Database candidati (Bewerberdatenbank)
Un database di candidati (Bewerberdatenbank) è un sistema in cui archiviate le candidature e le informazioni dei candidati durante il vostro processo di reclutamento. Secondo la legge federale svizzera sulla protezione dei dati rivista (nLPD), potete conservare solo i dati strettamente necessari. I candidati respinti devono essere eliminati entro 30 giorni dal rifiuto, a meno che non abbiano dato il loro consenso scritto esplicito per una conservazione più lunga. I candidati hanno il diritto di accedere ai loro dati. L'errore più comune: conservare i fascicoli «per sicurezza» indefinitamente, il che viola il principio di minimizzazione.
Quando ricevete curriculum e candidature, avete bisogno di un sistema di gestione. Un Bewerberdatenbank archivia nomi, dati di contatto, qualifiche, note di colloquio e risultati dei test durante il vostro processo di reclutamento.
Utilizzerete questo database ogni volta che aprite una posizione – che sia una singola o più posizioni contemporaneamente. Diventa particolarmente importante se confrontate candidati per più posizioni o se reclutate continuamente.
I vostri obblighi secondo la nLPD
La legge federale svizzera sulla protezione dei dati rivista (nLPD, in vigore dal 1º settembre 2023) tratta i dati dei candidati come dati personali. Potete archiviare solo le informazioni strettamente necessarie per il reclutamento, dovete trattarle in modo equo e proteggerle da accessi non autorizzati. I candidati hanno il diritto di accedere ai loro dati archiviati.
Se un candidato viene respinto, il diritto del lavoro svizzero e la pratica corrente richiedono di eliminare il suo fascicolo entro 30 giorni, a meno che non abbia esplicitamente acconsentito per iscritto a una conservazione più lunga. Per conservare i dati più a lungo, avete bisogno del consenso documentato e di una giustificazione commerciale legittima. Un avvocato dovrebbe confermare che la vostra politica di conservazione sia conforme alla nLPD.
- Conservate solo i dati direttamente pertinenti alla posizione: curriculum, lettera di presentazione, risultati dei test, note del colloquio
- Eliminate i fascicoli dei candidati respinti entro 30 giorni, a meno che non abbiano acconsentito per iscritto a una conservazione più lunga
- Mettete i dati archiviati a disposizione del candidato su richiesta (entro 30 giorni)
- Proteggete il vostro database con una password e limitate l'accesso solo al personale di reclutamento
- Documentate la vostra politica di conservazione e registrate chi ha accesso ai fascicoli dei candidati
- Se un candidato si ritira o rifiuta un'offerta, contrassegnate il suo fascicolo come chiuso e rispettate le scadenze di eliminazione
Quando e come utilizzarlo
Avete bisogno di un Bewerberdatenbank non appena pubblicate un'offerta di lavoro e cominciate a ricevere candidature. Per le piccole PMI con assunzioni occasionali, un semplice foglio di calcolo funziona, ma per il reclutamento regolare, un software specializzato è preferibile.
Utilizzate il database per confrontare equamente i candidati preselezionati, archiviare i commenti dei colloqui in modo coerente e monitorare lo stato dell'offerta. Se assumete regolarmente – ad esempio personale stagionale o più posizioni all'anno – un software specializzato come zenRecruiting.ai vi fa risparmiare tempo e riduce il rischio di conservare impropriamente i dati.
- Centralizzate tutte le candidature in un sistema per garantire una valutazione equa e coerente
- Registrate la data del colloquio, i commenti e i motivi della decisione per ogni candidato
- Utilizzate il database per analizzare le tendenze di reclutamento (tempo di assunzione, qualità delle fonti) senza archiviare dettagli inutili
- Consentite un rapido riferimento se un candidato si ricandida mesi dopo
- Automatizzate i promemoria di eliminazione per i candidati respinti dopo 30 giorni
- Utilizzate i filtri per gestire i candidati per posizione, stato (preselezionato, respinto, offerto) e data di candidatura
L'errore più comune
I datori di lavoro spesso conservano indefinitamente i fascicoli dei candidati «nel caso in cui assumessimo per una posizione simile in seguito». Questo viola il principio di minimizzazione della nLPD. Senza il consenso esplicito e scritto del candidato, dovete eliminare il suo fascicolo entro 30 giorni dal rifiuto.
Un errore secondario: archiviare dati sensibili non necessari, come nazionalità, informazioni sulla salute o situazione familiare. Raccogliete solo ciò che è necessario per valutare l'idoneità alla posizione. In caso di dubbio: se non siete sicuri che qualcosa appartenga al database, probabilmente non ne avete bisogno.
- Non presumete che tutti i candidati acconsentano alla conservazione a lungo termine – questo deve essere esplicito e documentato
- Non conservate copie di buste paga, referenze o controlli dei precedenti più a lungo del necessario per confermare l'assunzione
- Non archiviate nel database note sull'aspetto, l'età o i piani familiari del candidato
- Non lasciate i database incustoditi su computer condivisi o dispositivi sbloccati
- Non mescolate dati dei candidati con dati dei dipendenti (si applicano regole di conservazione diverse)
- Impostate un promemoria per esaminare ed eliminare i fascicoli 30 giorni dopo il rifiuto
Domande frequenti
- Posso conservare il curriculum di un candidato respinto per posizioni future senza il suo permesso?
- No. La legge federale svizzera sulla protezione dei dati (nLPD) richiede l'eliminazione entro 30 giorni dal rifiuto, a meno che il candidato non abbia dato il suo consenso esplicito e scritto a una conservazione più lunga. «Potremmo assumerlo in seguito» non è una base legale. Se desiderate conservare i fascicoli, aggiungete una casella di controllo al vostro modulo di candidatura per richiedere il permesso.
- Qual è la differenza tra un foglio di calcolo e un software di reclutamento specializzato?
- Un foglio di calcolo è adatto per assunzioni occasionali, ma non offre registri di controllo, promemoria di eliminazione automatizzati o controllo dell'accesso. Un software specializzato come zenRecruiting.ai registra chi ha visualizzato quale candidato, automatizza i promemoria di conformità e protegge i dati con crittografia. Per le PMI che assumono più di due volte all'anno, il software riduce i rischi legali e amministrativi.
- Posso chiedere nazionalità, età o situazione familiare nel mio modulo di candidatura?
- No. Il diritto del lavoro svizzero (LLT) e la nLPD proibiscono la discriminazione basata su questi fattori. Raccogliete solo le informazioni necessarie per valutare l'idoneità alla posizione. Fare domande su piani familiari, età o nazionalità vi espone a reclami di discriminazione e viola le regole di minimizzazione dei dati. Rimanete su qualifiche, esperienza e requisiti specifici della posizione.
Informazioni generali per i datori di lavoro svizzeri, non consulenza legale. Fai verificare da un legale tutto ciò che ha conseguenze giuridiche.