Droit d'accès (Auskunftsrecht) selon la revLPD
Le droit d'accès (Auskunftsrecht) est le droit d'un salarié de demander par écrit toutes les données personnelles que vous détenez sur lui—fiches de paie, évaluations, e-mails, dossiers de recrutement. La Loi révisée sur la protection des données (revLPD), en vigueur depuis le 1er septembre 2023, vous oblige à fournir une réponse complète et gratuite dans les 30 jours, quelle que soit la taille de votre PME. Cette demande survient quand un salarié quitte l'entreprise, conteste l'utilisation de ses données ou souhaite de la transparence. L'erreur la plus courante est de refuser la demande, de la retarder ou de fournir des informations incomplètes en pensant que certaines données sont « confidentielles ».
Le droit d'accès signifie qu'un salarié peut exiger par écrit que vous divulguiez chaque donnée personnelle que vous détenez sur lui—coordonnées, historique des salaires, évaluations de performance, données médicales, notes de recrutement et communications.
Ce n'est pas une demande que vous pouvez ignorer. La Loi révisée sur la protection des données (revLPD), en vigueur depuis le 1er septembre 2023, donne à chaque personne en Suisse le droit de savoir quelles données les organisations détiennent sur elle.
Quand le droit d'accès s'exerce
Un salarié demandera généralement l'accès par écrit (l'e-mail est accepté) quand il quitte l'entreprise, conteste comment ses données sont utilisées, ou se prépare à un litige. Dans les petites équipes, c'est rare mais cela arrive.
Vous pouvez aussi recevoir des demandes d'anciens salariés, de candidats rejetés, ou de prestataires. Le droit s'applique à toute personne dont vous traitez les données personnelles.
- Le salarié ou l'ancienne salarié soumet une demande écrite d'accès à ses données
- Un candidat demande quelles informations vous avez conservées après son rejet
- Une personne conteste l'exactitude de ses fiches de paie ou évaluations
- La demande survient avant un contentieux ou une négociation de départ
- La personne concernée exerce simplement son droit d'accès sans motif
Votre obligation légale
Vous devez répondre dans les 30 jours calendaires avec une copie complète et compréhensible de toutes les données personnelles que vous détenez. Si la demande est complexe ou si vous traitez de grandes quantités de données, vous pouvez demander une prolongation—mais une seule fois, pour 30 jours supplémentaires maximum.
Vous devez fournir les données gratuitement. Vous ne pouvez facturer aucun frais administratif et vous ne pouvez pas exiger un motif. Les informations doivent être dans un format clair et courant—une copie numérique est standard pour les employeurs.
- Fournir toutes les données personnelles que vous détenez (dossiers de recrutement, contrats, e-mails, dossiers de performance, fiches de paie, données médicales, communications)
- Répondre dans les 30 jours à compter de la réception de la demande écrite
- Livrer dans un format clair et accessible (PDF, feuille de calcul ou impression)
- Aucun frais ou charge administrative n'est autorisé selon la revLPD
- Vous ne pouvez refuser que si la demande est manifestement infondée ou excessive
- Documenter votre réponse et conserver une copie de la demande
Erreur la plus courante
De nombreux employeurs pensent que les notes de performance, les données médicales ou les communications internes sont « confidentielles » et refusent de les divulguer. C'est incorrect. Le droit d'accès prime sur la confidentialité interne—si vous détenez les données, vous devez les partager.
D'autres erreurs incluent ignorer la demande, répondre après 30 jours, ou fournir des fichiers incomplets parce que vous oubliez un dossier ou supposez que certaines données ne comptent pas. Les e-mails manquants ou les amendements contractuels non divulgués exposeront votre entreprise à une plainte auprès de l'autorité de protection des données de votre canton.
- Refuser la divulgation parce que les données semblent « internes »—la revLPD exige la transparence
- Manquer le délai de 30 jours; les retards provoquent des plaintes auprès du régulateur
- Fournir seulement les dossiers RH mais oublier les e-mails, notes de projet ou journaux IT qui contiennent aussi des données personnelles
- Facturer un frais pour la production des données
- Exiger que le salarié explique pourquoi il veut les informations
- Caviardier les noms d'autres salariés sans fondement légal
Questions fréquentes
- Puis-je refuser une demande d'accès?
- Rarement. Vous ne pouvez refuser que si la demande est manifestement infondée, répétitive ou abusive. Si un salarié soumet une demande écrite raisonnable, vous devez répondre. Consultez un avocat si vous pensez que la demande est excessive.
- Dois-je inclure les noms d'autres personnes dans les données que je fournis?
- Non. Vous pouvez masquer les noms d'autres salariés, clients ou tiers—mais seulement si la divulgation violerait leur vie privée ou confidentialité sans justification légale. Les noms dans les e-mails concernant directement le salarié doivent être inclus.
- Et si je ne stocke pas les données au même endroit?
- Vous restez responsable de les rassembler. E-mails, serveurs de fichiers, dossiers papier, applications de messagerie—si vous détenez des données personnelles, vous devez les compiler et les fournir. C'est souvent pourquoi les employeurs manquent les délais. Commencez tôt et vérifiez tous les systèmes.
Informations générales pour les employeurs suisses, pas un conseil juridique. Faites valider par un juriste tout ce qui a des conséquences légales.