revDSG — Loi Révisée sur la Protection des Données en Suisse
La revDSG (Loi révisée sur la protection des données, en vigueur depuis 1er septembre 2023) régit comment vous collectez, stockez et utilisez les données personnelles — des CVs de candidats aux bordereaux de retenue à la source, en passant par les dossiers du personnel. Vous devez être transparent sur ce que vous collectez et pourquoi, sécuriser les données et respecter les droits d'accès ou de suppression. Les violations peuvent entraîner des amendes substantielles.
La revDSG a remplacé la Loi sur la protection des données de 1992 et harmonise la loi suisse avec les normes internationales (notamment les principes du RGPD). Elle s'applique à tout employeur traitant des données personnelles — donc pratiquement tous, dès le moment d'une candidature.
Contrairement à la Loi du travail (LTr) ou aux conventions collectives de travail (CCT), la revDSG n'est pas spécifique à un secteur. Elle s'applique de la même manière à une banque zurichoise, un hôtel du Valais et une PME de 3 personnes en Appenzell.
Quand la revDSG S'Applique
Vous traitez des données quand vous: examinex des candidatures, effectuez des vérifications d'antécédents, conservez des CVs, gérez les salaires et la retenue à la source, utilisez un logiciel de recrutement comme zenRecruiting.ai ou conservez des dossiers du personnel avec notes de performance et relevés d'absence.
La revDSG s'applique dès qu'un candidat postule — pas seulement après l'embauche. Même les données des candidats rejetés sont protégées.
- Recrutement: collecte de CVs, lettres de motivation, résultats de tests, vérifications de références
- Emploi: paie, Arbeitszeugnis, registres de congé maladie, notes de formation
- Fin d'emploi: salaire final, documents d'indemnité, entretiens de départ
- Données de tiers: vérifications d'antécédents via prestataires externes, agences de recrutement
- Transferts de données: transmission de listes de collaborateurs à des sociétés de paie ou comptables
- Conservation: combien de temps vous conservez les dossiers après le départ (généralement 5–10 ans pour conformité fiscale/travail)
Vos Obligations Principales
Vous devez être transparent. Informez les candidats et collaborateurs des données que vous collectez, pourquoi vous les avez besoin et combien de temps vous les conservez. Cela se fait généralement dans une déclaration de confidentialité au moment de la candidature et dans votre contrat de travail ou manuel.
Vous devez sécuriser les données. Utilisez la protection par mot de passe, le chiffrement et l'accès limité. Si vous utilisez une plateforme de recrutement, le fournisseur doit signer un accord de traitement des données confirmant qu'il protège les données et ne peut pas les utiliser à ses propres fins.
- Finalité légitime: collectez uniquement les données que vous avez vraiment besoin pour l'embauche, la paie ou la conformité légale
- Transparence: fournissez une déclaration de confidentialité claire avant de collecter CV, résultats de tests ou références
- Accord de traitement des données: si un fournisseur (logiciel de recrutement, société de paie, comptable) accède aux données collaborateurs, il doit signer un contrat confirmant les obligations de protection
- Sécurité: protégez par mot de passe les fichiers, limitez l'accès aux registres de paie, chiffrez les documents sensibles
- Droits des personnes: les collaborateurs et candidats peuvent demander une copie de leurs données ou leur suppression (avec exceptions étroites pour obligations légales/fiscales)
- Violation de données: si les données sont compromises, notifiez les personnes affectées et l'autorité de protection des données du canton sans délai
L'Erreur la Plus Courante
Les employeurs oublient de conclure un accord de traitement des données avec leur logiciel de recrutement, prestataire de paie ou comptable. Vous supposez que le fournisseur « s'en charge », mais sans contrat signé, vous restez responsable de comment il utilise vos données.
Une seconde erreur courante: conserver les CVs des candidats rejetés pendant des années sans politique de conservation claire, puis ne pas pouvoir expliquer pourquoi vous les avez toujours quand quelqu'un demande la suppression.
- Ne pas signer un accord de traitement des données avec zenRecruiting.ai, votre comptable ou prestataire de paie
- Partager des listes de collaborateurs avec des tiers (clients, banques, assureurs) sans base légale ou notification
- Stocker des données sensibles (santé, références, résultats de tests) sans chiffrement ou contrôles d'accès
- Ignorer la demande d'un candidat ou collaborateur de voir ou supprimer ses données
- Ne pas avoir de politique claire sur la durée de conservation des dossiers de candidature (revDSG suppose que vous supprimez les candidatures rejetées après l'embauche)
- Effectuer des vérifications d'antécédents sans informer explicitement le candidat à l'avance
Questions fréquentes
- La revDSG s'applique-t-elle à une équipe de 5 personnes?
- Oui. La revDSG s'applique à tous les employeurs, indépendamment de la taille. La seule exception est un usage véritablement personnel (p. ex., un carnet d'adresses personnel), ce qui ne s'applique pas dans un contexte commercial. Une PME de 5 personnes doit encore avoir des déclarations de confidentialité claires et un stockage sécurisé.
- Puis-je conserver le CV d'un candidat rejeté pour des postes futurs?
- Seulement si le candidat donne son consentement explicite, et seulement pour une période raisonnable (généralement 6–12 mois). Sinon, supprimez-le après le processus de recrutement. Si vous souhaitez le recontacter plus tard, demandez d'abord son autorisation. Certaines plateformes de recrutement permettent de définir des délais de suppression automatique.
- Que se passe-t-il si mon comptable ou ma société de paie commet une violation de données?
- Vous restez responsable sauf si vous avez un accord de traitement des données signé et pouvez prouver que vous avez choisi un fournisseur fiable. Confirmez par écrit qu'il se conforme à la revDSG. En cas de violation, notifiez l'autorité de protection. Consultez un avocat sur le partage de responsabilité.
Informations générales pour les employeurs suisses, pas un conseil juridique. Faites valider par un juriste tout ce qui a des conséquences légales.