Personaldossier
Das Personaldossier ist die offizielle Personalakte für jeden Angestellten in der Schweiz. Es dokumentiert Einstellung, Gehalt, Absenzen und Kündigung. Das Arbeitsgesetz (ArG) verlangt eine sichere Führung; die revidierte Datenschutzgesetzgebung (revDSG) regelt Zugriff und Speicherung. Der häufigste Fehler: persönliche Notizen ausserhalb der offiziellen Akte führen, was zu Datenschutz- und Rechtsproblemen führt.
Das Personaldossier ist die vollständige, offizielle Personalakte für jeden Mitarbeitenden. Es enthält den Arbeitsvertrag, Lohnabrechnungen, das Arbeitszeugnis, Absenzen-Unterlagen und allfällige Leistungs- oder Disziplinarmassnahmen. Sie müssen es während und nach der Anstellung führen.
Diese Akte ist nicht optional—das Schweizer Arbeitsgesetz (ArG) verlangt von Arbeitgebern, wichtige Anstellungsfakten zu dokumentieren. Die revidierte Datenschutzgesetzgebung (revDSG) legt strenge Regeln fest, was Sie speichern dürfen und wer Zugriff hat.
Wann das Personaldossier relevant wird
Sie erstellen das Personaldossier beim Einstellungstag. Es bleibt während der ganzen Anstellung aktiv und muss nach Austritt aufbewahrt werden—üblicherweise 5 Jahre für Lohn- und Steuerdaten, länger bei bestimmten Streitigkeiten.
Die Akte wird kritisch bei Konflikten: Lohnansprüche, unfaire Kündigungen oder kantonale Inspektionen. Ohne Dokumentation riskieren Sie Glaubwürdigkeitsverluste vor Gericht oder Bussen von Behörden.
- Einstellung: Vertrag, CV, Referenzen, Hintergrundchecks (falls relevant)
- Laufend: Lohnabrechnungen, Steuererklärungen, Quellensteuer-Belege, Pensionskassenbeiträge
- Absenzen: Ärztliche Atteste, Urlaubsgenehmigungen, unbezahlte Abwesenheiten
- Leistung: Verwarnungen, Beförderungen, Lohnreviews, Schulungsunterlagen
- Austritt: finales Arbeitszeugnis, Abgangsbriefe, Konkurrenzverbote
- Aufbewahrung: sicher lagern; mindestens 5 Jahre nach Austritt für Compliance
Ihre rechtlichen Pflichten
Nach ArG und kantonalen Arbeitsgesetzen müssen Sie Anstellungsbedingungen klar dokumentieren und Unterlagen aufbewahren. Die revDSG verlangt, dass Sie nur notwendige Personendaten verarbeiten, diese korrekt halten und vor unbefugtem Zugriff schützen.
Sie dürfen das Personaldossier nicht an Dritte weitergeben ohne Zustimmung—ausser an Behörden (Steuern, Sozialversicherung, RAV/ORP/URC) oder vor Gericht. Mitarbeitende haben Anrecht, ihre Akte einzusehen.
- Pensum, Lohn und Arbeitszeiten im Vertrag und in der Akte schriftlich festhalten
- Jede Änderung dokumentieren: Erhöhungen, Pensum-Anpassungen, Rollenshift
- Akte physisch oder digital sicher lagern; Zugriff nur für HR/Geschäftsführung
- Persönliche Meinungen nicht mit sachlichen Leistungsfakten vermischen
- Mitarbeitenden bei schriftlichem Antrag Kopien bereitstellen
- Daten korrekt halten und veraltete Unterlagen nach Gesetz löschen
Der häufigste Fehler
Viele KMU führen informelle Notizen—Emails, WhatsApp-Nachrichten oder handschriftliche Beobachtungen—ausserhalb der offiziellen Akte. Das schafft zwei Probleme: Sie verlieren Kontrolle über die Dokumentation und verletzen die revDSG durch unkontrollierte Datenspeicherung.
Bei Streitigkeiten können informelle Notizen gegen Sie vor Gericht verwendet werden oder führen zu Datenschutzbeschwerden. Halten Sie nur das fest, das in die Akte gehört; löschen Sie zufällige Mitteilungen.
- Private Email-Austausche oder Chat-Logs nicht in verstreuten Ordnern speichern
- Persönliche Urteile ('schwierige Persönlichkeit') nicht in die Akte; nur sachliche Fakten
- Nicht annehmen, dass informelle Notizen vor Gericht geschützt sind—sie sind einsehbar
- Eine zentrale, einheitliche Akte pro Mitarbeiter mit klaren Aufbewahrungsfristen führen
- Jeden mit Zugriff (Mit-Gründer, Büroleiter) einweisen, was rein- und rausgehört
- Im Zweifelsfall einen lokalen HR-Anwalt konsultieren; kantonale Regeln variieren
Häufige Fragen
- Wie lange muss ich das Personaldossier nach dem Austritt aufbewahren?
- Mindestens 5 Jahre für Lohn-, Steuer- und Sozialversicherungsunterlagen nach Schweizer Gesetz. Einige Kantone oder spezifische Streitigkeiten erfordern längere Aufbewahrung. Fragen Sie die kantonale Arbeitsaufsicht oder einen Anwalt bei Sonderfällen wie laufenden Verfahren.
- Kann ein Mitarbeiter sein Personaldossier einsehen?
- Ja. Nach revDSG haben Mitarbeitende ein Recht auf Zugang zu ihren Personendaten. Stellen Sie eine Kopie prompt bereit bei schriftlichem Antrag. Sie dürfen Drittrefetenzen oder sensitive Sicherheitsinformationen schwärzen—im Zweifelsfall einen Anwalt fragen.
- Was wenn ich keine ordentliche Akte geführt habe und jetzt einen Lohnstreit habe?
- Fehlende Dokumente schwächen Ihre rechtliche Position erheblich. Schweizer Gerichte favorerisieren oft die Mitarbeitenden-Aussage, wenn der Arbeitgeber keine Belege vorweist. Kontaktieren Sie sofort einen HR-Anwalt; Sie können sich noch verteidigen, aber der Beweiswert ist niedriger.
Allgemeine Informationen für Schweizer Arbeitgeber, keine Rechtsberatung. Lassen Sie alles mit rechtlichen Folgen von einer Juristin prüfen.