Kann ich jemanden bei 100%-Pensum einstellen, aber nur 30 Stunden pro Woche einplanen?

Nein. Das vertraglich festgehaltene Pensum muss den typischen Wochenstunden entsprechen. Wenn Sie 30 Stunden beabsichtigen, vereinbaren Sie 71%-Pensum (auf Basis 42 Stunden). Ein Mismatch schafft ein Durchsetzungsrisiko und kann als Arglist angesehen werden. Stimmen Sie das schriftliche Pensum immer mit den tatsächlich erwarteten Stunden ab, bevor der Vertrag unterzeichnet wird.

Wenn eine Person mit 80%-Pensum zwei Monate lang 90% arbeitet, schulde ich ihr Extra-Lohn?

Das hängt von Ihrem GAV und dem Kantonsrecht ab, aber typischerweise ja. Stunden über dem vertraglich festgehaltenen Pensum sind unbezahlte Überzeit, es sei denn, Sie vereinbaren eine schriftliche Pensum-Erhöhung. Führen Sie Zeiterfassungen, um zu zeigen, wann dies vorkam, und regeln Sie es dann formal – entweder passen Sie das Pensum rückwirkend an oder zahlen Überzeit. Dies zu ignorieren erzeugt eine Lohnanspruchshaftung.

Beeinflusst das Pensum, wie ich Kündigungsfrist oder Abfindung berechne?

Das Pensum ändert die Kündigungsfristen nach OR nicht – diese sind für alle Arbeitnehmenden gleich. Allerdings skalieren Abfindungen (wo im GAV oder Kantonsrecht vorgesehen) und Schlussabrechnung mit dem Pensum. Eine Person mit 50%-Pensum und CHF 5'000 Brutto erhält proportionale Leistungen. Konsultieren Sie immer Ihren GAV und einen Anwalt vor der Kündigung, um richtige Berechnungen zu gewährleisten.

Pensum (Arbeitsprozentsatz)

Das Pensum ist der vereinbarte prozentuale Anteil einer Vollzeitstelle, den ein Mitarbeitender leistet – etwa 80% Pensum. Es muss klar im Arbeitsvertrag festgehalten sein und bestimmt direkt den Lohn, die Sozialversicherungsbeiträge und das Ferienguthaben. Schweizer Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass das vertraglich festgehaltene Pensum den tatsächlichen Arbeitsstunden entspricht.

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Das Pensum (oder Beschäftigungsgrad) ist der vereinbarte prozentuale Umfang einer Vollzeitstelle. Ein 100%-Pensum entspricht in den meisten Kantonen etwa 42 Stunden pro Woche; ein 80%-Pensum etwa 33,6 Stunden. Diese Zahl ist bindend und erscheint auf jedem Lohnzettel.

Das Pensum beeinflusst fast alle HR-Berechnungen: Der Bruttolohn ist proportional zum Pensum, Ferientage skalieren mit dem Pensum, und die Sozialversicherungsbeiträge (AHV/IV/UVG) basieren auf dem Pensum. Ein Mismatch zwischen vertraglich festgehaltenem und tatsächlichem Pensum schafft rechtliche und finanzielle Risiken.

Wann das Pensum relevant wird

Das Pensum wird bei der Einstellung kritisch. Der Arbeitsvertrag muss es exakt festhalten – «etwa 80%» ist zu vage. Dies gilt für Vollzeit-, Teilzeit- oder befristete Anstellungen. Pensum-Änderungen erfordern eine schriftliche Vertragsänderung und die schriftliche Zustimmung der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers.

Das Pensum wirkt sich auch auf die Steuerquellenverwaltung (Quellensteuer in einigen Kantonen), die Berechtigung für Gesamtarbeitsverträge (GAV) und die Berechnung von Kündigungsfristen nach dem Obligationenrecht (OR Artikel 337) aus.

Geben Sie das Pensum als fixen Prozentsatz an, nicht als Spanne.
Dokumentieren Sie tatsächliche Stunden wöchentlich, um Abweichungen vom vertraglich festgehaltenen Pensum zu erkennen.
Ändern Sie das Pensum schriftlich, wenn sich die Geschäftsbedürfnisse ändern – keine informellen Stundenänderungen.
Ferienguthaben skaliert mit dem Pensum: 80%-Pensum = 80% der gesetzlich vorgeschriebenen Mindeststunden.
Teilzeitangestellte, die unter CHF 21.330 jährlich verdienen, können von einigen Sozialversicherungsbeiträgen befreit sein – überprüfen Sie dies mit Ihrem Kanton.
Wenn eine Person mehr Stunden arbeitet, als ihr Pensum vorsieht, kann sie unbezahlte Überstunden geltend machen oder eine Pensum-Aufstockung verlangen.

Arbeitgeberpflichten

Sie müssen das Pensum im schriftlichen Arbeitsvertrag vor Arbeitsbeginn oder bei der Einstellung dokumentieren (OR Artikel 320). Der Vertrag sollte auch die regelmässigen Arbeitsstunden pro Woche oder Monat, die dem Pensum entsprechen, angeben. Viele Kantone veröffentlichen empfohlene Vollzeitstunden; nutzen Sie als Basis den Standard Ihres Kantons.

