ATS — Logiciel de gestion des candidatures
Un ATS (Applicant Tracking System) est un logiciel qui reçoit, stocke et organise les candidatures. Les employeurs suisses utilisent un ATS pour gérer un pipeline de recrutement, filtrer les CV, planifier les entretiens et archiver les dossiers. Vous le rencontrez dès que vous publiez une offre—qu'il soit développé en interne ou via une plateforme de recrutement. La plupart des PME préfèrent un ATS cloud plutôt qu'un tableur.
Un ATS collecte les données de candidature dans une base de données centralisée. Il vous permet de marquer les candidats par étape (tri, entretien, offre), de chercher par compétence ou lieu, d'automatiser les e-mails et de générer des rapports de recrutement. Si vous publiez une offre sur un site ou routez les candidatures vers une adresse e-mail, vous utilisez déjà un ATS.
En Suisse, un ATS ne touche guère au droit du travail. En revanche, la Loi fédérale révisée sur la protection des données (revLPD) s'applique dès que vous stockez des données personnelles. Vous devez informer les candidats comment leurs données seront utilisées, pendant combien de temps elles seront conservées et qui y aura accès. Les candidats ont le droit de consulter les données vous concernant.
Quand un ATS devient pertinent
Vous avez besoin d'un ATS dès que vous recevez plus qu'une poignée de candidatures pour une même poste. Les tableurs deviennent rapidement difficiles à gérer : les versions se perdent, les relances oubliées, et ce CV d'il y a trois semaines devient introuvable.
Un ATS devient indispensable si vous recrutez régulièrement—même une petite entreprise qui embauche 2–3 personnes par an en bénéficie. Il compte aussi si vous êtes soumis à une convention collective (CCT) qui exige un processus de sélection équitable.
- Publiez les offres directement sur votre site ou un portail emploi ; les candidatures arrivent dans une boîte unique
- Cherchez et filtrez les candidats par mots-clés, compétences, formation ou canton sur toutes les candidatures antérieures
- Planifiez les entretiens, envoyez des refus automatisés et suivez l'étape d'offre sans listes manuelles
- Stockez les projets de certificat de travail et notes de référence aux côtés du dossier de chaque candidat
- Exportez les données de recrutement pour prouver que vous avez suivi un processus de sélection équitable
- Respectez la revLPD en documentant le consentement, les durées de conservation et les contrôles d'accès
Vos obligations d'employeur
Vous devez informer les candidats—au moment de la candidature—que vous collectez et stockez leurs données personnelles, et pour combien de temps. Une déclaration de confidentialité dans l'offre d'emploi, ou une case à cocher lors de la candidature, suffit. Restez bref et honnête.
Vous devez supprimer ou anonymiser les données des candidats dans un délai raisonnable après l'embauche ou le refus. La plupart des employeurs suisses conservent les candidatures refusées pendant 6–12 mois ; aucune loi n'impose une durée plus longue. Documentez par écrit votre politique de conservation.
- Publiez une déclaration de confidentialité avant que les candidats posent leur candidature (sur votre page carrière ou formulaire de portail emploi)
- Indiquez qui a accès à l'ATS dans votre entreprise (responsable recrutement, personnel administratif, RH)
- Limitez l'accès : ne partagez pas le dossier complet d'un candidat avec des collègues qui n'en ont pas besoin
- N'enregistrez jamais de caractéristiques protégées (race, religion, affiliation syndicale) dans l'ATS, même si le logiciel le permet
- Privilégiez un fournisseur ATS suisse ou basé en UE pour réduire les risques de conformité transfrontalière
- Répondez aux demandes d'export de données des candidats dans les 30 jours, si demandé selon la revLPD Article 15
L'erreur la plus fréquente
Les employeurs oublient souvent de supprimer les anciennes candidatures. Un ATS qui conserve des CV refusés pendant des années au-delà de tout besoin de recrutement devient un risque : perte d'espace, confusion lors des futurs entretiens, et exposition à des demandes d'accès que vous ne pouvez pas répondre clairement.
Une autre erreur courante est de stocker les notes d'entretien dans l'ATS sans règle de conservation claire. Des notes du type 'semblait démotivé' ou mentionnant l'âge, l'apparence ou l'accent d'un candidat paraîtront discriminatoires si jamais divulguées. Gardez vos notes factuelles et pertinentes au poste ; supprimez-les après 12 mois.
- Fixez un rappel pour purger les anciennes candidatures une fois par an
- Couchez par écrit votre politique de conservation (p. ex. 'refus supprimés après 12 mois ; dossiers embauchés archivés 7 ans')
- Formez quiconque utilise l'ATS à ne pas noter intuitions, rumeurs ou impressions personnelles
- Si vous recrutez via un cabinet, demandez quel ATS ils utilisent et exigez la preuve de suppression des données
- Vérifiez votre contrat ATS : qui supprime les données, et quand ?
- Utilisez des accès basés sur les rôles dans votre ATS : accès en lecture pour l'admin, modification pour le PDG, et admin complet seulement si nécessaire
Questions fréquentes
- Ai-je besoin d'un ATS sophistiqué, ou Google Forms et une feuille de calcul suffisent-ils ?
- Google Forms ou Airtable conviennent pour 1–2 embauches par an. Une fois que vous avez 10+ candidatures par poste, un ATS dédié vous fera gagner du temps. La plupart des ATS suisses cloud (Personio, BambooHR, SAP SuccessFactors) offrent un plan gratuit pour les petites équipes.
- Combien de temps puis-je conserver légalement une candidature refusée ?
- La loi suisse n'impose pas de maximum. Cependant, la revLPD dit que vous devez conserver les données seulement aussi longtemps que nécessaire. Six à douze mois après refus est standard ; après cela, supprimez. Exception : si vous dites à un candidat 'nous pourrions vous recontacter', vous pouvez conserver son dossier plus longtemps—mais documentez-le et supprimez-le finalement.
- Puis-je utiliser un ATS pour éliminer des candidats par âge ou langue maternelle ?
- Non. Le Code du travail suisse (LTr) interdit la discrimination fondée sur l'âge, la race ou d'autres motifs protégés. Un ATS qui élimine automatiquement selon l'âge ou la nationalité viole cette règle. Vous pouvez filtrer par compétences pertinentes pour le poste (p. ex. français courant pour un rôle de vente à Genève)—mais pas par traits d'identité.
Informations générales pour les employeurs suisses, pas un conseil juridique. Faites valider par un juriste tout ce qui a des conséquences légales.