Modello di Email – Promemoria Colloquio
Inviate questo promemoria 2–3 giorni prima del colloquio. Includete la data esatta, l'ora, il luogo (o il link Teams/Zoom), il nome del responsabile e i documenti da portare. Breve, fattuale, chiaro. Riduce le cancellazioni e crea trasparenza.
Un promemoria ben tempestivo riduce le defezioni e segnala professionalità. Inviare 2–3 giorni lavorativi prima della data.
Personalizzate il modello con il nome dell'azienda, l'indirizzo, il nome della persona che condurrà il colloquio e il titolo della posizione. Per colloqui a distanza, fornite il link di riunione in anticipo.
Contenuto del promemoria
Indicate la data esatta, l'ora (ad es. martedì 14 gennaio 2025, 14:00 CET) e la durata prevista. Nome e titolo della persona che condurrà il colloquio. Indirizzo aziendale o link di videoconferenza.
Elencate i documenti da portare: CV, certificati, referenze, portfolio. Istruzioni brevi e chiare. Il candidato può chiedere un'annullamento o un rinvio.
- Data esatta, ora (ad es. martedì 14 gennaio 2025, 14:00 CET) e durata prevista
- Indirizzo con indicazioni di parcheggio/accesso o link Teams/Zoom
- Nome e titolo della persona che condurrà il colloquio
- Documenti da portare (CV, certificati, eventualmente portfolio)
- Numero di contatto di emergenza (facoltativo ma utile)
- Procedura in caso di annullamento o rinvio
Tono e presentazione
Tono diretto e cortese, all'uso svizzero: senza verbosità, senza familiarità. Un'email breve sarà letta meglio di una lunga.
Utilizzate punti elenco o numerazioni. Testate tutti i link. Controllate di nuovo la data, l'ora e l'indirizzo – gli errori creano incertezza.
- Paragrafi limitati a 2–3 frasi
- Fornire un numero di telefono diretto per cambiamenti dell'ultimo minuto
- Conferma non obbligatoria ma benvenuta
- Utilizzare la formula di cortesia appropriata (Signor/Signora)
- Evitare risponditori automatici fonte di confusione
- Inviare da un indirizzo email nominativo, non da una casella generica
Aspetti legali e pratici
Un promemoria di colloquio non è un contratto e non crea obblighi legali. Tuttavia segnala professionalità e riduce i malintesi. Conservare una copia nel fascicolo del candidato.
Se è necessario un cambiamento di data, inviare un nuovo promemoria almeno 48 ore prima. I ripetuti annullamenti da parte vostra danneggiano la vostra reputazione di datore di lavoro.
- Registrare la data di invio nel vostro sistema di gestione dei candidati
- Per i colloqui a distanza: testare video e audio in anticipo
- Per i colloqui in loco in edifici grandi: chiarire parcheggio e accoglienza
- Includere il nome dell'azienda, il sito web e/o il profilo LinkedIn
- Non allegare file di grandi dimensioni; rimandare alle pagine pertinenti
- Inviare i promemoria durante l'orario di lavoro
Domande frequenti
- Quando inviare il promemoria?
- 2–3 giorni lavorativi prima del colloquio. In questo modo il candidato ha il tempo di confermare, prepararsi o richiedere un rinvio, senza rimanere nell'incertezza fino all'ultimo momento.
- Che cosa fare se il candidato non risponde?
- L'assenza di risposta non significa automaticamente conferma. La mattina del colloquio, una breve telefonata (15 minuti prima) è professionale e riduce le assenze.
- Devo includere lo stipendio, la data di inizio o i dettagli della posizione nel promemoria?
- No. Il promemoria conferma solo il luogo e l'ora. I dettagli della posizione, la retribuzione e le condizioni di lavoro sono comunicati nella corrispondenza precedente o durante il colloquio stesso.
Informazioni generali per i datori di lavoro svizzeri, non consulenza legale. Fai verificare da un legale tutto ciò che ha conseguenze giuridiche.