Dossier Personnel
Le dossier personnel est le dossier officiel de chaque collaborateur en Suisse. Il documente l'embauche, le salaire, les absences et la résiliation. La loi sur le travail (LTr) exige une tenue sécurisée ; la loi fédérale révisée sur la protection des données (LPD) régit l'accès et le stockage. L'erreur la plus courante : garder des notes personnelles en dehors du dossier officiel, ce qui crée des risques légaux et de conformité.
Le dossier personnel est le dossier officiel et complet de chaque collaborateur. Il comprend le contrat de travail, les bulletins de salaire, le certificat de travail, les documents d'absences et tout document de performance ou disciplinaire. Vous devez le tenir pendant et après l'emploi.
Ce dossier n'est pas optionnel—la loi suisse sur le travail (LTr) attend des employeurs qu'ils documentent les faits clés de l'emploi. La loi fédérale révisée sur la protection des données (LPD) impose des règles strictes sur ce que vous stockez et qui y accède.
Quand le dossier personnel devient pertinent
Vous créez le dossier personnel dès le jour de l'embauche. Il reste actif pendant toute l'emploi et doit être conservé après la résiliation—généralement 5 ans pour les données de salaire et d'impôts, plus longtemps pour certains litiges.
Le dossier devient critique en cas de conflit : réclamations salariales, licenciements injustifiés ou inspections cantonales. Sans documentation, vous risquez une perte de crédibilité devant les tribunaux ou des amendes des autorités.
- Embauche : contrat, CV, références, vérifications d'antécédents (le cas échéant)
- En cours : bulletins de salaire, déclarations d'impôts, quittances de retenue à la source, cotisations de pension
- Absences : certificats médicaux, approbations de congés, congés non payés
- Performance : avertissements, promotions, révisions salariales, formations
- Départ : certificat de travail final, lettres de départ, clauses de concurrence
- Conservation : stocker en toute sécurité ; minimum 5 ans après départ pour la conformité
Vos obligations légales
Selon la LTr et les lois cantonales sur le travail, vous devez documenter clairement les conditions d'emploi et conserver les dossiers. La LPD révisée vous oblige à traiter uniquement les données personnelles nécessaires, à les tenir à jour et à les protéger contre l'accès non autorisé.
Vous ne pouvez pas partager le dossier personnel avec des tiers sans consentement—sauf aux autorités (impôts, assurance sociale, ORP/URC) ou devant les tribunaux. Les collaborateurs ont le droit de consulter leur propre dossier sur demande.
- Documenter le Pensum, le salaire et les heures de travail dans le contrat et le dossier
- Documenter chaque changement : augmentations, ajustements de Pensum, changements de rôle
- Conserver le dossier de manière sécurisée, physiquement ou numériquement ; accès limité à RH/direction
- Ne pas mêler opinions personnelles et faits professionnels documentés
- Fournir des copies aux collaborateurs sur demande écrite
- S'assurer que les données sont exactes et supprimer les documents obsolètes légalement
L'erreur la plus courante
De nombreuses PME conservent des notes informelles—emails, messages WhatsApp ou observations manuscrites—en dehors du dossier officiel. Cela crée deux problèmes : vous perdez le contrôle de ce qui est documenté et vous violez la LPD en traitant des données personnelles sans objectif clair.
En cas de litige, les notes informelles peuvent être utilisées contre vous devant les tribunaux ou exposer à des plaintes en matière de protection des données. Consignez uniquement ce qui appartient au dossier ; supprimez les communications occasionnelles.
- Ne pas enregistrer les échanges de courriels privés ou les conversations de chat dans des dossiers éparpillés
- Ne pas ajouter des jugements personnels ('personnalité difficile') au dossier ; s'en tenir aux faits documentés
- Ne pas supposer que les notes informelles sont protégées en justice—elles sont divulguables
- Créer un dossier centralisé et unique par collaborateur avec des calendriers de conservation clairs
- Former toute personne ayant accès (co-fondateur, gestionnaire de bureau) à ce qui entre et sort
- En cas de doute, consulter un avocat spécialisé en droit du travail ; les règles cantonales varient
Questions fréquentes
- Combien de temps dois-je conserver un dossier personnel après le départ ?
- Minimum 5 ans pour les dossiers de salaire, d'impôts et d'assurance sociale selon le droit suisse. Certains cantons ou litiges spécifiques peuvent exiger une plus longue conservation. Consultez l'inspection du travail de votre canton ou un avocat pour les cas particuliers.
- Un collaborateur peut-il consulter son propre dossier personnel ?
- Oui. Selon la LPD, les collaborateurs ont le droit d'accéder à leurs données personnelles. Fournissez une copie rapidement sur demande écrite. Vous pouvez redacter les références de tiers ou les informations de sécurité sensibles—consultez un avocat si c'est flou.
- Que faire si je n'ai pas tenu un dossier correct et je fais face à une réclamation salariale ?
- Les documents manquants affaiblissent votre position légale. Les tribunaux suisses favorisent souvent le collaborateur si l'employeur ne peut pas produire de preuves. Contactez immédiatement un avocat spécialisé ; vous pouvez encore vous défendre, mais la charge de la preuve est plus lourde.
Informations générales pour les employeurs suisses, pas un conseil juridique. Faites valider par un juriste tout ce qui a des conséquences légales.