Stellenangebot-Email-Vorlage für Schweizer KMU
Ein Stellenangebot per Email formalisiert Ihre Einstellungsentscheidung und setzt Erwartungen vor der Unterzeichnung des Vertrags. Es sollte die Stelle, das Pensum in Prozent, das Bruttojahresgehalt in CHF, das Startdatum, die Berichtslinie und die nächsten Schritte enthalten. Versenden Sie es innerhalb von zwei Wochen nach Ihrer Entscheidung; der Kandidat hat typischerweise 7–10 Tage Zeit zum Annehmen oder Ablehnen.
Ein Stellenangebot per Email ist Ihre erste formelle Mitteilung, nachdem Sie sich für eine Anstellung entschieden haben. Es überbrückt die Phase nach dem Vorstellungsgespräch und dem unterzeichneten Arbeitsvertrag. Halten Sie es klar, sachlich und professionell.
In der Schweiz haben mündliche Angebote rechtliches Gewicht, aber eine schriftliche Email schützt beide Parteien. Sie dokumentiert Lohn, Pensum und Startdatum vor dem Austausch von Rechtsdokumenten.
Erforderliche Angaben
Ihr Stellenangebot muss die Stellenbezeichnung, das Pensum (als Prozentsatz von 100 %), das Bruttojahresgehalt in CHF und das geplante Startdatum enthalten. Nennen Sie die direkte Vorgesetzte oder den Vorgesetzten und bestätigen Sie den Arbeitsort (Kanton, Büro oder hybrid).
Erwähnen Sie die Probezeit (in der Schweiz üblicherweise 3 Monate) und verweisen Sie auf den Arbeitsvertrag, der folgen wird. Bewahren Sie einen formalen, aber freundlichen Ton; dies ist ein positiver Moment für den Kandidaten.
- Stellenbezeichnung und Abteilung
- Pensum-Prozentsatz (z. B. 80 %, 100 %)
- Bruttojahresgehalt in CHF
- Startdatum (üblicherweise 2–4 Wochen später)
- Name und Berichtsstruktur der Vorgesetzten
- Probezeit und Vertragsdatum
Was Sie anpassen müssen
Ersetzen Sie [KANDIDATEN NAME], [STELLENBEZEICHNUNG], [PENSUM] %, [BRUTTOLOHN] und [STARTDATUM] durch tatsächliche Angaben. Passen Sie Standort und Namen der Vorgesetzten an. Wenn Ihr Kanton oder Ihre Branche einen Gesamtarbeitsvertrag (GAV) vorsieht, erwähnen Sie ihn kurz oder verweisen Sie auf den Vertrag, der dies regelt.
Wenn die Stelle spezielle Bedingungen enthält – flexible Arbeitszeiten, Home Office, Ausrüstungszuschuss – fügen Sie einen Satz hinzu. Machen Sie keine übertriebenen Versprechen; alles, was nicht schriftlich festgehalten ist, kann später zu Streitigkeiten führen.
- Voller Name und Email-Adresse des Kandidaten
- Ihr Unternehmensname, Standort und Kontaktdaten
- Spezifische Pensum- und Lohnzahlen
- Startdatum und Probezeitdauer
- Alle ungewöhnlichen Bedingungen (Home-Office-Tage, Reisen, Ausrüstung)
- Name und Email der Person, die das Angebot ausstellt
Zeitrahmen und nächste Schritte
Geben Sie dem Kandidaten 7–10 Tage Zeit zum Annehmen oder Ablehnen. Nennen Sie eine Frist deutlich. Sobald der Kandidat zustimmt, erstellen Sie schnell den Arbeitsvertrag; Ihr Arbeitsrecht-Anwalt oder ein Template-Service (wie Muster-Vorlagen von Ihrem kantonalen Arbeitgeberverband) kann helfen, die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen.
Verzögern Sie den Vertrag nicht. Schweizer Recht verlangt Klarheit über Löhne, Pensum und Aufgaben vom ersten Tag an. Wenn der Kandidat ein Arbeitszeugnis von seinem aktuellen Arbeitgeber vor der Annahme benötigt, planen Sie zusätzliche Zeit ein.
- Nennen Sie eine Antwortfrist (z. B. ‹Bitte bestätigen Sie bis [DATUM]›)
- Bestätigen Sie, dass ein vollständiger Arbeitsvertrag innerhalb von 3 Arbeitstagen zugesandt wird
- Laden Sie den Kandidaten ein, Fragen zu Lohn, Leistungen oder Arbeitsbedingungen zu stellen
- Erklären Sie die nächsten Schritte (Vertragsunterzeichnung, Onboarding, erster Arbeitstag)
- Geben Sie Ihre Telefonnummer und Email-Adresse an
- Erwähnen Sie Vertraulichkeit bis zur Annahme des Angebots
Häufige Fragen
- Ist ein mündliches Stellenangebot in der Schweiz rechtlich bindend?
- Ja. Ein mündliches Angebot kann bindend sein, wenn die wesentlichen Bedingungen (Stelle, Lohn, Startdatum) vereinbart wurden. Schriftliche Bestätigung wird dringend empfohlen, um Streitigkeiten zu vermeiden. Schweizer Arbeitsrecht bevorzugt Klarheit, daher sollten Sie immer innerhalb von 48 Stunden mit einer Email oder einem Brief nachfolgen.
- Wie lange sollte der Kandidat Zeit haben, das Angebot anzunehmen?
- 7–10 Tage sind übliche Praxis. Dies gibt dem Kandidaten Zeit zur Überprüfung, zum Erfragen der Kündigungsfrist bei seinem aktuellen Arbeitgeber und zum Stellen von Fragen. Nennen Sie Ihre Frist deutlich in der Email. Verlängerungen können gewährt werden, wenn der Kandidat berechtigte Gründe hat (z. B. Warten auf ein Arbeitszeugnis).
- Sollte die Stellenangebot-Email Lohnabzüge (Steuern, AHV, BVG) erwähnen?
- Nein. Geben Sie immer den Bruttolohn im Angebot an. Abzüge wie Quellensteuer, AHV (Altersversicherung) und BVG (Berufliche Vorsorge) sind separate und werden im Vertrag und auf Lohnzetteln aufgeführt. Bestätigen Sie die Bruttosumme, um Verwirrung zu vermeiden.
Allgemeine Informationen für Schweizer Arbeitgeber, keine Rechtsberatung. Lassen Sie alles mit rechtlichen Folgen von einer Juristin prüfen.