Vorlage: Nachfrage nach ausgebliebener Bewerberin
Senden Sie die Nachfrage innerhalb eines Arbeitstages. Halten Sie den Ton neutral – bieten Sie Umplanung an, falls Umstände sich geändert haben, setzen aber eine Deadline. Dokumentieren Sie den Vorfall in Ihrer Recruiting-Akte.
Eine Bewerberin, die ohne Meldung nicht zum Interview erscheint, stört Ihren Zeitplan und schafft Unsicherheit. Eine prompte, sachliche Nachfrage schützt Ihre Recruiting-Timeline und wirkt professionell.
Versenden Sie diese E-Mail innerhalb von 24 Stunden nach dem versäumten Termin. Kurz und faktisch halten. Sie müssen keine zweite Chance geben – tun Sie es aber kurz, signalisiert das Fairness und gibt Ihnen eine klare Dokumentation.
Die Email-Vorlage
Kopieren und versenden Sie den Text unten. Ersetzen Sie [DATUM/UHR], [STELLE], [NAME] und [FRIST] durch Ihre Angaben. Ändern Sie den Ton nur, wenn Ihre Unternehmenskultur deutlich abweicht – er sollte direkt bleiben.
Versenden Sie von Ihrer offiziellen Mailadresse. Nutzen Sie das bevorzugte Kontaktmedium der Bewerberin aus ihrer Bewerbung. Speichern Sie eine Kopie in Ihrer Recruiting-Akte.
Email-Text (kopierbereit)
Betreff: Re: Vorstellungsgespräch [STELLE] – [DATUM/UHR]
Sehr geehrte Frau [NAME], zu Ihrem vereinbarten Termin am [DATUM] um [UHR] für die Stelle [STELLE] sind Sie nicht erschienen. Wir haben bis [UHR] gewartet und nichts von Ihnen gehört. Sollten Umstände Ihr Erscheinen verhindert haben, teilen Sie uns dies bitte bis [DATUM – typischerweise 3 Arbeitstage] mit. Wir sind offen für einen neuen Termin, sofern ein triftiger Grund besteht. Andernfalls schliessen wir Ihre Bewerbung ab. Freundliche Grüsse, [IHR NAME] [UNTERNEHMEN] [TELEFON/EMAIL]
- Passen Sie [DATUM] und [UHR] an Ihren Kalender an.
- Nennen Sie eine klare Frist – typischerweise 3 Arbeitstage – für die Antwort.
- Verwenden Sie die formale Anrede (Sie). Keine Ausreden oder Wärme nötig.
- Spekulieren oder beschuldigen Sie nicht.
- Archivieren Sie diese Email und etwaige Antwort in Ihrem Recruiting-Ordner.
Was kommt danach
Antwortet sie mit triftigem Grund (Krankheit, Notfall, Missverständnis von Zeit/Ort) und Sie möchten weitermachen, bieten Sie einen neuen Termin an. Setzen Sie klare Erwartungen: weitere No-Shows beenden das Verfahren.
Antwortet sie nicht bis zur Frist, schliessen Sie die Akte. Kein weiterer Kontakt nötig. Dokumentieren Sie den No-Show in Ihren Unterlagen – das ist Standard und hilft, wenn später Fragen aufkommen.
- Ein Uplanungstermin ist angemessen; ein zweiter No-Show beendet typischerweise die Überlegung.
- Wer verschwindet, zeigt tiefe Professionalität – vertrauen Sie Ihrem Instinkt.
- Bei Weiterführung: bestätigen Sie Details 24 h vorher telefonisch oder per SMS.
- Speichern Sie alle Mails und Notizen; sie gehören zur Recruiting-Dokumentation.
- Löschen Sie Bewerberdaten nicht, bis das Schweizer Datenschutzrecht das erlaubt (typisch 6–12 Monate).
- War die Bewerberin über ein Büro vermittelt, benachrichtigen Sie auch dieses.
Häufige Fragen
- Muss ich eine zweite Chance geben?
- Nein. Ein No-Show ist unprofessionell. Schweizer Norm ist aber, kurz nachzufassen – das kostet wenig und wirkt fair, falls später Fragen kommen. Erklärt sie sich nicht bis Tag 3, schliessen Sie die Akte.
- Soll ich erwähnen – Lohn, Pensum, Ort?
- Nein. Das ist nur eine Nachfrage-Email. Erklärt sie sich und Sie stimmen Umplanung zu, versenden Sie eine frische Einladung mit Logistik (Datum, Uhr, Pensum, Ort oder Video-Link).
- Was, wenn sie sagt, sie habe die Einladung nie bekommen?
- Überprüfen Sie Sent-Ordner und ATS-Beweis. Haben Sie zur angegebenen Adresse versendet, haben Sie Ihre Pflicht getan. Akzeptieren Sie diese Erklärung einmal; passiert es erneut, schliessen Sie.
Allgemeine Informationen für Schweizer Arbeitgeber, keine Rechtsberatung. Lassen Sie alles mit rechtlichen Folgen von einer Juristin prüfen.