Puis-je conserver les données d'un candidat si nous pourrions le recruter à l'avenir ?

Seulement si vous avez un consentement documenté et une stratégie de recrutement active pour des postes similaires. Si vous conservez simplement les dossiers 'juste au cas où', cela échoue au test de nécessité selon la LPD révisée. Une possibilité vague d'embauche future n'est pas une base légale. Fixez une période de conservation – 6 à 12 mois pour les candidats rejetés – et respectez les demandes de suppression après cette période.

Que faire si mon ATS ne supporte pas la suppression de données ?

Vous devez toujours respecter la demande de suppression. Travaillez avec votre fournisseur d'ATS pour supprimer l'enregistrement du candidat, ou exportez et supprimez manuellement les données. Les limites de votre logiciel ne remplacent pas le droit du candidat. Si votre outil ne supporte pas la LPD révisée, envisagez de changer de fournisseur ou mettre en place une solution rapidement.

Dois-je supprimer les données si le candidat est devenu employé ?

Non. Une fois embauché, les données du candidat (CV, contrat de travail, dossiers de paie, rapports de temps de travail) relèvent du droit du travail et fiscal, pas seulement du droit du recrutement. Vous devez conserver les données de paie pendant au moins cinq ans selon les règles de TVA et d'impôt sur le revenu. Cependant, vous pouvez supprimer les matériaux de recrutement extrinsèques (notes d'entretien, drapeaux de rejet) sauf s'ils sont légalement requis.

Droit à l'oubli pour les données de candidats

Le droit à l'oubli (droit à l'effacement) est le droit légal d'un candidat de vous demander de supprimer ses données personnelles de vos dossiers de recrutement. Selon la loi fédérale suisse sur la protection des données (LPD révisée), les candidats peuvent exiger la suppression si les données ne sont plus nécessaires, ont été collectées illégalement ou si le consentement est retiré. Vous devez répondre dans les 30 jours, bien que des exceptions existent – par exemple, si vous devez conserver les données pour la paie ou des raisons légales.

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Un candidat postule chez votre PME, vous collectez CV, coordonnées et notes d'entretien. Une fois quelqu'un d'autre embauché ou le poste fermé, ces données restent dans vos dossiers. Selon la loi fédérale suisse sur la protection des données (LPD révisée), les candidats ont le droit de vous demander de les supprimer.

Ce droit n'est pas absolu. Vous pouvez légalement conserver certaines données pour des raisons fiscales, contractuelles ou légales. L'essentiel est de savoir quelles données doivent être supprimées, lesquelles peuvent être conservées et comment réagir rapidement.

Quand le droit à l'oubli s'applique

Un candidat déclenche ce droit en demandant explicitement la suppression – généralement par écrit, parfois par e-mail ou formulaire de contact. Scénarios courants : après un refus, lors du retrait du consentement au traitement des données, ou des années après une candidature rejetée oubliée dans votre système.

Selon le droit suisse (LPD révisée), le droit à l'effacement existe si les données ne sont plus nécessaires au recrutement, ont été collectées illégalement ou si le candidat a retiré son consentement. Vous ne pouvez pas simplement ignorer la demande ou la repousser indéfiniment.

Le candidat postule, est rejeté, puis vous demande par e-mail de supprimer ses données
Vous conservez CV et notes d'entretien d'une campagne qui s'est terminée il y a deux ans
Le candidat n'a jamais consenti à la conservation de ses données après la fermeture du poste
Les données ont été collectées sans avis de protection des données adéquat lors de la candidature
Le candidat exerce son droit à l'effacement par écrit ou via votre système

Votre obligation légale

Vous devez répondre à une demande de suppression dans les 30 jours (LPD révisée, article 17). Si vous pouvez supprimer les données, faites-le et confirmez l'achèvement. Si vous avez une raison légale de les conserver – dossiers de paie, preuve de candidature pour audits, contrat de travail actif – expliquez clairement pourquoi la suppression est impossible.

Documentez votre réponse. Conservez une trace que vous avez reçu la demande, ce que vous avez décidé et pourquoi. Cela vous protège si une plainte est déposée auprès de votre autorité cantonale de protection des données (comme Genève, Zurich ou Berne).

Accuser réception dans les 10 jours ; résoudre dans 30 jours au total
Supprimez toutes les données personnelles sauf si une base légale (droit du travail, droit fiscal) permet la conservation
Rédigez une explication claire si vous refusez l'effacement – ne refusez pas simplement
Conservez la preuve de votre décision et de la demande du candidat dans vos dossiers
Traitez les demandes de la même manière pour tous les candidats ; pas de discrimination
Si vous utilisez un ATS ou un outil de recrutement, vérifiez qu'il supporte les flux de suppression de données

Erreur la plus courante

La plus grande erreur : ignorer ou retarder les demandes de suppression parce que vous supposez que toutes les données de recrutement doivent être conservées indéfiniment. De nombreuses PME traitent les CV rejetés comme des archives, oubliant que la conservation doit avoir une raison.

Vous risquez une amende de votre DPA cantonale si vous conservez les données personnelles plus longtemps que nécessaire. Établissez une politique claire de conservation des données : généralement 6 à 12 mois pour les candidats rejetés, sauf si une obligation légale (comme la preuve d'un contrat de travail) s'applique. Répondez rapidement et par écrit – le silence n'est pas une réponse valide.

Supposer que 'nous pourrions embaucher cette personne plus tard' justifie la conservation pendant des années
Ne pas répondre ou répondre verbalement sans confirmation écrite
Supprimer les données sans documenter que vous avez agi sur la demande
Conserver les données 'juste au cas où' sans raison claire et légitime
Ne pas former vous-même ou votre équipe aux obligations de suppression de la LPD
Utiliser des excuses comme 'c'est dans notre sauvegarde' ou 'notre IT ne peut pas le supprimer rapidement'

Questions fréquentes

Puis-je conserver les données d'un candidat si nous pourrions le recruter à l'avenir ?: Seulement si vous avez un consentement documenté et une stratégie de recrutement active pour des postes similaires. Si vous conservez simplement les dossiers 'juste au cas où', cela échoue au test de nécessité selon la LPD révisée. Une possibilité vague d'embauche future n'est pas une base légale. Fixez une période de conservation – 6 à 12 mois pour les candidats rejetés – et respectez les demandes de suppression après cette période.
Que faire si mon ATS ne supporte pas la suppression de données ?: Vous devez toujours respecter la demande de suppression. Travaillez avec votre fournisseur d'ATS pour supprimer l'enregistrement du candidat, ou exportez et supprimez manuellement les données. Les limites de votre logiciel ne remplacent pas le droit du candidat. Si votre outil ne supporte pas la LPD révisée, envisagez de changer de fournisseur ou mettre en place une solution rapidement.
Dois-je supprimer les données si le candidat est devenu employé ?: Non. Une fois embauché, les données du candidat (CV, contrat de travail, dossiers de paie, rapports de temps de travail) relèvent du droit du travail et fiscal, pas seulement du droit du recrutement. Vous devez conserver les données de paie pendant au moins cinq ans selon les règles de TVA et d'impôt sur le revenu. Cependant, vous pouvez supprimer les matériaux de recrutement extrinsèques (notes d'entretien, drapeaux de rejet) sauf s'ils sont légalement requis.

Informations générales pour les employeurs suisses, pas un conseil juridique. Faites valider par un juriste tout ce qui a des conséquences légales.