Diritto di accesso (Auskunftsrecht) secondo la revLPD
Il diritto di accesso (Auskunftsrecht) è il diritto di un dipendente di chiedere per scritto tutti i dati personali che voi detenete su di lui—registri salariali, valutazioni, e-mail, fascicoli di reclutamento. La Legge riveduta sulla protezione dei dati (revLPD), in vigore dal 1º settembre 2023, vi obbliga a fornire una risposta completa e gratuita entro 30 giorni, indipendentemente dalla dimensione della vostra PMI. Questa richiesta sorge quando un dipendente lascia l'azienda, contesta l'uso dei suoi dati o desidera trasparenza. L'errore più comune è rifiutare la richiesta, ritardare o fornire informazioni incomplete perché pensate che certi dati siano "riservati".
Il diritto di accesso significa che un dipendente può esigere per scritto che voi divulghiate ogni dato personale che detenete su di lui—dati di contatto, storico stipendiale, valutazioni di prestazione, informazioni sanitarie, note di reclutamento e comunicazioni.
Non è una richiesta che potete ignorare. La Legge riveduta sulla protezione dei dati (revLPD), in vigore dal 1º settembre 2023, conferisce a ogni persona in Svizzera il diritto di sapere quali dati le organizzazioni detengono su di loro.
Quando si esercita il diritto di accesso
Un dipendente richiederà generalmente l'accesso per scritto (l'e-mail è accettabile) quando lascia l'azienda, contesta come i suoi dati vengono utilizzati, o si prepara a una controversia legale. Nei piccoli team questo accade raramente, ma accade.
Potete ricevere anche richieste da ex dipendenti, candidati respinti, o appaltatori. Il diritto si applica a chiunque i cui dati personali voi elaborate.
- Il dipendente o ex dipendente invia una richiesta scritta dei propri dati personali
- Un candidato chiede quali informazioni avete conservato dopo il suo rifiuto
- Una persona contesta l'accuratezza dei registri salariali o delle valutazioni
- La richiesta precede una controversia sul lavoro o una negoziazione di licenziamento
- La persona interessata esercita semplicemente il suo diritto di accesso senza indicare motivi
Il vostro obbligo legale
Dovete rispondere entro 30 giorni di calendario con una copia completa e comprensibile di tutti i dati personali che detenete su quella persona. Se la richiesta è complessa o elaborate grandi volumi di dati, potete chiedere una proroga—ma solo una volta, per altri 30 giorni al massimo.
Dovete fornire i dati gratuitamente. Non potete addebitare alcuna tassa amministrativa e non potete esigere un motivo. Le informazioni devono essere in un formato chiaro e comunemente usato—una copia digitale è standard per i datori di lavoro.
- Fornire tutti i dati personali che detenete (fascicoli di reclutamento, contratti, e-mail, registri di prestazione, registri salariali, dati medici, comunicazioni)
- Rispondere entro 30 giorni a partire dalla ricezione della richiesta scritta
- Consegnare in un formato chiaro e accessibile (PDF, foglio di calcolo o stampa)
- Nessuna tassa o carica amministrativa è consentita secondo la revLPD
- Potete rifiutare solo se la richiesta è manifestamente infondata o eccessiva
- Documentare la vostra risposta e conservare una copia della richiesta
L'errore più comune
Molti datori di lavoro presumono che le note di prestazione, le informazioni mediche o le comunicazioni interne siano "riservate" e rifiutano di divulgarle. Questo è scorretto. Il diritto di accesso prevale sulla riservatezza interna—se detenete i dati, dovete condividerli.
Altri errori includono ignorare la richiesta, rispondere dopo 30 giorni, o fornire fascicoli incompleti perché dimenticate una cartella o presumete che certi dati non contino. Le e-mail mancanti o gli emendamenti contrattuali non divulgati esporranno la vostra azienda a un reclamo presso l'autorità di protezione dei dati del vostro cantone.
- Rifiutare la divulgazione perché i dati sembrano "interni"—la revLPD richiede trasparenza
- Mancare la scadenza di 30 giorni; i ritardi provocano reclami al regolatore
- Fornire solo fascicoli HR ma dimenticare e-mail, note di progetto o log IT che contengono anche dati personali
- Addebitare una tassa per la produzione dei dati
- Esigere che il dipendente spieghi perché desidera le informazioni
- Oscurare nomi di altri dipendenti senza fondamento legale
Domande frequenti
- Posso rifiutare una richiesta di accesso?
- Raramente. Potete rifiutare solo se la richiesta è manifestamente infondata, ripetitiva o abusiva. Se un dipendente presenta una ragionevole richiesta scritta, dovete rispondere. Consultate un avvocato se ritenete che la richiesta sia eccessiva.
- Devo includere i nomi di altre persone nei dati che fornisco?
- No. Potete oscurare i nomi di altri dipendenti, clienti o terzi—ma solo dove la divulgazione violerebbe la loro privacy o riservatezza senza giustificazione legale. I nomi nelle e-mail che riguardano direttamente il dipendente devono essere inclusi.
- E se non archivio i dati in un unico luogo?
- Siete comunque responsabili di riunirli. E-mail, server di file, registri cartacei, app di messaggistica—se detenete dati personali, dovete compilarli e fornirli. Questo è spesso il motivo per cui i datori di lavoro perdono le scadenze. Iniziate presto e verificate tutti i sistemi.
Informazioni generali per i datori di lavoro svizzeri, non consulenza legale. Fai verificare da un legale tutto ciò che ha conseguenze giuridiche.