Arbeitsvertrag: Spesenreglement-Klausel
Ein Spesenreglement legt fest, welche geschäftlichen Ausgaben der Arbeitgeber erstattet. Das Schweizer Obligationenrecht verpflichtet Sie zu Erstattung notwendiger Spesen, erlaubt aber, vernünftige Grenzen zu setzen und Belege zu verlangen. Konflikte entstehen, wenn die Reglung unklar ist, Belege fehlen oder Auszahlungsfristen nicht definiert sind.
Das Spesenreglement regelt die Erstattung von Ausgaben, die Arbeitnehmende für geschäftliche Zwecke tätigen. Dies sind keine Löhne, sondern Rückerstattungen. Ein klares Spesenreglement verhindert Missverständnisse und reduziert Abrechnungsfehler.
Das Obligationenrecht (Art. 319–320) verpflichtet Sie zur Erstattung notwendiger Spesen. Sie können aber selbst bestimmen, was notwendig ist und welche Höchstgrenzen gelten. Die Reglung muss schriftlich festgehalten und fair sein.
Was das Schweizer Recht erlaubt
Sie müssen Ausgaben erstatten, die tatsächlich für geschäftliche Zwecke entstanden sind. Das Obligationenrecht schreibt keine Beträge oder Kategorien vor—Sie haben Gestaltungsfreiheit. Die Regelung muss aber angemessen und dokumentiert sein, bevor Konflikte entstehen.
Gerichte und das Staatssekretariat für Wirtschaft (SECO) prüfen Angemessenheit anhand von Marktstandards in Ihrer Region und Branche. Eine Klausel, die alle Erstattungen ausschliesst oder willkürliche Grenzen setzt, kann angefochten werden. Verlangen Sie Belege und setzen Sie Abgabefristen—das schützt Sie rechtlich.
- Sie können Tageshöchstbeträge oder monatliche Limits festlegen
- Sie können Original- oder Digitalbelege verlangen
- Sie können bestimmte Kategorien ausschliessen (z. B. Privattelefon, Fitness)
- Sie können Mahlzeitenerstattung auf angemessene Tagessätze deckeln (meist CHF 15–25 für Mittag, CHF 25–40 für Abendessen nach Kanton)
- Sie können Einreichung innerhalb von 30 Tagen verlangen
- Sie können nicht retroaktiv Erstattung verweigern, wenn Sie die Ausgabe veranlasst haben
Eine angemessene Musterregelung
Beginnen Sie mit klaren Kategorien: Reisen (öV, Kilometergeld, Parkplatz), Unterkunft, Mahlzeiten, Telefon/Internet (falls nicht durch Firmengerät abgedeckt) und Geschäftsspesen. Nennen Sie für jede Kategorie das Maximum oder die Erstattungsart. Beispiel: 'Kilometergeld CHF 0.70/km für Privatfahrzeug; tatsächliche Zugtickets; Mahlzeiten max. CHF 20 (Mittag), CHF 35 (Abendessen mit Kunde).'
Definieren Sie, wer Belege einreicht, an wen, bis wann und wie lange die Erstattung dauert (typischerweise 2–4 Wochen). Belege müssen Datum, Verkäufer, Betrag und Geschäftszweck zeigen. Ergänzen Sie: 'Ausgaben über CHF 500 benötigen vorherige schriftliche Genehmigung der Geschäftsleitung.'
- Nutzen Sie ein einfaches Spesenformular oder eine App (digitale Einreichung reduziert Fehler)
- Setzen Sie eine 30-Tage-Frist ab Spesendatum
- Benennen Sie die zuständige Person (z. B. Büroleiterin)
- Nennen Sie Zahlungsart und -frist (z. B. 'Erstattet innerhalb von 15 Tagen nach Genehmigung')
- Klären Sie Homeoffice: Die meisten KMU erstatten keine Miete, aber möglicherweise Nebenkosten oder Internet-Upgrades
- Hinzufügen: 'Keine Erstattung ohne Beleg oder vorherige schriftliche Genehmigung'
Die Fehler, die zu Konflikten führen
Unklarheit führt zu Konflikten. Ausdrücke wie 'angemessene geschäftliche Ausgaben' oder 'nach Bedarf' lassen Arbeitnehmende beliebig interpretieren. Nennen Sie statt dessen konkrete Kategorien und Beträge. Wenn sich Ihr Geschäft ändert (z. B. neue Homeoffice-Mitarbeitende), aktualisieren Sie die Reglung schriftlich.
Fehlende Belege und keine Fristdurchsetzung führen zu Staus und Frustration. Setzen Sie eine klare Regel: Belege innerhalb von 30 Tagen mit seltenen Ausnahmen. Dokumentieren Sie jede Ausnahme. Ein zweiter häufiger Fehler: unterschiedliche Behandlung ähnlicher Ausgaben bei verschiedenen Mitarbeitenden—Gerichte sehen dies als unfair an.
- Nutzen Sie keine vagen Ausdrücke; seien Sie konkret bei Beträgen und Kategorien
- Verzichten Sie nicht auf Beleg-Anforderungen oder lockern Sie sie nicht mid-year
- Erstatten Sie keine Privatausgaben (Fitness, Arbeitsweg, Möbel) ohne explizite schriftliche Regelung, angewendet auf alle
- Ändern Sie nicht die Spielregeln während des Vertrags ohne schriftliche Zustimmung und klares Inkraftdatum
- Nutzen Sie Spesenerstattung nicht als Disziplinarmassnhame (es ist kein Lohn, aber Einbehaltung kann dennoch treuwidrig sein)
- Kopieren Sie keine Vorlagen von grösseren Firmen ohne Review für Ihre KMU
Häufige Fragen
- Kann ich einen Mitarbeitenden selbst für sein Telefon zahlen lassen und es von seinem Lohn abziehen?
- Nein. Spesenerstattung muss von Lohn getrennt werden. Abzüge vom Lohn verstossen gegen das Obligationenrecht (Lohnschutz). Erstatten Sie statt dessen direkt und dokumentieren Sie es separat. Sie können einen Beleg und Nachweis verlangen, dass es eine geschäftliche Ausgabe war.
- Was tun, wenn ein Mitarbeitender eine Spese ohne Beleg einreicht?
- Sie können sie ablehnen. Wenn Ihr Spesenreglement Belege verlangt (Standard), fehlende Belege sind Grund für Ablehnung. Bei Kleinbeträgen (unter CHF 50) akzeptieren manche Arbeitgeber eidesstattliche Erklärungen. Seien Sie konsistent: Wenn Sie eine unbelegt akzeptieren, müssen Sie das später gleich handhaben.
- Kann ich ein Kilometergeld für Privatfahrzeuge festlegen oder nur öV erstatten?
- Beides ist möglich. Bei Privatfahrzeugen ist ein Kilometergeld (typischerweise CHF 0.65–0.80/km je nach Kanton und Kraftstoffkosten) Standard und steuerfrei, wenn es tatsächliche Kosten abbildet. öV-Tickets sind immer erstattbar. Schreiben Sie klar in Ihr Spesenreglement, damit Mitarbeitende Klarheit haben.
Allgemeine Informationen für Schweizer Arbeitgeber, keine Rechtsberatung. Lassen Sie alles mit rechtlichen Folgen von einer Juristin prüfen.