Diritto alla cancellazione dei dati dei candidati
Il diritto alla cancellazione (o diritto all'oblio) è il diritto legale di un candidato di chiedervi di eliminare i suoi dati personali dai vostri fascicoli di reclutamento. Secondo la legge svizzera sulla protezione dei dati (LPD rivista), i candidati possono richiedere l'eliminazione se i dati non sono più necessari, sono stati raccolti illegittimamente o se il consenso è stato ritirato. Dovete rispondere entro 30 giorni, anche se ci sono eccezioni – ad esempio, se dovete conservare i dati per motivi fiscali o legali.
Un candidato presenta domanda presso la vostra PMI, raccogliete CV, contatti e note di colloquio. Una volta che qualcun altro viene assunto o la posizione si chiude, i dati rimangono nei vostri archivi. Secondo la legge svizzera sulla protezione dei dati (LPD rivista), i candidati hanno il diritto di chiedervi di eliminarli.
Questo diritto non è assoluto. Potete legittimamente conservare alcuni dati per motivi fiscali, contrattuali o legali. L'essenziale è sapere quali dati devono essere eliminati, quali possono restare e come rispondere tempestivamente.
Quando sorge il diritto alla cancellazione
Un candidato attiva questo diritto richiedendo esplicitamente l'eliminazione – solitamente per iscritto, a volte tramite e-mail o modulo di contatto. Scenari comuni: dopo un rifiuto, al ritiro del consenso al trattamento dei dati, o anni dopo una candidatura rifiutata dimenticata nel vostro sistema.
Secondo la legge svizzera (LPD rivista), il diritto alla cancellazione sussiste quando i dati non sono più necessari al reclutamento, sono stati raccolti illegittimamente o il candidato ha ritirato il consenso. Non potete semplicemente ignorare la richiesta o rimandare indefinitamente.
- Il candidato presenta domanda, viene rifiutato, quindi vi chiede via e-mail di eliminare i suoi dati
- Conservate CV e note di colloquio da una campagna terminata due anni fa
- Il candidato non ha mai acconsentito alla conservazione dei dati dopo la chiusura della posizione
- I dati sono stati raccolti senza un avviso di protezione adeguato al momento della candidatura
- Il candidato esercita il suo diritto di cancellazione per iscritto o tramite il vostro sistema
Il vostro obbligo legale
Dovete rispondere a una richiesta di eliminazione entro 30 giorni (LPD rivista, articolo 17). Se potete eliminare i dati, fatelo e confermate il completamento. Se avete un motivo legale per conservarli – registri salariali, prova della candidatura per audit, contratto di lavoro attivo – spiegate chiaramente perché l'eliminazione non è possibile.
Documentate la vostra risposta. Conservate una traccia che avete ricevuto la richiesta, quello che avete deciso e perché. Questo vi protegge se un reclamo viene presentato alla vostra autorità cantonale di protezione dei dati (come Ginevra, Zurigo o Berna).
- Confermate la ricezione entro 10 giorni; risolvete entro 30 giorni totali
- Eliminate tutti i dati personali a meno che una base legale (diritto del lavoro, diritto fiscale) permetta la conservazione
- Scrivete una spiegazione chiara se negate la cancellazione – non rifiutate semplicemente
- Conservate la prova della vostra decisione e della richiesta del candidato nei vostri fascicoli
- Trattate le richieste allo stesso modo per tutti i candidati; senza discriminazioni
- Se utilizzate un ATS o uno strumento di reclutamento, verificate che supporti i flussi di eliminazione dei dati
L'errore più comune
L'errore più grande: ignorare o ritardare le richieste di eliminazione perché presumete che tutti i dati di reclutamento dovrebbero essere conservati indefinitamente. Molte PMI trattano i CV rifiutati come archivi, dimenticando che la conservazione deve avere uno scopo.
Rischiate una multa dalla vostra DPA cantonale se conservate dati personali più a lungo del necessario. Stabilite una politica chiara di conservazione dei dati: tipicamente 6-12 mesi per i candidati rifiutati, a meno che non sia richiesto per legge (come la prova di un contratto di lavoro). Rispondete prontamente e per iscritto – il silenzio non è una risposta valida.
- Presumere che 'potremmo assumere questa persona in futuro' giustifichi la conservazione per anni
- Non rispondere o rispondere verbalmente senza conferma scritta
- Eliminare i dati senza documentare che avete agito sulla richiesta
- Conservare i dati 'tanto per' senza uno scopo chiaro e legittimo
- Non formare voi stessi o il vostro team sugli obblighi di cancellazione della LPD
- Utilizzare scuse come 'è nel nostro backup' o 'il nostro IT non può eliminarlo rapidamente'
Domande frequenti
- Posso conservare i dati di un candidato se potremmo assumerlo in futuro?
- Solo se avete il consenso documentato e una strategia di reclutamento attiva per posizioni simili. Se state semplicemente conservando i fascicoli 'tanto per', questo fallisce il test di necessità secondo la LPD rivista. Una vaga possibilità di assunzione futura non è una base legale. Stabilite un periodo di conservazione – 6-12 mesi per i candidati rifiutati – e onorate le richieste di eliminazione dopo quel periodo.
- Che cosa fare se il mio ATS non supporta l'eliminazione dei dati?
- Dovete comunque rispettare la richiesta di eliminazione. Lavorate con il vostro fornitore di ATS per eliminare il record del candidato, oppure esportate e eliminate manualmente i dati. Le limitazioni del vostro software non prevalgono sul diritto del candidato. Se il vostro strumento non supporta la LPD rivista, considerate di cambiare fornitore o implementare una soluzione rapidamente.
- Devo eliminare i dati se il candidato è diventato dipendente?
- No. Una volta assunto, i dati del candidato (CV, contratto di lavoro, registri salariali, rapporti di orario di lavoro) rientrano nel diritto del lavoro e fiscale, non solo nel diritto di reclutamento. Dovete conservare i dati salariali per almeno cinque anni secondo le norme IVA e di imposta sul reddito. Tuttavia, potete eliminare i materiali di reclutamento estranei (note di colloquio, bandiere di rifiuto) a meno che non siano legalmente richiesti.
Informazioni generali per i datori di lavoro svizzeri, non consulenza legale. Fai verificare da un legale tutto ciò che ha conseguenze giuridiche.