Durée de Conservation des Données de Candidats
Vous devez conserver les données des candidats (CV, lettre de motivation, résultats de tests, notes) pendant au minimum cinq ans après la date de candidature, selon le Code des obligations suisse (CO article 756). Passé ce délai, vous devez supprimer ou anonymiser les dossiers. Si vous avez engagé la personne, conservez le dossier plus longtemps—au moins dix ans pour la paie et les impôts. Certains cantons ont des règles légèrement différentes pour certains documents.
Lors de chaque candidature, vous collectez des données personnelles: nom, coordonnées, parcours professionnel, parfois résultats de tests ou informations médicales. Le droit suisse fixe des limites claires sur la durée de conservation.
La règle des cinq ans s'applique aux candidats que vous n'avez pas engagés. Pour les collaborateurs embauchés, vos obligations de conservation sont beaucoup plus longues—en raison des registres d'emploi, de la paie et des impôts.
La Règle des Cinq Ans pour les Candidats Rejetés
Le Code des obligations suisse (CO article 756) vous oblige à conserver les dossiers de candidature pendant cinq ans à compter de la date de candidature. Cela concerne tous les candidats que vous n'avez pas embauchés.
L'objectif est la protection juridique: si un candidat rejeté prétend plus tard à la discrimination ou à une procédure déloyale, vous avez besoin de preuves de votre décision. Après cinq ans, vous n'avez plus d'obligation légale de conserver le dossier.
- Les cinq ans courent à partir de la date de candidature, pas de la date de votre refus
- S'applique à tous les candidats, quel que soit le stade du processus (pré-sélection, entretien final, etc.)
- Couvre tous les documents: CV, lettre de motivation, notes d'entretien, résultats de tests, évaluations
- Si vous engagez quelqu'un ultérieurement, une nouvelle période de cinq ans commence à cette nouvelle candidature
- Certains cantons (p. ex. Zurich) ont des règles plus strictes pour certains types de documents—vérifiez localement
- Cinq ans est le minimum—vous pouvez conserver les dossiers plus longtemps si votre politique d'entreprise l'autorise
Conservation Plus Longue pour les Collaborateurs Embauchés
Lorsque vous engagez un candidat, son dossier devient un dossier de personnel. La législation fiscale (TVA, impôt sur le revenu), le droit du travail (LTr) et l'assurance sociale (AVS/AC/LAA) vous obligent à conserver les registres de paie, les heures et les contrats de travail pendant au moins dix ans.
Les dossiers de personnel doivent être conservés même après le départ du collaborateur. La période de dix ans court souvent à partir de la fin de la relation de travail, non pas depuis l'embauche.
- Les contrats de travail, fiches de paie et certificats de travail doivent être conservés pendant dix ans
- Les autorités fiscales (bureau cantonal de douane et droits) peuvent auditer dix ans en arrière—dossiers incomplets entraînent des pénalités
- Conservez les feuilles de temps, ajustements de Pensum, congés maladie et bulletins de paie pendant les dix ans complets
- La règle des dix ans peut être plus longue pour certains documents (contrats d'apprentissage, santé/sécurité)
- Le stockage numérique est acceptable; assurez des sauvegardes sécurisées conformes à la loi fédérale révisée sur la protection des données (LPD)
- Après dix ans, détruisez ou supprimez de façon sécurisée toutes les données personnelles—ne pas conserver indéfiniment
Erreur Courante: Conserver Trop Longtemps
Nombreuses PME conservent les dossiers de candidature indéfiniment 'par précaution'. Cela vous expose à une responsabilité en vertu de la loi fédérale révisée sur la protection des données (LPD), qui exige la suppression des données personnelles une fois leur finalité disparue.
Conserver les données des candidats rejetés au-delà de cinq ans n'est pas seulement inutile—cela viole le principe de minimisation des données. Une suppression régulière renforce votre conformité.
- La conservation illimitée augmente votre risque de violation: plus de données = plus à protéger = responsabilité plus grande en cas de brèche
- Les amendes LPD peuvent atteindre 6 % du chiffre d'affaires annuel en cas de violation systématique de conservation
- Définissez un rappel pour supprimer les dossiers des candidats rejetés au cinquième anniversaire
- Créez un registre simple de suppression (date, nom du candidat, motif) pour prouver votre conformité
- Ne conservez pas les candidatures rejetées 'au cas où elles se réembaucheraient'—chaque nouvelle candidature est un nouveau cycle de cinq ans
- Clarifiez votre politique de conservation dans votre avis de confidentialité remis aux candidats lors de la candidature
Questions fréquentes
- Puis-je conserver les données des candidats rejetés plus de cinq ans si je pense les engager plus tard?
- Non. La règle des cinq ans est le maximum légal pour les candidats rejetés. Si quelqu'un postule de nouveau, traitez-le comme une nouvelle candidature avec une nouvelle période de conservation de cinq ans. Conserver les anciens dossiers 'en cas de besoin' viole la minimisation des données LPD et augmente votre risque de conformité.
- Que faire si j'ai engagé quelqu'un, qui a quitté, et me poursuit maintenant pour licenciement abusif?
- Les dossiers de personnel doivent être conservés dix ans après le départ. Si un procès est intenté dans ce délai, votre paie, contrat, feuilles de temps et notes de performance font preuve. Après dix ans suivant le départ, vous pouvez supprimer le dossier. Consultez votre juriste concernant tout litige actif—la conservation peut être requise pendant le procès.
- Dois-je conserver les copies numériques séparément des dossiers papier?
- Non. Vous pouvez stocker les données des candidats sur papier ou numérique—ou les deux. Le numérique est souvent plus simple pour la suppression en masse. Assurez un stockage chiffré et des sauvegardes régulières. La LPD exige une protection égale des données personnelles quel que soit le format—implémentez des mesures raisonnables (mots de passe, contrôles d'accès, chiffrement).
Informations générales pour les employeurs suisses, pas un conseil juridique. Faites valider par un juriste tout ce qui a des conséquences légales.