Modèle : Relance suite à absence à l'entretien
Envoyez ce suivi dans les 24 heures après le rendez-vous manqué. Gardez un ton neutre – proposez un report si les circonstances ont changé, mais fixez une limite de réponse. Documentez l'incident dans votre dossier.
Un candidat qui manque un entretien sans avertissement perturbe votre calendrier et crée de l'incertitude. Un suivi rapide et mesuré protège votre processus de recrutement et affiche du professionnalisme.
Envoyez cet email dans les 24 heures après l'absence. Restez court et factuel. Vous n'êtes pas obligé de proposer une seconde chance – mais le faire brièvement signale de l'équité et vous laisse une trace claire.
Le modèle d'email
Copiez et envoyez le texte ci-dessous. Remplacez [DATE/HEURE], [POSTE], [NOM] et [DÉLAI] par vos données. Ne modifiez le ton que si votre culture d'entreprise diffère fortement – il doit rester direct.
Envoyez depuis votre adresse email officielle. Utilisez le moyen de contact préféré du candidat indiqué dans sa candidature. Conservez une copie dans votre dossier de recrutement.
Texte de l'email (prêt à copier)
Objet : Re : Entretien [POSTE] – [DATE/HEURE]
Madame, Monsieur [NOM], Vous n'avez pas vous présenté à votre entretien prévu le [DATE] à [HEURE] pour le poste de [POSTE]. Nous avons attendu jusqu'à [HEURE] sans nouvelles de votre part. Si des circonstances vous ont empêché de venir, veuillez nous l'expliquer avant le [DATE – typiquement 3 jours ouvrables]. Nous sommes ouvert à reporter si une raison valide existe. Autrement, nous fermerons votre candidature. Cordialement, [VOTRE NOM] [ENTREPRISE] [TÉLÉPHONE/EMAIL]
- Adaptez [DATE] et [HEURE] à votre calendrier.
- Fixez un délai clair – typiquement 3 jours ouvrables – pour répondre.
- Utilisez le vouvoiement. Pas d'excuses ni de chaleur requises.
- Ne spéculez ni n'accusez.
- Archivez cet email et toute réponse dans votre dossier de recrutement.
Après le suivi
S'il explique avec une raison valide (maladie, urgence, malentendu sur heure/lieu) et vous souhaitez continuer, proposez une nouvelle date. Soyez clair : une nouvelle absence ferme le dossier.
S'il ne répond pas avant votre délai, fermez son dossier. Aucun contact supplémentaire. Documentez l'absence dans vos dossiers – c'est standard et utile si questions surgissent.
- Un entretien reporté est acceptable ; une deuxième absence termine typiquement.
- Qui disparaît montre peu de professionnalisme – fiez-vous à votre jugement.
- En cas de poursuite : confirmez les détails 24 h avant par téléphone ou SMS.
- Conservez tous les emails et notes ; ce sont des documents de recrutement.
- Ne supprimez pas les dossiers candidat jusqu'à ce que la loi suisse le permette (typiquement 6–12 mois).
- Si recommandé par un bureau ou agence, notifiez-les aussi.
Questions fréquentes
- Dois-je donner une seconde chance ?
- Non. Une absence est peu professionnelle. Mais la norme suisse est de relancer brièvement – c'est peu coûteux et paraît équitable si on vous interroge plus tard. Sans explication en 3 jours, fermez.
- Dois-je mentionner salaire, Pensum, lieu ?
- Non. C'est une email d'enquête uniquement. S'il explique et vous reportez, envoyez une nouvelle invitation avec détails (date, heure, Pensum, lieu ou lien vidéo).
- Et s'il dit n'avoir jamais reçu l'invitation ?
- Vérifiez votre dossier Envoyés et votre ATS pour preuve. Avez-vous envoyé à l'adresse fournie, vous avez rempli votre devoir. Acceptez une fois ; si cela se reproduit, fermez.
Informations générales pour les employeurs suisses, pas un conseil juridique. Faites valider par un juriste tout ce qui a des conséquences légales.