Arbeitszeiterfassung
Arbeitszeiterfassung ist die gesetzlich vorgeschriebene Dokumentation der täglichen Arbeitszeiten—Anfangszeit, Endszeit und Pausen. Schweizer Arbeitgeber sind verpflichtet, diese Zeiten für Lohnberechnung, Ferien und Überstundenmanagement zu erfassen. Die Methode (digital, Papier oder hybrid) ist flexibel, aber die Daten müssen präzise und fünf Jahre lang aufbewahrt werden.
Nach Schweizer Arbeitsgesetz (ArG) müssen die meisten Arbeitgeber die Arbeitszeiten ihrer Angestellten erfassen. Das ist keine Wahlmöglichkeit, sondern eine in den meisten Kantonen geltende Rechtspflicht mit wenigen Ausnahmen für Kader und bestimmte Berufe.
Die Arbeitszeiterfassung erfüllt drei wichtige Funktionen: faire Lohnberechnung und Überstundenabrechnung, Einhaltung der gesetzlichen Höchstarbeitszeiten und Dokumentation für Streitigkeiten. Das Staatssekretariat für Wirtschaft (SECO) und die kantonalen Arbeitsämter kontrollieren diese Pflicht bei Inspektionen.
Wann die Pflicht gilt
Jede unter einem Arbeitsvertrag beschäftigte Person muss ihre Zeiten erfassen, es sei denn, ein GAV oder Gesetz sieht Ausnahmen vor. Solche Ausnahmen sind selten und betreffen typischerweise nur Kader mit autonomer Zeiteinteilung.
Die Erfassung wird besonders wichtig bei variablem Pensum, Schichtarbeit oder Überstunden. Sie ist auch zwingend für Lernende und junge Arbeitnehmer—die kantonalen Regeln sind oft strenger für Personen unter 18 Jahren.
- Gilt für alle Angestellten, sofern nicht per GAV oder Gesetz ausgenommen
- Erforderlich bei Teilzeit- und Vollzeitpensum gleichermaßen
- Zwingend für Überstunden und Schichtarbeit
- Strengere Regeln in Kantonen wie Zürich, Basel-Stadt und Genf
- Lernende und Praktikanten müssen immer erfasst werden
- Homeoffice befreit nicht von der Erfassungspflicht
Ihre Pflichten als Arbeitgeber
Sie müssen für jeden Arbeitstag Anfangszeit, Endszeit und Pausen dokumentieren. Die Erfassung muss so präzise sein, dass Sie die Löhne richtig berechnen und die Einhaltung der Maximalarbeitszeit (45 Stunden pro Woche in den meisten Kantonen) nachweisen können. Die Aufzeichnungen müssen mindestens fünf Jahre aufbewahrt und Angestellten auf Anfrage zur Verfügung gestellt werden.
Sie müssen keine teure Software nutzen—eine Stechuhr, ein Spreadsheet oder ein Papierregister sind gesetzlich zulässig. Entscheidend sind Genauigkeit und Vollständigkeit. Bei einer Forderung nach Überstundenentschädigung werden Ihre Aufzeichnungen von Gerichten und Inspektoren zuerst überprüft.
- Tägliche Erfassung von Anfang, Ende und Pausen
- Aufbewahrung für mindestens fünf Jahre
- Kopien innerhalb von 30 Tagen auf Anfrage bereitstellen
- Genaue Dokumentation—Schätzungen sind riskant
- Alle Überstunden mit Grund dokumentieren
- Aufzeichnungen auch nach Beendigung des Arbeitsvertrags archivieren
Der häufigste Fehler
Viele Arbeitgeber verlassen sich auf die Aussagen von Angestellten oder bloße Erinnerung statt auf systematische Erfassung. Bei Lohnstreitigkeiten oder Inspektionen hilft das nicht: Eine Kontrollperson wird Ihre Aussage 'die Angestellte hat mir das erzählt' als unzureichend einstufen.
Ein zweiter häufiger Fehler ist mangelhafte Aufbewahrung. Das Löschen digitaler Daten nach ein bis zwei Jahren oder das fehlende Archivieren von Papierdaten verstößt gegen die fünfjährige Pflicht. Können Sie Aufzeichnungen nicht vorweisen, haften Sie für unbezahlte Löhne oder Bußgelder. Das ArG (Artikel 46) legt die Beweislast bei Ihnen.
- Nicht auf Aussagen von Angestellten statt auf Daten verlassen
- Aufzeichnungen nicht vor Ablauf von fünf Jahren löschen
- Zeiten nicht runden oder schätzen—exakt erfassen
- Nicht annehmen, dass Homeoffice-Mitarbeiter keine Erfassung brauchen
- Erfassung nicht als optional für 'vertraute' Angestellte behandeln
- Bei speziellen GAV-Regeln das kantonale Arbeitsamt befragen
Häufige Fragen
- Kann ich ein einfaches Spreadsheet nutzen oder brauche ich Software?
- Ein Spreadsheet ist gesetzlich zulässig. Sie brauchen keine spezialisierte Software. Wichtig sind Genauigkeit, Vollständigkeit, tägliche Erfassung und Aufbewahrung für fünf Jahre. Viele KMU nutzen einen gemeinsamen Kalender oder eine Zeiterfassungs-App—die Methode ist frei wählbar, wenn sie diese Kriterien erfüllt.
- Muss ich auch Pausen erfassen?
- Ja. Pausen müssen dokumentiert werden, weil sie die bezahlte Arbeitszeit verringern. Eine Angestellte, die 8:00–12:00 Uhr mit 15 Minuten unbezahlter Pause arbeitet, hat 3,75 Stunden gearbeitet, nicht 4. Das wirkt sich auf Lohnberechnung und monatliche Überstundenbilanz aus.
- Was passiert, wenn ich keine Aufzeichnungen führe?
- Arbeitsämter können Bußgelder und Nachzahlungen anordnen. Bei Lohnstreitigkeiten gehen Schweizer Gerichte davon aus, dass die Angestelltenaussagen stimmen, wenn Sie keine Belege vorlegen. Sie riskieren Zahlungen für umstrittene Stunden plus Zinsen. Die Beweislast liegt bei Ihnen.
Allgemeine Informationen für Schweizer Arbeitgeber, keine Rechtsberatung. Lassen Sie alles mit rechtlichen Folgen von einer Juristin prüfen.