Vorlage: Kandidaten um Referenzen bitten
Fordern Sie Referenzen von Kandidaten an, nachdem Sie sich für ein Vorstellungsgespräch entschieden haben oder bevor Sie ein Angebot unterbreiten. Diese Vorlage bietet neutrale, professionelle Formulierungen, die Sie schnell mit dem Namen des Kandidaten, der Stelle und Ihren Kontaktdaten anpassen können. Schweizer Arbeitgeber schätzen klare, effiziente Kommunikation.
Referenzen sind in der Schweiz Standard. Die meisten Kandidaten erwarten, dass Sie sie vor oder unmittelbar nach dem letzten Gespräch fragen. Diese Vorlage hilft Ihnen, Referenzen klar und professionell anzufordern, ohne Zeit zu verlieren.
Timing ist entscheidend: Fragen Sie nach Referenzen erst an, nachdem Sie sich für den Kandidaten entschieden haben. Wenn Sie Arbeitszeugnisse oder Verhaltensüberprüfungen benötigen, ist eine Referenz eines früheren Arbeitgebers rechtlich zulässig. Kandidaten haben jedoch das Recht zu wissen, dass Sie Referenzen kontaktieren.
Wann Referenzen anfragen
Senden Sie diese Anfrage nach dem letzten Gespräch, sobald Sie sicher sind, dass der Kandidat gut passt. Frühe Überprüfungen wirken vorschnell; späte verzögern Ihre Einstellungsentscheidung.
Geben Sie Kandidaten 3–5 Arbeitstage Zeit, um Kontaktdaten bereitzustellen und ihre Referenzen zu informieren. Die meisten Schweizer Arbeitgeber kontaktieren 2–3 Referenzen (früherer direkter Vorgesetzter, Kollege oder Team-Lead).
- Anfrage nach dem letzten Gespräch, nicht davor
- Kandidaten 3–5 Tage Zeit geben, um Referenzen vorzubereiten
- 2–3 professionelle Kontakte pro Kandidat anstreben
- Zustimmung des Kandidaten vor Kontaktaufnahme bestätigen
- Zeitrahmen für Kontaktaufnahme angeben
- Anbieten, eine kurze Rollenbeschreibung bereitzustellen, falls hilfreich
Was in die Anfrage gehört
Halten Sie die E-Mail kurz. Nennen Sie die Stelle, skizzieren Sie, was Sie brauchen, und fordern Sie spezifische Kontaktdetails an (Name, Titel, E-Mail, Telefon). Fragen Sie nicht nach schriftlichen Referenzen; Telefonanrufe sind schneller und zuverlässiger.
Machen Sie deutlich, dass Sie die Einschätzung des Referenzen zur Arbeitsweise, Zuverlässigkeit und Eignung des Kandidaten schätzen. Professionelle Höflichkeit ist in der Schweiz wichtig.
- Stellentitel und Firmenname klar benennen
- 2–3 Referenzen mit Name, Titel und Kontaktdetails anfragen
- Referenzen wählen, die den Kandidaten direkt überwacht haben
- Telefoninterviews schriftlichen Referenzen vorziehen
- Kurz erklären, was Sie fragen werden (Arbeitseinsatz, Zuverlässigkeit, Eignung)
- Klare Frist für Bereitstellung von Kontaktdetails setzen
Kopiervorlage
--- Liebe/r [Name des Kandidaten], wir freuen uns auf Ihre Leistung in unserem Vorstellungsprozess und möchten vor der Unterbreitung unseres Angebots für die Stelle [Jobtitel] Referenzen überprüfen. Könnten Sie bitte die Kontaktdaten von 2–3 beruflichen Referenzen bereitstellen – idealerweise ein ehemaliger direkter Vorgesetzter oder Team-Lead – mit Name, aktuellem Titel, E-Mail und Telefonnummer. Wir werden sie in der nächsten Woche kontaktieren, um Ihre Berufserfahrung, Zuverlässigkeit und Eignung für unser Team zu besprechen. Bitte bestätigen Sie, dass Ihre Referenzen wissen, dass wir uns möglicherweise an sie wenden, und dass sie dieser Kontaktaufnahme zustimmen. Vielen Dank für Ihre Zusammenarbeit. Freundliche Grüsse, [Ihr Name, Titel, Unternehmen]
--- Hinweise: Ersetzen Sie [Name des Kandidaten], [Jobtitel] und [Ihr Name, Titel, Unternehmen]. Passen Sie den Zeitrahmen bei Bedarf an. In deutschsprachigen Kantonen erwarten Kandidaten oft die formale Sie-Form; wählen Sie Ihren eigenen Unternehmensstil. Wenn der Kandidat Datenschutzbedenken äussert, versichern Sie ihm, dass Sie diskret vorgehen.
- Mit Name und Jobtitel des Kandidaten personalisieren
- Spezifische Kontaktdetails anfragen (Name, Titel, E-Mail, Telefon)
- Klare Frist setzen (normalerweise 5–7 Tage)
- Zustimmung des Kandidaten vor Anruf bei Referenzen bestätigen
- Ton professionell, aber freundlich halten
- Per E-Mail senden für schriftlichen Nachweis
Häufige Fragen
- Muss ich die Zustimmung des Kandidaten einholen, bevor ich Referenzen kontaktiere?
- Das Schweizer Arbeitsrecht verlangt keine schriftliche Genehmigung, aber professionelle Höflichkeit schon. Teilen Sie dem Kandidaten immer mit, dass Sie seine Referenzen kontaktieren, und geben Sie ihm Zeit, diese vorzubereiten. So vermeiden Sie Überraschungen und bauen Vertrauen auf.
- Kann ich Referenzen kontaktieren, wenn der Kandidat keine Kontaktdetails angegeben hat?
- Sie können versuchen, Referenzen selbst zu finden (z. B. auf LinkedIn), aber das ist schlechte Praxis. Fragen Sie den Kandidaten immer zuerst. Er kennt seine Referenzen am besten und kann sie auf Ihren Anruf vorbereiten, was zu ehrlicheren Rückmeldungen führt.
- Was tun, wenn ein Kandidat Referenzen verweigert?
- Das ist ein Warnsignal. Fragen Sie, warum. Einige Kandidaten fürchten schlechte Referenzen von einem schwierigen Vorgesetzten; andere könnten etwas verbergen. Fordern Sie mindestens eine Referenz an, oder erwägen Sie, den Einstellungsprozess zu unterbrechen. Ein Anwalt kann bei Verdacht auf Fehlverhalten raten.
Allgemeine Informationen für Schweizer Arbeitgeber, keine Rechtsberatung. Lassen Sie alles mit rechtlichen Folgen von einer Juristin prüfen.