Aufbewahrungsfrist für Bewerbungsdaten
Sie müssen Bewerberdaten (Lebenslauf, Anschreiben, Testergebnisse, Notizen) mindestens fünf Jahre nach dem Bewerbungsdatum aufbewahren, gemäss Schweizerischem Obligationenrecht (OR Artikel 756). Nach Ablauf dieser Frist sollten Sie die Unterlagen löschen oder anonymisieren. Wenn Sie die Person angestellt haben, bewahren Sie die Akte länger auf—mindestens zehn Jahre für Lohn- und Steuerunterlagen. Einige Kantone haben abweichende Regeln für bestimmte Dokumente.
Bei jeder Bewerbung sammeln Sie persönliche Daten: Name, Kontaktangaben, Berufserfahrung, manchmal Testergebnisse oder medizinische Informationen. Das Schweizer Recht setzt klare Grenzen, wie lange Sie diese Daten speichern dürfen.
Die Fünfjahresregel gilt für alle Bewerber, die Sie nicht eingestellt haben. Für Angestellte sind Ihre Aufbewahrungspflichten deutlich länger—wegen Arbeitsunterlagen, Lohnabrechnung und Steuern.
Die Fünfjahresregel für abgelehnte Bewerber
Das Schweizerische Obligationenrecht (OR Artikel 756) verpflichtet Sie, Bewerbungsakten fünf Jahre nach dem Bewerbungsdatum aufzubewahren. Das gilt für alle Personen, die Sie nicht eingestellt haben.
Der Zweck ist Rechtsschutz: Falls ein abgelehnter Kandidat später Diskriminierung oder Verfahrensunregelmässigkeiten geltend macht, brauchen Sie Unterlagen über Ihre Entscheidung. Nach fünf Jahren besteht keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht mehr.
- Die fünf Jahre laufen ab dem Bewerbungsdatum, nicht von Ihrer Absage
- Gilt für alle Bewerber, egal wie weit sie im Prozess gekommen sind (Vorauswahl, Final-Interview, etc.)
- Umfasst alle Unterlagen: Lebenslauf, Anschreiben, Interviewnotizen, Testergebnisse, Bewertungen
- Wenn Sie jemanden später einstellen, beginnt eine neue fünfjährige Frist ab dieser neuen Bewerbung
- Einzelne Kantone (z. B. Zürich) haben strengere Regeln für bestimmte Dokumenarten—prüfen Sie lokal
- Fünf Jahre ist das Minimum—Sie können Akten länger behalten, wenn Ihre Unternehmensrichtlinie das vorsieht
Längere Aufbewahrung bei Angestellten
Wenn Sie jemanden einstellen, wird die Bewerbungsakte zur Personalakte. Steuerrecht (MwSt., Einkommensteuer), Arbeitsrecht (ArG) und Sozialversicherung (AHV/ALV/UVG) verpflichten Sie, Lohnabrechnungen, Stunden und Arbeitsverträge mindestens zehn Jahre aufzubewahren.
Personalakten müssen auch nach Austritt aufbewahrt werden. Die zehn Jahre beginnen oft erst nach Ende des Arbeitsverhältnisses, nicht ab Einstellung.
- Arbeitsverträge, Lohnunterlagen und Arbeitszeugnis müssen zehn Jahre aufbewahrt werden
- Steuerbehörden (Kantonales Finanzamt) können zehn Jahre zurück prüfen—unvollständige Akten führen zu Bussgeldern
- Speichern Sie Zeiterfassung, Pensum-Anpassungen, Krankheitsabsenzen und Lohnlisten für die vollen zehn Jahre
- Die zehnjährige Frist kann für spezifische Unterlagen (z. B. Lehrverträge, Gesundheit/Sicherheit) länger sein
- Digitale Speicherung ist erlaubt; sichern Sie Backups und beachten Sie das revidierte Datenschutzgesetz (revDSG)
- Nach zehn Jahren vernichten oder löschen Sie alle Personendaten sicher—nicht unbegrenzt archivieren
Häufiger Fehler: Zu lange aufbewahren
Viele KMU speichern Bewerbungsakten unbegrenzt 'zur Sicherheit'. Das verstösst gegen das revidierte Datenschutzgesetz (revDSG), das das Löschen von Personendaten verlangt, sobald der Zweck entfällt.
Abgelehnte Bewerberdaten länger als fünf Jahre zu speichern ist nicht nur unnötig—es verletzt das Minimierungsprinzip. Regelmässiges Löschen verbessert Ihre Compliance-Position.
- Unbegrenzte Speicherung erhöht Ihr Sicherheitsrisiko: mehr Daten = mehr zu schützen = höhere Haftung bei Datenpanne
- revDSG-Bussen können bis 6 % des Jahresumsatzes erreichen bei systematischen Aufbewahrungsverstössen
- Setzen Sie eine Erinnerung, um Bewerbungsakten nach fünf Jahren zu löschen
- Führen Sie ein einfaches Löschprotokoll (Datum, Name, Grund), um Compliance nachzuweisen
- Speichern Sie abgelehnte Bewerbungen nicht 'falls sie sich später bewerben'—jede Neubewerbung ist eine neue Frist
- Kommunizieren Sie Ihre Aufbewahrungsrichtlinie in Ihrer Datenschutzerklärung bei der Bewerbung
Häufige Fragen
- Darf ich abgelehnte Bewerbungsdaten länger als fünf Jahre speichern, falls ich die Person später einstelle?
- Nein. Die Fünfjahresregel ist das gesetzliche Maximum für abgelehnte Bewerber. Wenn sich jemand erneut bewirbt, behandeln Sie es als neue Bewerbung mit neuer Fünfjahresfrist. Alte Akten zu speichern, um 'vorbereitet zu sein', verstösst gegen revDSG und erhöht Ihr Compliance-Risiko.
- Was ist, wenn ich jemanden eingestellt habe, er ging, und verklagt mich jetzt wegen ungerechtfertigter Kündigung?
- Personalunterlagen müssen zehn Jahre nach Austritt aufbewahrt werden. Während eines Prozesses brauchen Sie Lohnunterlagen, Vertrag, Zeiterfassung und Leistungsnotizen als Beweise. Nach zehn Jahren nach Austritt können Sie die Akte löschen. Konsultieren Sie Ihren Anwalt bei aktiven Streitigkeiten—Aufbewahrung kann notwendig sein.
- Muss ich digitale und Papierunterlagen getrennt speichern?
- Nein. Sie können Bewerbungsdaten in Papier oder digital speichern—oder beides. Digital ist oft einfacher für Massenlöschung. Nutzen Sie verschlüsselte Speicherung und regelmässige Backups. revDSG verlangt gleiche Sicherheit unabhängig vom Format—implementieren Sie angemessene Massnahmen (Passwörter, Zugriffskontrolle, Verschlüsselung).
Allgemeine Informationen für Schweizer Arbeitgeber, keine Rechtsberatung. Lassen Sie alles mit rechtlichen Folgen von einer Juristin prüfen.