Modèle : lettre de rejet après tri des candidatures
Envoyez un rejet rapide et factuel après le tri des candidatures. Un message court et professionnel préserve votre image d'employeur, met fin à l'incertitude du candidat et respecte la pratique suisse. Personnalisez avec le nom et le titre du poste ; conservez un ton neutre et respectueux.
Un rejet après tri doit arriver dans 1–2 semaines après réception. Les employeurs suisses sont tenus de répondre à tous les candidats, sans les laisser dans l'attente indéfinie.
Ce modèle garde le message court et clair. Évitez le flou ou la critique du CV. Le candidat doit comprendre : vous avez examiné sa candidature et elle ne convient pas à ce poste—rien de plus.
Quand utiliser ce modèle
Utilisez ce modèle après votre premier examen des CV, avant les entretiens. Envoyez-le aux candidats qui n'accèdent pas à l'étape d'entretien.
Si vous convoquez certains candidats à un entretien, envoyez les rejets aux autres la même semaine. Les rejets tardifs nuisent à votre réputation et laissent les candidats en suspens.
- Dans 1–2 semaines après la date limite de candidature
- Avant ou immédiatement après l'envoi des convocations aux entretiens
- Uniquement aux candidats exclus après le tri initial
- Utiliser le même modèle pour tous les candidats triés
- Envoi d'une personne nommée (responsable RH ou recruteur), pas d'adresse générique
- Ne pas demander aux candidats de répondre ou de se justifier
Texte du modèle
Copiez et personnalisez ce texte. Remplacez les [mots entre crochets] par vos données. Gardez un ton neutre ; ne vous excusez pas excessivement et n'expliquez pas les critères de sélection.
Envoi par e-mail. Un seul message bref suffit—aucun courrier formel nécessaire.
- [PRENOM_CANDIDAT], merci d'avoir postulé pour le poste de [TITRE_POSTE] chez [NOM_ENTREPRISE].
- Nous avons reçu [NOMBRE] candidatures et venons de terminer notre tri. Votre candidature ne poursuit pas au stade suivant.
- Nous vous souhaitons beaucoup de succès dans votre recherche d'emploi.
- Cordialement, [VOTRE_NOM], [VOTRE_TITRE]
- Ne mentionnez pas des faiblesses spécifiques du CV et ne demandez pas de retour
- N'invitez pas les candidats à postuler de nouveau pour le même poste ultérieurement
Données et dossiers
En vertu de la Loi fédérale sur la protection des données (LPD), les candidats peuvent demander la suppression de leurs données. Vous devez vous conformer dans les 30 jours, sauf obligation légale de conservation.
Conservez les dossiers de candidature au moins 12 mois au cas où un candidat contesterait la décision d'embauche. Documentez brièvement la décision de tri (par ex. : 'Exclu : expérience requise non satisfaite').
- Conserver l'e-mail de rejet et les notes de tri pendant au moins 12 mois
- À la demande de suppression, supprimer dans les 30 jours sauf obligation légale
- Ne pas partager les motifs de rejet avec des tiers
- Inclure une déclaration de traitement des données dans votre formulaire ou page carrière si vous collectez régulièrement des CV
- Indiquer aux candidats combien de temps vous conservez leurs données (par ex. : '12 mois')
- Consulter un avocat spécialisé en protection des données en cas de doute
Questions fréquentes
- Dois-je rejeter tous les candidats ?
- La pratique suisse s'attend à une réponse à tous les candidats ayant soumis une candidature formelle. L'envoi d'un rejet est une courtoisie professionnelle et protège votre réputation. Le silence nuit à votre image et peut entraîner des plaintes si les procédures n'ont pas été transparentes.
- Puis-je expliquer les raisons du rejet ?
- Vous n'y êtes pas obligé. Un simple message 'n'a pas poursuivi au stade suivant' suffit et est plus sûr. Si vous offrez un retour, restez factuel et constructif—évitez les opinions ('ne convient pas') et ne mentionnez jamais les caractéristiques protégées (âge, sexe, origine, religion).
- Combien de temps dois-je conserver les dossiers de candidature ?
- Au minimum 12 mois pour justifier votre décision d'embauche. Stockez-les en toute sécurité. En vertu de la LPD, les candidats peuvent demander la suppression après cette période ; vous devez vous conformer dans les 30 jours sauf si une obligation légale l'empêche (par ex. : procédure judiciaire, audit fiscal).
Informations générales pour les employeurs suisses, pas un conseil juridique. Faites valider par un juriste tout ce qui a des conséquences légales.