Referenzauskunft
Eine Referenzauskunft ist eine formale Anfrage bei einem früheren Arbeitgeber oder Vorgesetzten, um Anstellungsdaten, Jobbezeichnung und Leistung zu überprüfen. Sie findet nach einem erfolgreichen Interview statt, aber vor der endgültigen Zusage. Schweizer Arbeitgeber dürfen Referenzauskünfte einholen, müssen aber die revDSG beachten und explizite schriftliche Zustimmung des Kandidaten einholen—der häufigste Fehler ist, Referenzen ohne diese Zustimmung zu kontaktieren.
Eine Referenzauskunft ist Ihre Anfrage bei einem früheren Arbeitgeber, Vorgesetzten oder beruflichen Kontakt, um die Anstellungsgeschichte und Leistung eines Kandidaten zu überprüfen. Sie führen diese typischerweise in den letzten Phasen des Einstellungsprozesses durch.
Schweizer Arbeitgeber holen routinemässig Referenzen ein—das ist Standard in allen Branchen und Kantonen. Im Gegensatz zu manchen Ländern gibt es in der Schweiz kein generelles Verbot. Allerdings müssen Sie Kandidatendaten nach der revDSG (revidiertes Bundesgesetz über den Datenschutz, seit September 2023 in Kraft) behandeln.
Wann und wie Sie Auskünfte einholen
Referenzauskünfte entstehen in den letzten Phasen Ihres Einstellungsprozesses. Sie haben das Feld auf ein oder zwei starke Kandidaten eingegrenzt und möchten Hintergrund und Verhalten vor der endgültigen Zusage bestätigen.
Holen Sie immer explizit schriftliche Zustimmung des Kandidaten ein, bevor Sie irgendwelche Referenzpersonen kontaktieren. E-Mail, unterzeichnetes Formular oder Zustimmung über die Recruiting-Plattform zählen alle. Fragen Sie den Kandidaten, ob die Referenzperson bereits informiert wurde.
- Fragen Sie nach Referenzen erst nach einem vielversprechenden Interview
- Holen Sie schriftliche Zustimmung mit Namen der spezifischen Referenzpersonen ein
- Kontaktieren Sie frühere direkte Vorgesetzte oder HR-Abteilungen
- Fragen Sie nach Anstellungsdaten, Rolle, Grund für Ausscheiden und Zuverlässigkeit
- Führen Sie Aufzeichnungen darüber, wen Sie kontaktiert haben und was Sie erfahren haben
- Kontaktieren Sie niemals den aktuellen Arbeitgeber ohne explizite Zustimmung
Ihre rechtlichen Verpflichtungen
Die Schweiz hat keine Regel, die Referenzauskünfte verbietet. Die revDSG verlangt, dass Sie Kandidatendaten fair und transparent sammeln. Zustimmung muss informiert und freiwillig erfolgen.
Sie dürfen eine Referenzperson nicht täuschen oder dazu bringen, Informationen zu offenbaren, die der Kandidat nicht autorisiert hat. Speichern Sie Kontaktdaten sicher und löschen Sie diese nach der Einstellung angemessen. Ein Anwalt sollte Ihren Prozess im Kanton bestätigen.
- Teilen Sie Kandidaten schriftlich mit, dass Sie Referenzen kontaktieren werden
- Beachten Sie die revDSG-Anforderung für rechtmässige, transparente Datenbehandlung
- Drängen Sie eine Referenzperson nicht, vertrauliche oder disziplinarische Angaben zu offenbaren
- Speichern Sie Notizen sicher und löschen Sie diese nach Abschluss der Einstellung
- Dokumentieren Sie, dass Sie Zustimmung vor dem Kontakt erhalten haben
- Beachten Sie, dass kantonal oder im GAV zusätzliche Regeln gelten können
Der häufigste Fehler
Der häufigste Fehler ist, eine Referenzperson ohne dokumentierte Zustimmung des Kandidaten zu kontaktieren. Selbst wenn der Kandidat eine Referenz erwähnt hat, brauchen Sie schriftliche Bestätigung der Berechtigung dieses spezifischen Kontakts.
Zweiter Fehler: eine Referenzperson aufzufordern, Informationen offenzulegen, die der Kandidat nicht autorisiert hat—wie Gehalt, Absenzen oder Disziplinarmassnahmen. Konzentrieren Sie sich auf Jobaufgaben, Präsenz und fachliches Verhalten. Der Arbeitgeber der Referenzperson kann auch einschränken, was offenbart wird.
- Holen Sie schriftliche Zustimmung vor jedem Referenzkontakt ein—mündlich ist nicht genug
- Fragen Sie nicht nach Gehaltsdaten, es sei denn, der Kandidat hat dies explizit erlaubt
- Drängen Sie Referenzpersonen nicht, vertrauliche Dinge zu besprechen
- Kontaktieren Sie den aktuellen Arbeitgeber nicht, wenn der Kandidat dies verboten hat
- Halten Sie Ihre Fragen sachlich und job-bezogen, nicht meinungsbasiert
- Nehmen Sie an, dass eine Referenzperson rechtlich eingeschränkt sein kann
Häufige Fragen
- Kann ich den aktuellen Arbeitgeber eines Kandidaten als Referenz kontaktieren?
- Nur mit expliziter schriftlicher Zustimmung. Viele Kandidaten möchten nicht, dass ihr aktueller Arbeitgeber von ihrer Jobsuche erfährt. Fragen Sie immer zuerst und respektieren Sie deren Wünsche. Wenn sie nein sagen, kontaktieren Sie den aktuellen Arbeitgeber nicht.
- Was, wenn eine Referenzperson sich weigert zu sprechen oder vage Antworten gibt?
- Das ist üblich und legal. Viele Arbeitgeber haben Richtlinien, die einschränken, was HR oder Manager offenbaren können. Sie können eine Referenzperson nicht zwingen, mehr zu sagen. Verlassen Sie sich auf andere Referenzen oder Interviews. Nehmen Sie nicht an, dass Schweigen etwas Negatives bedeutet.
- Wie lange sollte ich Referenznoten behalten?
- Behalten Sie sie einige Monate nach Einstellung oder Ablehnung, dann löschen. Falls Sie die Person einstellen, können Sie Notizen als Teil ihrer Personalakte pro Standard-Schweizer Aufzeichnungspflicht behalten. Löschen Sie Referenzkontaktdaten und Notizen, die Sie nicht für Lohnabrechnung oder Management brauchen.
Allgemeine Informationen für Schweizer Arbeitgeber, keine Rechtsberatung. Lassen Sie alles mit rechtlichen Folgen von einer Juristin prüfen.