Contrat de Travail : Clause de Remboursement des Frais
Un règlement des frais définit les dépenses professionnelles que l'employeur rembourse. La loi suisse (Code des obligations) vous oblige à rembourser les frais nécessaires, mais vous pouvez fixer des limites raisonnables et exiger des justificatifs. Les conflits naissent d'une rédaction floue, de pièces manquantes ou de délais non définis.
Le règlement des frais encadre le remboursement des dépenses que le salarié engage pour l'entreprise. Ce ne sont pas des salaires, mais des remboursements de sommes avancées. Un règlement clair prévient les malentendus et réduit les erreurs comptables.
Le Code des obligations (articles 319–320) vous oblige à rembourser les frais nécessaires. Vous pouvez cependant définir ce qui est nécessaire et fixer des limites raisonnables. Le règlement doit être écrit et équitable avant tout différend.
Ce que la loi suisse autorise
Vous devez rembourser les frais réellement engagés à titre professionnel. Le Code des obligations ne prescrit pas de montants ni de catégories—vous avez liberté de conception. Votre règlement doit être raisonnable, documenté par écrit et appliqué avant tout conflit.
Les tribunaux et le Secrétariat d'État à l'économie (SECO) évaluent le caractère raisonnable par rapport aux usages du marché dans votre région et secteur. Une clause qui refuse tout remboursement ou pose des limites arbitraires peut être contestée. Exigez des pièces justificatives et fixez des délais—cela vous protège légalement.
- Vous pouvez fixer un plafond journalier ou mensuel
- Vous pouvez demander pièces originales ou justificatifs numériques
- Vous pouvez exclure certaines catégories (téléphone privé, fitness)
- Vous pouvez plafonner les repas à des tarifs raisonnables (généralement CHF 15–25 pour midi, CHF 25–40 pour dîner selon le canton)
- Vous pouvez exiger la remise dans les 30 jours
- Vous ne pouvez pas refuser rétroactivement un remboursement si vous avez engagé la dépense
Un modèle de règlement raisonnable
Commencez par des catégories claires : transport (transports publics, indemnité kilométrique, parking), hébergement, repas, téléphone/internet (si non couvert par équipement de l'entreprise) et frais de représentation. Pour chacune, précisez le maximum ou le mode. Exemple : 'Indemnité kilométrique CHF 0.70/km pour véhicule privé ; billets de train sur justificatifs ; repas max CHF 20 (midi), CHF 35 (dîner avec client).'
Précisez qui remet les pièces, à qui, dans quel délai et le délai de remboursement (généralement 2–4 semaines). Les justificatifs doivent montrer date, fournisseur, montant et objet professionnel. Ajoutez : 'Frais supérieurs à CHF 500 nécessitent approbation écrite préalable de la direction.'
- Utilisez un formulaire simple ou une appli (remise numérique réduit erreurs)
- Fixez délai de 30 jours à partir de la date de la dépense
- Nommez le responsable (ex : gestionnaire administrative)
- Précisez mode et délai de paiement (ex : 'Remboursé dans 15 jours après approbation')
- Clarifiez télétravail : la plupart des PME ne remboursent pas loyer, mais utilities ou internet peuvent être couverts
- Ajouter : 'Aucun remboursement sans justificatif ou approbation écrite préalable'
Les erreurs qui génèrent des conflits
Le flou invite au conflit. Des expressions comme 'frais professionnels raisonnables' ou 'selon besoin' donnent latitude à l'interprétation. Préférez des catégories et montants concrets. Si votre activité évolue (ex : nouveaux télétravilleurs), mettez à jour par écrit et conservez une copie au dossier.
L'absence de pièces et l'absence d'application des délais causent retards et frustration. Fixez une règle claire : pièces dans 30 jours, exceptions limitées et documentées. Une deuxième erreur courante : traitement différent de dépenses identiques selon les salariés—les tribunaux jugent cela déloyale et inapplicable.
- N'utilisez pas de langage vague ; soyez précis sur montants et catégories
- N'abandonnez pas l'exigence de pièces ni ne la relâchez en cours d'année
- Ne remboursez pas dépenses personnelles (fitness, trajet vers bureau, mobilier) sans règle écrite appliquée à tous
- Ne modifiez pas les termes en cours de contrat sans consentement écrit et date d'effet claire
- N'utilisez pas le remboursement comme mesure disciplinaire (ce n'est pas le salaire, mais la retenue peut être déloyale)
- Ne copiez pas modèles de grandes entreprises sans adapter à votre PME
Questions fréquentes
- Puis-je demander au salarié de payer son téléphone et de le déduire de son salaire ?
- Non. Le remboursement des frais doit être distinct du salaire. Les déductions sur salaire violent le Code des obligations (protection du salaire). Remboursez directement au lieu de cela et documentez séparément. Vous pouvez exiger justificatif et preuve que c'est une dépense professionnelle.
- Que faire si un salarié réclame un frais sans justificatif ?
- Vous pouvez le refuser. Si votre règlement exige justificatifs (standard), absence = motif de refus. Pour petits montants (sous CHF 50), certains acceptent déclaration sous serment. Soyez constant : si vous en acceptez une, traitez cas similaires identiquement plus tard.
- Puis-je prévoir une indemnité kilométrique pour véhicules privés, ou seulement remboursement transports publics ?
- Les deux sont possibles. Pour véhicules privés, indemnité kilométrique (typiquement CHF 0.65–0.80/km selon canton et carburant) est standard et non imposable si elle reflète coûts réels. Tickets transports publics toujours remboursables. Clarifiez votre règlement pour que salariés sachent à quoi s'attendre.
Informations générales pour les employeurs suisses, pas un conseil juridique. Faites valider par un juriste tout ce qui a des conséquences légales.