sie alles mit rechtlichen Folgen von einer Juristin prüfen.