Darf ich Kandidatendaten speichern, weil wir sie eventuell spaeter einstellen koennten?

Nur mit dokumentierter Einwilligung und aktiver Rekrutierungsstrategie fuer aehnliche Stellen. Falls Sie Dateien einfach 'sicherheitshalber' lagern, faellt das unter revDSG nicht unter Notwendigkeit. Eine vague Moeglichkeit kuenftiger Einstellung ist keine rechtliche Grundlage. Setzen Sie eine Aufbewahrungsfrist – 6 bis 12 Monate fuer abgelehnte Kandidaten – und erfuellen Sie Loeschanfragen danach.

Was, wenn mein ATS Dataloeschung nicht unterstuetzt?

Sie muessen der Loeschanfrage trotzdem nachkommen. Arbeiten Sie mit Ihrem ATS-Anbieter zusammen, um den Kandidatensatz zu loeschen, oder exportieren Sie die Daten und entfernen Sie sie manuell. Die Beschraenkungen Ihrer Software ueberwiegen nicht die revDSG-Rechte des Kandidaten. Wenn Ihr Tool revDSG nicht unterstuetzt, erwaegen Sie einen Anbieterwechsel oder eine schnelle Loesung.

Muss ich Daten loeschen, wenn der Kandidat Mitarbeiter wurde?

Nein. Sobald jemand angestellt ist, fallen seine Daten (CV, Arbeitsvertrag, Lohnunterlagen, Arbeitszeitberichte) unter Arbeits- und Steuerrecht, nicht nur Rekrutierungsrecht. Sie muessen Lohndaten mindestens fuenf Jahre gemäss MWSt- und Einkommensteuerrecht aufbewahren. Sie koennen aber ungeoestete Rekrutierungsmaterialien (Interviewnotizen, Ablehnungs-Flaggen) loeschen, ausser sie sind rechtlich erforderlich.

Loeschungsrecht fuer Kandidatendaten

Das Loeschungsrecht (oder Recht auf Vergessenwerden) ist der rechtliche Anspruch von Kandidaten, dass Sie ihre Personendaten aus Ihren Rekrutierungsdateien loeschen. Nach Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG) koennen Kandidaten Loeschung fordern, wenn Daten nicht mehr noetig sind, unrechtmässig erfasst wurden oder die Einwilligung zurueckgezogen wird. Sie muessen innerhalb von 30 Tagen antworten, wobei Ausnahmen gelten – etwa wenn Sie Daten aus Lohn- oder Rechtsgruenden aufbewahren muessen.

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Ein Kandidat bewirbt sich bei Ihrem KMU, Sie sammeln CV, Kontaktdaten und Interviewnotizen. Nachdem Sie jemand anderen einstellen oder die Stelle geschlossen wird, liegen diese Daten in Ihren Dateien. Nach dem revidierten Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG) haben Kandidaten das Recht, Sie zur Loeschung aufzufordern.

Dieses Recht ist nicht absolut. Sie duerfen Daten aus Steuer-, Arbeitsvertrag- oder Rechtsgruenden aufbewahren. Entscheidend ist zu wissen, welche Daten weg muessen, welche bleiben duerfen und wie schnell Sie reagieren muessen.

Wann das Loeschungsrecht entsteht

Ein Kandidat loest dieses Recht durch explizite Anfrage aus – meist schriftlich, manchmal per E-Mail oder Kontaktformular. Haeufige Szenarien: nach Ablehnung, beim Widerruf der Einwilligung zur Datenverarbeitung, oder Jahre nach einer abgelehnten Bewerbung, die in Ihrem System vergessen wurde.

Nach Schweizer Recht (revDSG) besteht Loeschungsanspruch, wenn Daten fuer den Rekrutierungszweck nicht mehr noetig sind, unrechtmässig erfasst wurden oder der Kandidat die Einwilligung widerrief. Sie koennen die Anfrage nicht einfach ignorieren oder unbegrenzt verzoegern.

Kandidat bewirbt sich, wird abgelehnt, bittet per E-Mail um Loeschung seiner Daten
Sie speichern CV und Interviewnotizen aus einer Kampagne, die vor zwei Jahren endete
Kandidat hat der Datenspeicherung nach Stellenschluss niemals zugestimmt
Daten wurden ohne korrekten Datenschutzhinweis bei Bewerbung erfasst
Kandidat fordert schriftlich oder via System Loeschung nach revDSG Artikel 17

Ihre rechtliche Pflicht

Sie muessen auf Loeschanfragen innerhalb von 30 Tagen antworten (revDSG Artikel 17). Falls Sie die Daten loeschen koennen, tun Sie dies und bestaetigen den Abschluss. Haben Sie einen rechtlich zulässigen Grund zur Aufbewahrung – Lohnunterlagen, Bewerbungsnachweis fuer Audits, aktiver Arbeitsvertrag – erklaeren Sie klar, warum Loeschung nicht moeglich ist.

