Base de données de candidats (Bewerberdatenbank)
Une base de données de candidats (Bewerberdatenbank) est un système de stockage des candidatures et informations de candidats pendant votre processus de recrutement. Selon la loi fédérale révisée sur la protection des données (revLPD), vous ne pouvez conserver que les données strictement nécessaires. Les candidats refusés doivent être supprimés dans les 30 jours suivant le rejet, sauf consentement écrit préalable à une conservation plus longue. Les candidats ont le droit d'accéder à leurs données. L'erreur la plus courante : garder des dossiers « pour la sécurité » indéfiniment, ce qui viole le principe de minimisation.
Lorsque vous recevez des CV et des candidatures, vous avez besoin d'un système de gestion. Une Bewerberdatenbank stocke les noms, coordonnées, qualifications, notes d'entretien et résultats de tests pendant votre processus de recrutement.
Vous utiliserez cette base de données à chaque ouverture de poste – qu'il s'agisse d'un seul ou de plusieurs postes en parallèle. Elle devient particulièrement importante si vous comparez des candidats pour plusieurs positions ou si vous recruitez de manière continue.
Vos obligations en vertu de la revLPD
La loi fédérale révisée sur la protection des données (revLPD, en vigueur depuis le 1er septembre 2023) traite les données de candidats comme des données personnelles. Vous ne pouvez stocker que les informations strictement nécessaires au recrutement, vous devez les traiter de manière équitable et les protéger contre l'accès non autorisé. Les candidats ont le droit de consulter leurs données stockées.
Si un candidat est refusé, le droit du travail suisse et la pratique courante exigent que vous supprimiez son dossier dans les 30 jours, sauf s'il a explicitement consenti par écrit à une conservation plus longue. Pour conserver les données plus longtemps, vous avez besoin d'un consentement documenté et d'une justification commerciale légitime. Un avocat doit confirmer que votre politique de rétention est conforme à la revLPD.
- Ne conservez que les données directement pertinentes pour le poste : CV, lettre de motivation, résultats de tests, notes d'entretien
- Supprimez les dossiers des candidats refusés dans les 30 jours, sauf s'ils ont consenti par écrit à une conservation plus longue
- Mettez à disposition du candidat ses données stockées sur demande (dans un délai de 30 jours)
- Sécurisez votre base de données avec un mot de passe et limitez l'accès au personnel de recrutement uniquement
- Documentez votre politique de rétention et consignez qui a accédé aux dossiers de candidats
- Si un candidat se retire ou refuse une offre, marquez son dossier comme clos et respectez les délais de suppression
Quand et comment l'utiliser
Vous avez besoin d'une Bewerberdatenbank dès que vous publiez un poste et commencez à recevoir des candidatures. Pour les petites PME avec des embauches occasionnelles, un simple tableau fonctionne, mais pour un recrutement régulier, un logiciel spécialisé est préférable.
Utilisez cette base pour comparer équitablement les candidats raccourcis, stocker les commentaires d'entretien de manière cohérente et suivre le statut de l'offre. Si vous embauchez régulièrement – par exemple, du personnel saisonnier ou plusieurs postes par an – un logiciel spécialisé comme zenRecruiting.ai vous fait gagner du temps et réduit le risque de conserver indûment les données.
- Centralisez toutes les candidatures dans un système pour assurer une évaluation équitable et cohérente
- Enregistrez la date d'entretien, les commentaires et les raisons de la décision pour chaque candidat
- Utilisez la base de données pour analyser les tendances de recrutement (délai de recrutement, qualité des sources) sans stocker de détails inutiles
- Permettez une consultation rapide si un candidat se réapplique plusieurs mois plus tard
- Automatisez les rappels de suppression pour les candidats refusés après 30 jours
- Utilisez des filtres pour gérer les candidats par poste, statut (pré-sélectionné, refusé, offre) et date de candidature
L'erreur la plus courante
Les employeurs conservent souvent indéfiniment les dossiers de candidats « au cas où nous embauchions pour un poste similaire plus tard ». Cela viole le principe de minimisation de la revLPD. Sans consentement explicite et écrit du candidat, vous devez supprimer son dossier dans les 30 jours suivant le rejet.
Une erreur secondaire : stocker des données sensibles inutiles, comme la nationalité, les informations de santé ou la situation familiale. Collectez uniquement ce qui est nécessaire pour évaluer l'adéquation au poste. En cas de doute : si vous ne êtes pas sûr que quelque chose appartient à la base de données, vous en avez probablement besoin.
- N'supposez pas que tous les candidats consentent à la conservation à long terme – cela doit être explicite et documenté
- Ne conservez pas les copies de bulletins de paie, références ou antécédents plus longtemps que nécessaire pour confirmer l'embauche
- Ne stockez pas dans la base de données de notes sur l'apparence, l'âge ou les plans familiaux du candidat
- Ne laissez pas les bases de données sans surveillance sur des ordinateurs partagés ou appareils déverrouillés
- Ne mélangez pas les données des candidats et des salariés (des règles de rétention différentes s'appliquent)
- Fixez-vous un rappel pour examiner et supprimer les dossiers 30 jours après le rejet
Questions fréquentes
- Puis-je conserver le CV d'un candidat refusé pour des postes futurs sans sa permission ?
- Non. La loi fédérale suisse sur la protection des données (revLPD) exige la suppression dans les 30 jours suivant le rejet, sauf si le candidat a donné son consentement explicite et écrit à une conservation plus longue. « Nous pourrions l'embaucher plus tard » n'est pas une base légale. Si vous souhaitez conserver les dossiers, ajoutez une case à cocher à votre formulaire de candidature pour demander la permission.
- Quelle est la différence entre un tableur et un logiciel de recrutement spécialisé ?
- Un tableur convient aux embauches occasionnelles, mais n'offre pas de journaux d'audit, de rappels de suppression automatisés ni de contrôle d'accès. Un logiciel spécialisé comme zenRecruiting.ai enregistre qui a consulté quel candidat, automatise les rappels de conformité et sécurise les données avec chiffrement. Pour les PME qui embauchent plus de deux fois par an, le logiciel réduit les risques juridiques et administratifs.
- Puis-je demander la nationalité, l'âge ou la situation familiale dans mon formulaire de candidature ?
- Non. Le droit du travail suisse (LST) et la revLPD interdisent la discrimination basée sur ces facteurs. Ne collectez que les informations nécessaires pour évaluer l'adéquation au poste. Poser des questions sur la planification familiale, l'âge ou la nationalité vous expose à des réclamations en discrimination et viole les règles de minimisation des données. Limitez-vous aux qualifications, à l'expérience et aux exigences spécifiques au poste.
Informations générales pour les employeurs suisses, pas un conseil juridique. Faites valider par un juriste tout ce qui a des conséquences légales.