Interview-Erinnerung per E-Mail – Vorlage
Versenden Sie diese Erinnerung 2–3 Tage vor dem Interview. Nennen Sie exakte Uhrzeit, Ort (oder Teams-/Zoom-Link), Ansprechperson und mitzubringende Unterlagen. Kurz, sachlich, präzise. Dies reduziert Ausfallquoten und schafft Klarheit.
Eine rechtzeitige Erinnerung reduziert Absagen und signalisiert Professionalität. Versenden Sie sie 2–3 Arbeitstage vor dem Termin.
Personalisieren Sie die Vorlage mit Firmennamen, Adresse, Name der interviewenden Person und Stellentitel. Bei Remote-Interviews den Meeting-Link zeitig bereitstellen.
Inhalt der Erinnerung
Nennen Sie exaktes Datum, Uhrzeit (z. B. Dienstag, 14. Januar 2025, 14:00 MEZ) und voraussichtliche Dauer. Name und Titel der interviewenden Person. Firmennamen und Adresse oder Videokonferenz-Link.
Aufzählung der mitzubringenden Unterlagen: Lebenslauf, Zeugnisse, Referenzen, Portfolio. Instruktionen kurz und verständlich. Kandidat kann absagen oder verschieben lassen.
- Exaktes Datum, Uhrzeit (z. B. Dienstag, 14. Januar 2025, 14:00 MEZ) und Dauer
- Adresse mit Parkplatz-/Anfahrtsinformation oder Zoom-/Teams-Link
- Name und Titel der interviewenden Person
- Mitzubringende Unterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse, ggf. Arbeitsproben)
- Notfallkontakt (optional, aber praktisch)
- Verfahren bei Absage oder Verschiebung
Ton und Format
Sachlich, höflich, Swiss-Style: keine Überschwänglichkeit, keine Vertrautheit. Eine kurze E-Mail wird eher gelesen als eine lange.
Aufzählungen oder Nummerierungen verwenden. Alle Links testen. Datum, Uhrzeit und Adresse nochmals überprüfen – Fehler schaffen Unsicherheit.
- Absätze max. 2–3 Sätze
- Direkte Telefonnummer für Last-Minute-Änderungen angeben
- Bestätigung nicht zwingend erforderlich, aber willkommen
- Korrekte Anrede (Herr/Frau) verwenden
- Keine automatischen Abwesenheitsnotizen nutzen
- Von benannter Firmen-E-Mail versenden, nicht von Sammelpostfach
Rechtliches und Praktisches
Eine Interview-Erinnerung ist kein Vertrag und schafft keine Rechtsverpflichtung. Sie signalisiert aber Professionalität und reduziert Missverständnisse. Erinnerung in der Kandidaten-Akte speichern.
Muss ein Termin verschoben werden, neue Erinnerung mindestens 48 Stunden vorher. Wiederholte Absagen von Ihrerseite beeinträchtigen Ihren Arbeitgeberruf.
- Sendedatum in Ihr Kandidaten-Verwaltungssystem eintragen
- Bei Remote-Interviews vorher Video und Audio testen
- Bei Vor-Ort-Interviews in grösseren Gebäuden: Parkplatz und Empfang klären
- Firmennamen, Website und/oder LinkedIn-Profil angeben
- Keine grossen Dateien anhängen; auf Webseiten verlinken
- Erinnerungen während Geschäftszeiten versenden
Häufige Fragen
- Wann sollte ich die Erinnerung versenden?
- 2–3 Arbeitstage vor dem Termin. So hat der Kandidat Zeit zu bestätigen, sich vorzubereiten oder einen neuen Termin zu beantragen, ohne bis zur letzten Minute unsicher zu sein.
- Was, wenn der Kandidat nicht antwortet?
- Keine Antwort bedeutet nicht automatisch Zusage. Am Morgen des Interviews ein kurzer Anruf (15 Min. vorher) ist professionell und reduziert Ausfallquoten.
- Sollte ich Gehalt, Startdatum oder Stellendetails in die Erinnerung schreiben?
- Nein. Die Erinnerung bestätigt nur Ort und Zeit. Stellendetails, Kompensation und Arbeitsbedingungen werden in früheren Schreiben oder im Gespräch selbst geklärt.
Allgemeine Informationen für Schweizer Arbeitgeber, keine Rechtsberatung. Lassen Sie alles mit rechtlichen Folgen von einer Juristin prüfen.