Modèle d'email – Rappel d'entretien
Envoyez ce rappel 2–3 jours avant l'entretien. Incluez la date précise, l'heure, le lieu (ou lien Teams/Zoom), le nom du responsable et les documents à apporter. Bref, factuel, clair. Cela réduit les annulations et crée de la transparence.
Un rappel bien chronométré réduit les défections et montre du professionnalisme. À envoyer 2–3 jours ouvrables avant la date.
Personnalisez le modèle avec le nom de l'entreprise, l'adresse, le nom de la personne interviewant et l'intitulé du poste. Pour les entretiens à distance, fournir le lien de réunion à l'avance.
Contenu du rappel
Indiquez la date exacte, l'heure (p. ex. mardi 14 janvier 2025, 14:00 CET) et la durée prévue. Nom et titre de la personne qui mènera l'entretien. Adresse de l'entreprise ou lien de visioconférence.
Énumérez les documents à apporter : CV, certificats, références, portfolio. Instructions brèves et claires. Le candidat peut demander une annulation ou un report.
- Date exacte, heure (p. ex. mardi 14 janvier 2025, 14:00 CET) et durée estimée
- Adresse avec indications de stationnement/accès ou lien Teams/Zoom
- Nom et titre de l'intervieweur
- Documents à apporter (CV, certificats, éventuellement portfolio)
- Numéro de contact d'urgence (optionnel mais pratique)
- Procédure en cas d'annulation ou de report
Ton et présentation
Ton direct et courtois, à la suisse : pas de verbosité, pas de familiarité. Un email court sera mieux lu qu'un long.
Utiliser des puces ou numérotations. Tester tous les liens. Vérifier à nouveau la date, l'heure et l'adresse – les erreurs créent de l'incertitude.
- Paragraphes limités à 2–3 phrases
- Fournir un numéro de téléphone direct pour les changements de dernière minute
- Confirmation non obligatoire mais bienvenue
- Utiliser la formule de politesse appropriée (Monsieur/Madame)
- Éviter les répondeurs automatiques source de confusion
- Envoyer depuis une adresse email nominative, pas une boîte générique
Aspects juridiques et pratiques
Un rappel d'entretien n'est pas un contrat et ne crée aucune obligation légale. Il signale toutefois du professionnalisme et réduit les malentendus. Conserver une copie dans le dossier du candidat.
Si un changement de date est nécessaire, envoyer un nouveau rappel au moins 48 heures avant. Les annulations répétées de votre côté endommagent votre réputation d'employeur.
- Enregistrer la date d'envoi dans votre système de gestion des candidats
- Pour les entretiens à distance : tester vidéo et son à l'avance
- Pour les entretiens sur site dans les grands bâtiments : clarifier le stationnement et l'accueil
- Inclure le nom de l'entreprise, le site web et/ou le profil LinkedIn
- Ne pas joindre de fichiers volumineux ; renvoyer vers les pages pertinentes
- Envoyer les rappels pendant les heures de bureau
Questions fréquentes
- À quel moment envoyer le rappel ?
- 2–3 jours ouvrables avant l'entretien. Cela donne au candidat le temps de confirmer, de se préparer ou de demander un report, sans rester dans l'incertitude jusqu'au dernier moment.
- Que faire si le candidat ne répond pas ?
- Pas de réponse ne signifie pas confirmation. Le matin de l'entretien, un bref appel téléphonique (15 min avant) est professionnel et réduit les absences.
- Dois-je inclure le salaire, la date de début ou les détails du poste dans le rappel ?
- Non. Le rappel ne confirme que le lieu et l'heure. Les détails du poste, la rémunération et les conditions de travail sont communiqués dans la correspondance antérieure ou au cours de l'entretien.
Informations générales pour les employeurs suisses, pas un conseil juridique. Faites valider par un juriste tout ce qui a des conséquences légales.