Auskunftsrecht unter dem revDSG
Das Auskunftsrecht ist das Recht eines Arbeiters oder einer Arbeiterin, schriftlich alle persönlichen Daten anzufordern, die Sie über ihn oder sie speichern—Lohnakten, Bewertungen, E-Mails, Bewerbungsunterlagen. Das revidierte Bundesgesetz über den Datenschuss (revDSG), das seit 1. September 2023 gilt, verpflichtet Sie, innerhalb von 30 Tagen kostenlos eine vollständige Antwort zu geben—unabhängig von der Grösse Ihres KMU. Die Anfrage tritt auf, wenn ein Arbeitnehmender das Unternehmen verlässt, eine Datennutzung hinterfragt oder vor einer Auseinandersetzung Transparenz fordert. Der häufigste Fehler ist, die Anfrage abzulehnen, zu verzögern oder unvollständige Informationen zu geben, weil Sie denken, gewisse Daten seien "vertraulich".
Das Auskunftsrecht ist das Recht eines Arbeiters oder einer Arbeiterin, schriftlich alle persönlichen Daten anzufordern, die Sie über ihn oder sie speichern—Kontaktdaten, Lohnhistorie, Leistungsbeurteilungen, Gesundheitsdaten, Bewerbungsnotizen und interne Kommunikation.
Dies ist keine Anfrage, die Sie ignorieren können. Das revidierte Bundesgesetz über den Datenschuss (revDSG), das am 1. September 2023 in Kraft getreten ist, gibt jeder Person in der Schweiz das Recht, zu erfahren, welche Daten Organisationen über sie speichern.
Wann Auskunftsrecht auftritt
Ein Arbeiter oder eine Arbeiterin wird das Auskunftsrecht typischerweise schriftlich anfordern (E-Mail ist zulässig), wenn er oder sie das Unternehmen verlässt, hinterfragt, wie die Daten genutzt werden, oder sich auf einen Rechtsstreit vorbereitet. In kleineren Teams kommt das vor, aber nicht oft.
Sie können auch Anfragen von ehemaligen Arbeitnehmenden, abgelehnten Kandidatinnen und Kandidaten oder Vertragspartnerinnen und Vertragspartnern erhalten. Das Recht gilt für jede Person, deren persönliche Daten Sie verarbeiten.
- Arbeiter oder Arbeiterin reicht schriftliche Anfrage für ihre persönlichen Daten ein
- Kandidat oder Kandidatin fragt, welche Informationen nach der Ablehnung gespeichert wurden
- Person bestreitet die Richtigkeit von Lohnabrechnungen oder Leistungsbeurteilungen
- Anfrage liegt vor einem Arbeitskonflikt oder einer Kündigungsverhandlung vor
- Datenperson übt einfach ihr Datenschussrecht ohne Angabe eines Grundes aus
Ihre rechtliche Verpflichtung
Sie müssen innerhalb von 30 Kalendertagen mit einer vollständigen und verständlichen Kopie aller persönlichen Daten antworten, die Sie über diese Person speichern. Wenn die Anfrage komplex ist oder Sie grosse Datenmengen verarbeiten, können Sie um eine Verlängerung bitten—aber nur einmal und für maximal 30 weitere Tage.
Sie müssen die Daten kostenlos bereitstellen. Sie dürfen keine Administrationsgebühr verlangen und keine Begründung fordern. Die Informationen müssen in einem klaren, gängigen Format vorliegen—eine digitale Kopie ist für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber Standard.
- Alle persönlichen Daten bereitstellen, die Sie speichern (Bewerbungsunterlagen, Verträge, E-Mails, Leistungsakten, Lohnakten, Gesundheitsdaten, Kommunikation)
- Innerhalb von 30 Tagen antworten, gerechnet ab Eingang der schriftlichen Anfrage
- In klarem, zugänglichem Format liefern (PDF, Tabelle oder Ausdruck)
- Keine Gebühr oder Administrationskosten sind nach revDSG zulässig
- Sie können nur ablehnen, wenn die Anfrage offensichtlich unbegründet oder übertrieben ist
- Die Reaktion dokumentieren und eine Kopie der Anfrage aufbewahren
Häufigster Fehler
Viele Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber denken, dass Leistungsnotizen, medizinische Informationen oder interne Kommunikation "vertraulich" sind und weigern sich, sie zu offenbaren. Das ist falsch. Das Auskunftsrecht übertrumpft interne Vertraulichkeit—wenn Sie die Daten speichern, müssen Sie sie freigeben.
Weitere Fehler sind, die Anfrage zu ignorieren, nach 30 Tagen zu antworten oder unvollständige Unterlagen zu liefern, weil Sie einen Ordner vergessen oder denken, bestimmte Daten zählten nicht. Fehlende E-Mails oder Vertragserweiterungen führen zu einer Beschwerde bei der Datenschussbeauftragten oder dem Datenschussbeauftragten Ihres Kantons.
- Offenbarung ablehnen, weil Daten "intern" oder sensitiv wirken—revDSG verlangt Transparenz
- Die 30-Tage-Frist verpassen; Verzögerungen führen zu Regulatorenbeschwerde
- Nur Personalakten, aber nicht E-Mails, Projektnotizen oder IT-Logs bereitstellen, die ebenfalls persönliche Daten enthalten
- Eine Gebühr für die Datenbereitstellung verlangen
- Verlangen, dass der Arbeiter oder die Arbeiterin erklärt, warum er oder sie die Informationen will
- Namen anderer Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ohne rechtlichen Grund schwärzen
Häufige Fragen
- Kann ich eine Auskunftsanfrage ablehnen?
- Selten. Sie können nur ablehnen, wenn die Anfrage offensichtlich unbegründet, wiederholend oder missbräuchlich ist. Wenn ein Arbeiter oder eine Arbeiterin eine angemessene schriftliche Anfrage einreicht, müssen Sie antworten. Konsultieren Sie einen Anwalt oder eine Anwältin, wenn Sie denken, die Anfrage sei übertrieben.
- Muss ich Namen anderer Personen in den Daten angeben?
- Nein. Sie können Namen von anderen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern, Kundinnen und Kunden oder Dritten schwärzen—aber nur, wenn deren Offenlegung ihre Privatsphäre oder Vertraulichkeit ohne rechtliche Begründung verletzen würde. Namen in E-Mails, die den Arbeiter oder die Arbeiterin direkt betreffen, müssen angegeben werden.
- Was wenn ich die Daten nicht an einem Ort speichere?
- Sie sind dennoch verantwortlich für die Sammlung. E-Mails, Dateserver, Papierdaten, Messaging-Apps—wenn Sie persönliche Daten speichern, müssen Sie sie zusammentragen und liefern. Das ist oft der Grund für verpasste Fristen. Starten Sie früh und überprüfen Sie alle Systeme.
Allgemeine Informationen für Schweizer Arbeitgeber, keine Rechtsberatung. Lassen Sie alles mit rechtlichen Folgen von einer Juristin prüfen.