Durata di Conservazione dei Dati dei Candidati
Siete obbligati a conservare i dati dei candidati (CV, lettera di presentazione, risultati di test, note) per almeno cinque anni dalla data di candidatura, secondo il Codice delle obbligazioni svizzero (CO articolo 756). Dopo questo termine, dovreste cancellare o anonimizzare i fascicoli. Se avete assunto la persona, conservate il fascicolo più a lungo—almeno dieci anni per buste paga e imposte. Alcuni cantoni hanno regole leggermente diverse per determinati documenti.
Quando ricevete una candidatura, raccogliete dati personali: nome, contatti, esperienza professionale, talvolta risultati di test o informazioni mediche. La legge svizzera fissa limiti chiari su quanto a lungo potete conservare queste informazioni.
La regola dei cinque anni si applica a tutti i candidati che non avete assunto. Per i collaboratori assunti, i vostri obblighi di conservazione sono molto più lunghi—a causa dei registri del lavoro, delle buste paga e delle imposte.
La Regola dei Cinque Anni per i Candidati Rifiutati
Il Codice delle obbligazioni svizzero (CO articolo 756) vi obbliga a conservare i fascicoli di candidatura per cinque anni dalla data di candidatura. Questo riguarda tutti i candidati che non avete assunto.
Lo scopo è la protezione legale: se un candidato rifiutato in seguito sostiene discriminazione o procedura scorretta, avete bisogno di prove della vostra decisione. Dopo cinque anni, non avete più alcun obbligo legale di conservare il fascicolo.
- I cinque anni decorrono dalla data di candidatura, non dalla data del vostro rifiuto
- Si applica a tutti i candidati indipendentemente da quanto lontano siano progrediti nel processo (preselection, colloquio finale, ecc.)
- Riguarda tutti i documenti: CV, lettera di presentazione, note di colloquio, risultati di test, valutazioni
- Se assunte qualcuno in seguito, una nuova prospettiva di cinque anni inizia da questa nuova candidatura
- Alcuni cantoni (ad es. Zurigo) hanno regole più rigorose per certi tipi di documenti—verificate localmente
- Cinque anni è il minimo—potete conservare i fascicoli più a lungo se la vostra politica aziendale lo consente
Conservazione Più Lunga per i Collaboratori Assunti
Quando assumete un candidato, il suo fascicolo diventa un fascicolo di personale. La legislazione fiscale (IVA, imposta sul reddito), il diritto del lavoro (LLT) e l'assicurazione sociale (AVS/AC/LAI) vi obbligano a conservare i registri retributivi, le ore e i contratti di lavoro per almeno dieci anni.
I fascicoli di personale devono essere conservati anche dopo che la persona se ne va. Il periodo di dieci anni spesso inizia dalla fine del rapporto di lavoro, non dalla data di assunzione.
- I contratti di lavoro, i registri retributivi e i certificati di lavoro devono essere conservati per dieci anni
- Le autorità fiscali (ufficio cantonale delle dogane e delle imposte) possono controllare dieci anni indietro—fascicoli incompleti comportano sanzioni
- Conservate i fogli di presenza, gli adeguamenti di Pensum, i congedi per malattia e gli stipendi per i dieci anni completi
- La regola dei dieci anni può essere più lunga per documenti specifici come contratti di apprendistato o registri di salute/sicurezza
- L'archiviazione digitale è accettabile; garantite backup sicuri e conformi alla Legge federale riveduta sulla protezione dei dati (LFPD)
- Dopo dieci anni, distruggete o cancellate in modo sicuro tutti i dati personali—non conservate indefinitamente
Errore Comune: Conservare Troppo a Lungo
Molte PMI conservano i fascicoli di candidatura indefinitamente 'per sicurezza'. Questo vi espone a responsabilità secondo la Legge federale riveduta sulla protezione dei dati (LFPD), che richiede la cancellazione dei dati personali una volta che scopo è venuto meno.
Conservare i dati dei candidati rifiutati oltre cinque anni non è solo inutile—viola il principio di minimizzazione dei dati. L'eliminazione regolare rafforza la vostra posizione di conformità.
- La conservazione indefinita aumenta il vostro rischio di violazione: più dati = più da proteggere = maggiore responsabilità in caso di violazione
- Le sanzioni LFPD possono raggiungere il 6% del fatturato annuale per violazioni sistematiche di conservazione
- Impostate un promemoria per cancellare i fascicoli dei candidati rifiutati nel quinto anniversario
- Create un semplice registro di cancellazione (data, nome candidato, motivo) come prova di conformità
- Non conservate le candidature rifiutate 'nel caso si ricandidassero'—ogni nuova candidatura è un nuovo ciclo di cinque anni
- Chiarite la vostra politica di conservazione nell'avviso sulla privacy fornito ai candidati al momento della candidatura
Domande frequenti
- Posso conservare i dati dei candidati rifiutati per più di cinque anni se penso di assumerli in seguito?
- No. La regola dei cinque anni è il massimo legale per i candidati rifiutati. Se qualcuno si ricandida, trattate come una nuova candidatura con un nuovo periodo di conservazione di cinque anni. Conservare fascicoli vecchi 'nel caso' viola la minimizzazione dei dati della LFPD e aumenta il vostro rischio di conformità.
- Cosa succede se ho assunto qualcuno, se ne è andato, e ora mi fa causa per licenziamento illegittimo?
- I fascicoli di personale devono essere conservati per dieci anni dalla fine del rapporto di lavoro. Se una causa viene intentata entro questo periodo, i registri retributivi, il contratto, i fogli di presenza e le note sulle prestazioni sono prove. Dopo dieci anni dalla partenza, potete cancellare il fascicolo. Consultate il vostro avvocato su qualsiasi controversia attiva—la conservazione potrebbe essere richiesta durante il contenzioso.
- Devo conservare le copie digitali separate dai fascicoli cartacei?
- No. Potete archiviare i dati dei candidati in forma cartacea o digitale—o entrambi. Il digitale è spesso più semplice per l'eliminazione in massa. Garantite archiviazione crittografata e backup regolari. La LFPD richiede protezione uguale dei dati personali indipendentemente dal formato—implementate misure ragionevoli (password, controlli di accesso, crittografia).
Informazioni generali per i datori di lavoro svizzeri, non consulenza legale. Fai verificare da un legale tutto ciò che ha conseguenze giuridiche.