Vorlage: Kündigung eines Mitarbeiters bestätigen
Bei einer Kündigung sollten Sie eine schriftliche Bestätigung mit dem Kündigungsdatum, dem letzten Arbeitstag und den nächsten Schritten versenden. Dies schafft Klarheit und dokumentiert die Vereinbarung.
Eine schriftliche Kündigungsbestätigung ist in der Schweiz nicht zwingend, aber bewährte Praxis. Sie dokumentiert die Absprachen, verhindert Missverständnisse und schützt beide Parteien.
Versenden Sie das Schreiben innerhalb von 24 Stunden nach dem Gespräch. Bleiben Sie sachlich, professionell und neutral—verhandeln Sie nicht oder drücken Sie Gefühle aus.
Das Bestätigungsschreiben
Kopieren Sie die Vorlage unten. Ersetzen Sie [KURSIVE TEXT] mit Mitarbeiterdaten: Name, Position, Kündigungsdatum, letzter Arbeitstag und Gehaltsdetails. Passen Sie den Ton Ihrer Beziehung an, bleiben Sie aber kurz.
Versenden Sie per E-Mail oder Brief. Fordern Sie schriftliche Bestätigung an. Bewahren Sie eine Kopie in der Personalakte auf.
- Adresse: [Name], [Stelle]
- Einleitung: Kündigung und Datum der Mitteilung bestätigen
- Bestätigung: letzter Arbeitstag, Ende der Kündigungsfrist, vertraglich vereinbarte Pflichten (Übergabe, Wissenstransfer)
- Finales Gehalt: Auszahlungsdatum, Ferienabbau-Regeln, 13. Monatslohn falls vorhanden
- Arbeitszeugnis: Angebot und Zeitrahmen
- Abschluss: nächste Schritte (Austrittsgespräch, Materialrückgabe, Systemzugänge entfernen)
Was in die Schlussabrechnung gehört
Das Schweizer Arbeitsrecht schreibt vor, dass alle verdienen Löhne, aufgelaufene Ferien und Überstunden bis zum letzten Arbeitstag oder kurz danach bezahlt werden. Falls Ihr Kanton oder ein Gesamtarbeitsvertrag (GAV) einen 13. Monatslohn vorsieht, nehmen Sie ihn in die Abrechnung auf.
Die Quellensteuer-Verpflichtungen bestehen bis zum letzten Zahlungstag. Bestätigen Sie, dass Sie dem Mitarbeiter eine Lohnabrechnung und Steuerbescheinigung ausstellen.
- Bruttolohn für gearbeitete Tage im Endmonat
- Aufgelaufene und nicht genommene Ferien (nach Vertrag und Kantonsvorgaben berechnet)
- Überstundenvergütung oder Zeitausgleich, sofern vorhanden
- 13. Monatslohn, falls Bestandteil des Arbeitsvertrags
- Abzüge: Rentenbeiträge, Versicherungen, Steuern wie üblich
- Auszahlungsdatum: genaues Datum und Konto angeben oder bestätigen, wann reguläre Gehaltsabrechnung erfolgt
Arbeitszeugnis und Datenlöschung
Ein Mitarbeiter kann jederzeit während oder nach der Beschäftigung ein schriftliches Arbeitszeugnis verlangen. Das Schweizer Recht erlaubt Ihnen, entweder ein einfaches Zertifikat (nur Daten und Rolle) oder ein ausführliches Zeugnis auszustellen. Sie sind nicht verpflichtet, es vor dem letzten Arbeitstag auszustellen.
Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses müssen Sie personenbezogene Daten löschen oder anonymisieren, es sei denn, Sie haben einen gesetzlichen Grund, sie zu behalten. Bestätigen Sie Datenschutzpraktiken in Ihrer abschliessenden Mitteilung.
- Arbeitszeugnis: Angebot, eines nach dem letzten Arbeitstag oder nach Ihrem Standard-Zeitrahmen auszustellen
- Inhalt: bestätigen Sie, dass Sie die Rolle, Dauer und Leistung objektiv beschreiben
- Daten: klarstellen, dass Sie persönliche Daten (Wohnadresse, Notfallkontakte etc.) nach gesetzlichen Aufbewahrungsfristen löschen
- Personalakte: bestätigen, dass Unterlagen (Vertrag, Lohnzettel, Zeugnisse) 5 Jahre für Steuer- und Rechtszwecke aufbewahrt werden
- Finaler Zugriff: Entzug von E-Mail, Systemzugriff und Zugangskarten am oder vor dem letzten Tag bestätigen
- Ausrüstung: Rückgabe von Laptop, Telefon, Dokumenten oder sonstigem Firmeneigentum anfordern
Häufige Fragen
- Muss ich diesen Brief schreiben?
- Nein, aber es wird dringend empfohlen. Ein schriftliches Bestätigungsschreiben schützt beide Parteien, indem es die Kündigungsdaten, den letzten Arbeitstag und die Gehaltsregelung dokumentiert. Dies verhindert Auseinandersetzungen und zeigt Professionalität.
- Was ist, wenn der Mitarbeiter das Kündigungsdatum oder den letzten Arbeitstag bestreitet?
- Das ist genau der Grund, warum die Bestätigung wichtig ist. Versenden Sie das Schreiben innerhalb von 24 Stunden und fordern Sie eine schriftliche Empfangsbestätigung an. Im Fall einer Auseinandersetzung konsultieren Sie einen Arbeitsrechtler. Die Kündigungsfrist-Regeln unterscheiden sich je nach Kanton und Arbeitsvertrag.
- Wann muss ich das Endgehalt auszahlen?
- Das Schweizer Arbeitsrecht verlangt, dass alle verdienen Löhne bis zum letzten Arbeitstag oder innerhalb einer angemessenen Frist (üblicherweise zum nächsten regulären Zahlungstag) bezahlt werden. Überprüfen Sie Ihr kantonales Arbeitsrecht und allfällige Gesamtarbeitsverträge (GAV). Eine verspätete Zahlung kann zu rechtlichen Ansprüchen führen.
Allgemeine Informationen für Schweizer Arbeitgeber, keine Rechtsberatung. Lassen Sie alles mit rechtlichen Folgen von einer Juristin prüfen.