Stellenbeschreibung Vorlage: Event Manager
Diese Vorlage hilft Schweizer Arbeitgebern, die Rolle eines Event Managers klar zu definieren. Nutzen Sie sie zur Festlegung von Aufgaben rund um Veranstaltungsplanung und -durchführung, erforderlicher Erfahrung mit Konferenzen oder Firmenevents, Soft Skills wie Kommunikation und Organisation sowie Ihrem Angebot—von flexiblen Arbeitszeiten bis zu Weiterbildungsförderung. Passen Sie das Pensum (z. B. 80–100 %), den Standort (Kanton und Stadt) und die Gehaltsspanne CHF an.
Ein Event Manager koordiniert Planung, Logistik und Durchführung von Konferenzen, Firmenveranstaltungen, Produktlaunches und Teamanlässen. Die Rolle verbindet interne Stakeholder, externe Dienstleister und Teilnehmende zu professionellen, markenkonformen Erlebnissen.
Diese Vorlage deckt zentrale Aufgaben, zwingende und gewünschte Kompetenzen sowie das Leistungsangebot ab. Passen Sie das Pensum (z. B. 80–100 %), den Standort (Kanton und Stadt) und die Gehaltsspanne CHF an. Falls eine bestimmte Sprache erforderlich ist, erwähnen Sie diese unter Anforderungen.
Was die Rolle umfasst
Der Event Manager verantwortet den gesamten Prozess: Konzeptentwicklung, Anbietersuche, Budgetmanagement, Logistikkoordination und Durchführung vor Ort. Er oder sie arbeitet mit Marketing, Vertrieb und Geschäftsleitung zusammen, um Veranstaltungsziele mit der Unternehmensstrategie abzustimmen.
Tägliche Aufgaben sind Veranstaltungsorte und Lieferanten buchen, Zeitpläne und Checklisten verwalten, Budgets nachverfolgen, mit externen Partnern kommunizieren, Registrierungen durchführen und Probleme vor Ort lösen.
- Firmenveranstaltungen, Konferenzen, Teamretreatments und Kundenevent planen und durchführen
- Venues, Caterer, AV-Partner und andere Dienstleister recherchieren, verhandeln und betreuen
- Budgets erstellen, Ausgaben tracken und ROI oder Event-KPIs dokumentieren
- Logistik koordinieren: Sitzplan, Ausstattung, Beschilderung, Catering, Parkplätze und Barrierefreiheit
- Anmeldungen, Teilnehmerkommunikation und Anmeldetische verwalten
- Nach jeder Veranstaltung Feedback sammeln und Evaluationen durchführen
Zwingende Anforderungen
Suchen Sie nach 2–4 Jahren Erfahrung in Veranstaltungsplanung im Firmen- oder Agenturumfeld. Kandidaten sollten starke Organisation, mündliche und schriftliche Kommunikation sowie Fähigkeit zum Multitasking unter Zeitdruck zeigen.
Kenntnisse von Event-Management-Software (z. B. Eventbrite, Splash, Hopin) und Microsoft Office oder Google Workspace sind Standard. Eine praktische Denkweise, Liebe zum Detail und Flexibilität sind unverzichtbar.
- 2–4 Jahre Erfahrung in der Planung von Firmenveranstaltungen, Konferenzen oder Events in Unternehmen oder Agenturen
- Fliessende schriftliche und mündliche Kommunikation; Fliessend [Deutsch/Französisch/Italienisch/Englisch] erforderlich
- Organisiert, detailorientiert; Fähigkeit, mehrere Veranstaltungen und Stakeholder gleichzeitig zu managen
- Vertraut mit Event-Management-Plattformen und Microsoft Office oder Google Workspace
- Teamfähigkeit, Problemlösungsfähigkeit und Ruhe unter Druck
- Gültiger Führerschein und Bereitschaft, innerhalb der Schweiz für Veranstaltungen zu reisen
Wünschenswerte Fähigkeiten & Unser Angebot
Zusätzliche Erfahrung in Event-Marketing, Sponsorenmanagement oder hybriden/virtuellen Plattformen ist ein Plus. Grafik-Design- oder Social-Media-Erfahrung trägt Mehrwert.
Bieten Sie konkurrenzfähige Gehälter an (Spanne in CHF angeben, z. B. CHF 65.000–75.000 pro Jahr), flexible Arbeitszeiten, Weiterbildungsförderung (Schulungsbudget oder Konferenzzugang), Home-Office-Optionen und ein kollegiales, kreatives Umfeld. Nennen Sie das Pensum (z. B. 80–100 %), Reiseflexibilität und Teamgrösse.
- Erfahrung mit hybriden oder virtuellen Veranstaltungen (Zoom, Teams, Hopin)
- Kenntnisse im Event-Marketing, Social-Media-Promotion oder Grafik-Design
- Vertrautheit mit Sponsoring- oder Partnerschaftsverwaltung
- Konkurrenzfähiges Gehalt: CHF [Spanne] pro Jahr, basierend auf Pensum [%] und Erfahrung
- Flexible Arbeitszeiten, Home-Office-Tage und Reiseunterstützung für Event-Abdeckung
- Schulungsbudget, Teamveranstaltungen und Zugang zu Branchenfortbildungen oder Konferenzen
Häufige Fragen
- Sollte ich eine Gehaltsspanne angeben?
- Ja. Schweizer Stelleninserate funktionieren am besten mit transparenter CHF-Spanne. Recherchieren Sie Marktpreise für Event Manager in Ihrem Kanton (z. B. Zürich, Bern, Genf unterscheiden sich). Geben Sie Bruttojahresgehalt an und vermerken Sie das Pensum (80–100 %).
- Wie definiere ich eine Sprachanforderung?
- Nennen Sie diese unter Anforderungen oder in der Einleitung. Beispiel: 'Deutsch fliessend (mündlich und schriftlich) erforderlich; Englisch vorteilhaft' oder 'Französisch/Deutsch gleich wichtig für diese zweisprachige Rolle.' Seien Sie präzise—überfordern Sie nicht die echten Anforderungen.
- Was, wenn wir ein kleines Unternehmen ohne HR-Team sind?
- Nutzen Sie diese Vorlage direkt und passen Sie nur relevante Abschnitte an. Pensum, Standort (Kanton/Stadt), Gehalt und Teamgrösse sind das Wesentliche. Bei rechtlichen Fragen (Arbeitsvertrag, Sozialversicherung) konsultieren Sie einen Schweizer Arbeitsrechtler oder die HR-Services Ihres Kantons.
Allgemeine Informationen für Schweizer Arbeitgeber, keine Rechtsberatung. Lassen Sie alles mit rechtlichen Folgen von einer Juristin prüfen.