Modello: lettera di rifiuto dopo lo screening delle candidature
Inviate un rifiuto tempestivo e fattuale dopo lo screening delle candidature. Un messaggio breve e professionale preserva la vostra immagine di datore di lavoro, chiude l'incertezza del candidato rapidamente e segue la pratica svizzera. Personalizzate con il nome e il titolo della posizione; mantenete un tono neutrale e rispettoso.
Un rifiuto dopo lo screening deve arrivare entro 1–2 settimane dal ricevimento. I datori di lavoro svizzeri sono tenuti a rispondere a tutti i candidati, non lasciarli in attesa indefinita.
Questo modello mantiene il messaggio breve e chiaro. Evitate il linguaggio vago o la critica al CV. Il candidato deve capire: avete esaminato la sua candidatura e non corrisponde a questa posizione—niente di più.
Quando utilizzare questo modello
Utilizzate questo modello dopo la vostra prima revisione dei CV, prima che inizino i colloqui. Inviatelo ai candidati che non passano alla fase di intervista.
Se invitate alcuni candidati al colloquio, inviate i rifiuti agli altri nella stessa settimana. I rifiuti ritardati danneggiano la vostra reputazione e lasciano i candidati in sospeso.
- Entro 1–2 settimane dalla data di scadenza della candidatura
- Prima o subito dopo l'invio degli inviti ai colloqui
- Solo ai candidati esclusi dopo lo screening iniziale
- Usare lo stesso modello per tutti i candidati scartati
- Invio da parte di una persona nominata (responsabile HR o recruiter), non da un indirizzo generico
- Non chiedete ai candidati di rispondere o di giustificarsi
Testo del modello
Copiate e personalizzate questo testo. Sostituite [le parole tra parentesi] con i vostri dati. Mantenete un tono neutrale; non scusatevi eccessivamente e non spiegate i criteri di selezione.
Invio via e-mail. Un'unica breve comunicazione è sufficiente—non è necessaria una lettera formale.
- [NOME_CANDIDATO], grazie per aver candidato per la posizione di [TITOLO_INCARICO] presso [NOME_AZIENDA].
- Abbiamo ricevuto [NUMERO] candidature e abbiamo completato il nostro screening. La vostra candidatura non procede alla fase successiva.
- Vi auguriamo successo nella vostra ricerca di lavoro.
- Cordiali saluti, [VOSTRO_NOME], [VOSTRO_TITOLO]
- Non menzionate debolezze specifiche nel CV e non chiedete feedback
- Non invitate i candidati a ricandidarsi per lo stesso incarico in futuro
Dati e documentazione
Secondo la Legge federale svizzera sulla protezione dei dati (LPD), i candidati possono richiedere la cancellazione dei loro dati personali. Dovete conformarvi entro 30 giorni a meno che un obbligo legale non vi obblighi a conservarli.
Conservate i fascicoli delle candidature per almeno 12 mesi nel caso in cui un candidato contesti la decisione di assunzione. Documentate brevemente la decisione di screening (per es. 'Escluso: esperienza richiesta non soddisfatta').
- Conservare l'e-mail di rifiuto e le note di screening per almeno 12 mesi
- Su richiesta di cancellazione, cancellare entro 30 giorni salvo obbligo legale
- Non condividere i motivi del rifiuto con terzi
- Includere una dichiarazione di gestione dei dati nel vostro modulo di candidatura o pagina di carriera se raccogliete regolarmente CV
- Informare i candidati per quanto tempo conserverete i loro dati (per es. '12 mesi')
- Consultare un avvocato specializzato in protezione dei dati se siete incerti
Domande frequenti
- Devo inviare un rifiuto a ogni candidato?
- La pratica svizzera prevede una risposta a tutti i candidati che presentano una candidatura formale. Inviare un rifiuto è una cortesia professionale e protegge la vostra reputazione di datore di lavoro. Il silenzio danneggia l'immagine e può esporre a reclami se i processi non sono stati trasparenti.
- Posso fornire motivazioni per il rifiuto?
- Non siete obbligati. Un semplice messaggio 'non passa alla fase successiva' è sufficiente e più sicuro. Se fornite feedback, mantenetelo fattuale e costruttivo—evitate le opinioni ('non è adatto') e non menzionate mai caratteristiche protette (età, sesso, origine, religione).
- Per quanto tempo devo conservare i fascicoli delle candidature?
- Per almeno 12 mesi per difendere la vostra decisione di assunzione. Archiviateli in modo sicuro. Secondo la LPD, i candidati possono richiedere la cancellazione dopo quel periodo; dovete conformarvi entro 30 giorni a meno che un obbligo legale non lo impedisca (per es. procedimento giudiziario, audit fiscale).
Informazioni generali per i datori di lavoro svizzeri, non consulenza legale. Fai verificare da un legale tutto ciò che ha conseguenze giuridiche.