Modèle : Confirmation de dossier reçu
Confirmez la réception du dossier dans les 24 heures. Ce modèle accuse réception, fixe un délai clair et explique quand le candidat recevra une réponse. Adaptez le taux, le lieu et le calendrier à votre offre.
Les candidats attendent une confirmation que leur dossier est arrivé. Un accusé rapide et honnête crée de la confiance et réduit les relances. Ce modèle se personnalise en 2 minutes.
Le timing compte : envoyez dans un jour ouvrable. Indiquez quand le candidat aura des nouvelles. Restez bref—beaucoup de candidats postulent chez plusieurs employeurs.
Le modèle
Copiez le texte ci-dessous et collez-le dans un email. Remplacez le texte en [crochets] par vos données. Aucune approbation requise—envoyez directement depuis l'adresse email de votre entreprise.
Ligne d'objet : conservez le modèle ou utilisez 'Nous avons reçu votre candidature pour [Poste]'.
- Chère Mme, Cher M. [Prénom du candidat],
- merci pour votre candidature pour le poste de [Titre du poste], [Taux de pensum %], basé à [Ville/Canton].
- Nous avons bien reçu vos documents et les examinerons attentivement. Vous aurez de nos nouvelles d'ici le [Date, ex. 15 novembre 2024].
- Pour toute question, contactez [Votre prénom et nom], [Votre titre], [Email/Téléphone].
- Cordialement, [Nom de l'entreprise]
À personnaliser
Cinq espaces réservés doivent être changés. Le reste reste identique—les employeurs suisses apprécient la clarté.
Si votre délai est incertain, écrivez 'dans les deux semaines' au lieu d'une date précise. L'honnêteté évite les relances.
- [Titre du poste] : ex. 'Assistant-e comptable' ou 'Responsable marketing'
- [Taux de pensum %] : ex. '100%' ou '60%'
- [Ville/Canton] : ex. 'Genève, GE' ou 'Lugano, TI'
- [Date] : délai réaliste pour une première réponse (ex. 2 semaines)
- [Votre prénom et nom], [Votre titre], [Email/Téléphone] : uniquement si les candidats peuvent poser des questions
Ajouts optionnels
La plupart des PME s'arrêtent ici. Ajoutez seulement si vous répondez à une question fréquente ou si votre processus l'exige.
Ne mentionnez pas le salaire, la date de démarrage ou le format de l'entretien, sauf si le candidat a demandé ou si votre annonce le prometait.
- Langue : 'Attention : les entretiens se dérouleront en [allemand/français/anglais]'—uniquement si différent de la langue de candidature
- Protection des données : 'Vos données sont traitées conformément au RGPD et à la loi suisse sur la protection des données. Lire notre politique de confidentialité : [URL]'
- CCT : 'Ce poste est régi par la convention collective [secteur]' (ex. banques, construction)
- Impôt à la source : 'Si vous n'êtes pas résident-e suisse, nous vous informerons à l'offre sur les obligations fiscales'
- Automatique : utilisez ce modèle comme réponse automatique si vous recevez >10 candidatures/semaine ; ajoutez '(confirmation automatique)' à la ligne d'objet
Questions fréquentes
- Dois-je l'envoyer à tous les candidats ou seulement aux sélectionnés ?
- À tous dans les 24 heures. C'est gratuit et évite les 'avez-vous reçu mon email ?'. Plus tard, envoyez un email de refus séparé aux non-sélectionnés (voir modèle zenRecruiting.ai).
- Et si je n'ai pas encore examiné tous les dossiers ?
- Écrivez 'Vous aurez de nos nouvelles d'ici le [date], possiblement plus tôt en cas d'invitation'. Les affirmations vagues ('nous vous recontacterons bientôt') incitent à relancer. Deux semaines est standard pour les PME.
- Puis-je automatiser cela avec zenRecruiting.ai ?
- Oui. zenRecruiting.ai envoie automatiquement une confirmation à tous les candidats. Vous fixez le délai ; le système envoie le message dans les minutes. Économise du temps si vous recruez régulièrement.
Informations générales pour les employeurs suisses, pas un conseil juridique. Faites valider par un juriste tout ce qui a des conséquences légales.