Dokumentieren Sie Ihre Antwort. Halten Sie fest, dass Sie die Anfrage erhalten haben, wie Sie entschieden haben und warum. Dies schuetzt Sie, falls eine Beschwerde bei Ihrer kantonalen Datenschutzbehoerde (z.B. Zuerich, Genf oder Bern DPA) eingeht.

Bestaetigen Sie Empfang innerhalb von 10 Tagen; loesen Sie innerhalb von 30 Tagen
Loeschen Sie alle Personendaten, es sei denn, ein rechtlicher Grund (Arbeitsrecht, Steuerrecht) erlaubt Aufbewahrung
Schreiben Sie eine klare Erklaerung, wenn Sie Loeschung ablehnen – lehnen Sie nicht einfach ab
Bewahren Sie Belege Ihrer Entscheidung und der Anfrage des Kandidaten auf
Behandeln Sie Anfragen fuer alle Kandidaten gleich; diskriminieren Sie nicht
Falls Sie ein ATS oder Recruiting-Tool nutzen, pruefen Sie, ob es Loeschungs-Workflows unterstuetzt

Haeufigster Fehler

Der groesste Fehler: Loeschanfragen ignorieren oder verzoegern, weil Sie annehmen, alle Bewerberdaten sollten auf Dauer gespeichert bleiben. Viele KMUs behandeln abgelehnte CVs wie Archive und vergessen, dass Aufbewahrung einen Zweck haben muss.

Sie riskieren Bussgelder Ihrer Kantonalen DPA, wenn Sie Personendaten laenger aufbewahren als noetig. Schaffen Sie eine klare Datenspeicher-Richtlinie: typisch 6–12 Monate fuer abgelehnte Kandidaten, ausser bei rechtlicher Pflicht (z.B. Beweis eines Arbeitsvertrags). Reagieren Sie schnell und schriftlich – Stille ist keine gueltige Antwort.

Annehmen, 'wir könnten diese Person spaeter einstellen' rechtfertigt jahrelong Speicherung
Auf Anfragen nicht reagieren oder nur muendlich antworten ohne schriftliche Bestaetigung
Daten loeschen, aber nicht dokumentieren, dass Sie der Anfrage nachgekommen sind
Daten 'sicherheitshalber' aufbewahren ohne klaren, rechtmässigen Zweck
Sich selbst oder Ihr Team nicht auf revDSG-Loeschungspflichten schulen
Ausreden verwenden wie 'es ist in unserem Backup' oder 'unser IT kann es nicht schnell loeschen'

Häufige Fragen

Darf ich Kandidatendaten speichern, weil wir sie eventuell spaeter einstellen koennten?: Nur mit dokumentierter Einwilligung und aktiver Rekrutierungsstrategie fuer aehnliche Stellen. Falls Sie Dateien einfach 'sicherheitshalber' lagern, faellt das unter revDSG nicht unter Notwendigkeit. Eine vague Moeglichkeit kuenftiger Einstellung ist keine rechtliche Grundlage. Setzen Sie eine Aufbewahrungsfrist – 6 bis 12 Monate fuer abgelehnte Kandidaten – und erfuellen Sie Loeschanfragen danach.
Was, wenn mein ATS Dataloeschung nicht unterstuetzt?: Sie muessen der Loeschanfrage trotzdem nachkommen. Arbeiten Sie mit Ihrem ATS-Anbieter zusammen, um den Kandidatensatz zu loeschen, oder exportieren Sie die Daten und entfernen Sie sie manuell. Die Beschraenkungen Ihrer Software ueberwiegen nicht die revDSG-Rechte des Kandidaten. Wenn Ihr Tool revDSG nicht unterstuetzt, erwaegen Sie einen Anbieterwechsel oder eine schnelle Loesung.
Muss ich Daten loeschen, wenn der Kandidat Mitarbeiter wurde?: Nein. Sobald jemand angestellt ist, fallen seine Daten (CV, Arbeitsvertrag, Lohnunterlagen, Arbeitszeitberichte) unter Arbeits- und Steuerrecht, nicht nur Rekrutierungsrecht. Sie muessen Lohndaten mindestens fuenf Jahre gemäss MWSt- und Einkommensteuerrecht aufbewahren. Sie koennen aber ungeoestete Rekrutierungsmaterialien (Interviewnotizen, Ablehnungs-Flaggen) loeschen, ausser sie sind rechtlich erforderlich.

Allgemeine Informationen für Schweizer Arbeitgeber, keine Rechtsberatung. Lassen Sie alles mit rechtlichen Folgen von einer Juristin prüfen.