Modello: Follow-up per assenza al colloquio
Inviate questo follow-up entro 24 ore dall'appuntamento mancato. Mantenetevi neutri – offrite un rinvio se le circostanze sono cambiate, ma fissate una scadenza. Documentate l'incidente nel vostro fascicolo.
Un candidato assente senza preavviso disturba il vostro calendario e crea incertezza. Un follow-up tempestivo e misurato protegge il vostro processo di recruiting e appare professionale.
Inviate questa email entro 24 ore dall'assenza. Rimanete brevi e fattuali. Non siete obbligati a concedere una seconda possibilità – farlo brevemente però segnala correttezza e crea una traccia documentale.
Il modello di email
Copiate e inviate il testo qui sotto. Sostituite [DATA/ORA], [POSIZIONE], [NOME] e [SCADENZA] con i vostri dati. Modificate il tono soltanto se la vostra cultura aziendale differisce significativamente – deve rimanere diretto.
Inviate dal vostro indirizzo email ufficiale. Utilizzate il mezzo di contatto preferito dal candidato indicato nella sua candidatura. Conservate una copia nel vostro fascicolo di recruiting.
Testo dell'email (pronto da copiare)
Oggetto: Re: Colloquio [POSIZIONE] – [DATA/ORA]
Caro/Cara [NOME], non vi siete presentato al vostro colloquio programmato del [DATA] alle [ORA] per la posizione di [POSIZIONE]. Abbiamo atteso fino alle [ORA] senza notizie da voi. Se circostanze vi hanno impedito di partecipare, comunicatecelo entro [DATA – tipicamente 3 giorni lavorativi]. Siamo disponibili a riprogrammare se motivi validi sussistono. Altrimenti chiuderemo la vostra candidatura. Cordiali saluti, [VOSTRO NOME] [AZIENDA] [TELEFONO/EMAIL]
- Adattate [DATA] e [ORA] al vostro calendario.
- Indicate una scadenza chiara – tipicamente 3 giorni lavorativi – per la risposta.
- Usate il voi formale. Niente scuse o calore necessario.
- Non speculate né accusate.
- Archiviate questa email e ogni risposta nel vostro fascicolo di recruiting.
Cosa accade dopo
Se comunica un motivo valido (malattia, emergenza, errore su ora/luogo) e desiderate proseguire, offrite una nuova data. Siate chiari: ulteriori assenze chiudono il processo.
Se non risponde entro la vostra scadenza, chiudete il fascicolo. Nessun contatto ulteriore necessario. Documentate l'assenza nei vostri registri – è pratica standard e aiuta se domande emergono.
- Un colloquio riprogrammato è ragionevole; una seconda assenza tipicamente termina la considerazione.
- Chi scompare mostra scarsa professionalità – fidate del vostro istinto.
- Se proseguire: confermate i dettagli 24 h prima per telefono o SMS.
- Conservate tutte le email e appunti; sono documentazione di recruiting.
- Non cancellate i fascicoli candidati fino a quando la legge svizzera lo consente (tipicamente 6–12 mesi).
- Se segnalato da agenzia o ufficio, notificate anche loro.
Domande frequenti
- Devo concedere una seconda possibilità?
- No. Un'assenza è poco professionale. Però lo standard svizzero è fare un breve follow-up – costa poco e appare equo se questionati dopo. Senza spiegazione in 3 giorni, chiudete.
- Devo menzionare salario, Pensum, luogo?
- No. Questa è solo una email di verifica. Se spiega e concordate una riprogrammazione, inviate un nuovo invito con dettagli (data, ora, Pensum, luogo o link video).
- E se dice di non aver ricevuto l'invito?
- Controllate la cartella Inviati e l'ATS per prova. Avete inviato all'indirizzo fornito? Avete assolto il vostro dovere. Accettate una volta; se ricorre, chiudete.
Informazioni generali per i datori di lavoro svizzeri, non consulenza legale. Fai verificare da un legale tutto ciò che ha conseguenze giuridiche.