Sie müssen alle gesetzlich vorgeschriebenen Sozialversicherungsbeiträge (AHV/IV/UVG und gegebenenfalls KTG) auf Basis des Pensums und des Lohns bezahlen. Nicht-Einhaltung führt zu Kontrollen durch die Ausgleichskasse und möglicherweise zu Nachzahlungsansprüchen.

Stellen Sie einen Lohnzettel bereit, auf dem das Pensum-Prozent und die entsprechenden Brutto-/Nettosummen klar ersichtlich sind.
Führen Sie Zeiterfassungen oder Anwesenheitsaufzeichnungen, die zeigen, dass tatsächliche Stunden mit dem vertraglich festgehaltenen Pensum übereinstimmen.
Berechnen Sie den 13. Monatslohn (falls im GAV vorgesehen) proportional zum Pensum.
Informieren Sie die Arbeitnehmerin oder den Arbeitnehmer sofort von einer Pensum-Änderung und erhalten Sie schriftliche Zustimmung.
Wenn das Pensum über 50% liegt, hat die Person Anspruch auf volle Leistungen (Versicherung, Ferien). Darunter gelten kantonal unterschiedliche Regeln; konsultieren Sie die Ausgleichskasse Ihres Kantons.
Während der Probezeit können Sie mit zwei Wochen Kündigungsfrist kündigen, unabhängig vom Pensum, aber das Pensum selbst kann nicht einseitig geändert werden.

Häufigster Fehler

Ein Arbeitgeber schreibt ein 60%-Pensum im Vertrag fest, bittet die Arbeitnehmerin oder den Arbeitnehmer aber, 35 Stunden pro Woche zu arbeiten (näher an 83% basierend auf Kantons-Standards). Die Person beklagt sich oder kündigt und fordert unbezahlte Stunden oder argumentiert, der Vertrag sei ungültig aufgrund von Täuschung über die Arbeitsbedingungen.

Eine zweite Falle: Einstellung einer Teilzeitperson mit 50%-Pensum für «flexible Stunden», dann nie echte Zeiten dokumentiert. Bei Streitigkeiten hat der Arbeitgeber keinen Beweis, dass Stunden dem Pensum entsprachen. Ein Arbeitsgericht kann zugunsten der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers entscheiden und Nachzahlungen anordnen.

Stimmen Sie das vertraglich festgehaltene Pensum mit realistischen Wochenstunden ab, bevor der Vertrag unterzeichnet wird.
Dokumentieren Sie jede Pensum-Änderung schriftlich; informelle Absprachen sind nicht durchsetzbar.
Nutzen Sie Zeiterfassung ab Tag eins – selbst einfache Tabellenkalkulationen schützen Sie, falls später Streitigkeiten entstehen.

Häufige Fragen

Kann ich jemanden bei 100%-Pensum einstellen, aber nur 30 Stunden pro Woche einplanen?: Nein. Das vertraglich festgehaltene Pensum muss den typischen Wochenstunden entsprechen. Wenn Sie 30 Stunden beabsichtigen, vereinbaren Sie 71%-Pensum (auf Basis 42 Stunden). Ein Mismatch schafft ein Durchsetzungsrisiko und kann als Arglist angesehen werden. Stimmen Sie das schriftliche Pensum immer mit den tatsächlich erwarteten Stunden ab, bevor der Vertrag unterzeichnet wird.
Wenn eine Person mit 80%-Pensum zwei Monate lang 90% arbeitet, schulde ich ihr Extra-Lohn?: Das hängt von Ihrem GAV und dem Kantonsrecht ab, aber typischerweise ja. Stunden über dem vertraglich festgehaltenen Pensum sind unbezahlte Überzeit, es sei denn, Sie vereinbaren eine schriftliche Pensum-Erhöhung. Führen Sie Zeiterfassungen, um zu zeigen, wann dies vorkam, und regeln Sie es dann formal – entweder passen Sie das Pensum rückwirkend an oder zahlen Überzeit. Dies zu ignorieren erzeugt eine Lohnanspruchshaftung.
Beeinflusst das Pensum, wie ich Kündigungsfrist oder Abfindung berechne?: Das Pensum ändert die Kündigungsfristen nach OR nicht – diese sind für alle Arbeitnehmenden gleich. Allerdings skalieren Abfindungen (wo im GAV oder Kantonsrecht vorgesehen) und Schlussabrechnung mit dem Pensum. Eine Person mit 50%-Pensum und CHF 5'000 Brutto erhält proportionale Leistungen. Konsultieren Sie immer Ihren GAV und einen Anwalt vor der Kündigung, um richtige Berechnungen zu gewährleisten.

Allgemeine Informationen für Schweizer Arbeitgeber, keine Rechtsberatung. Lassen Sie alles mit rechtlichen Folgen von einer Juristin prüfen.