Vorlage: Einladung zum Austrittsgespräch
Ein Austrittsgespräch erfasst ehrliches Feedback von ausscheidenden Mitarbeitenden zu Unternehmenskultur, Führung und Rollenprofil. Diese Vorlage lädt zu einem strukturierten Gespräch während oder kurz nach der Kündigungsfrist ein. Nutzen Sie sie innerhalb der Frist oder unmittelbar nach Austritt.
Austrittsgespräche liefern wertvollen Einblick in Stärken und Verbesserungspotenziale—Informationen, die Sie später nicht mehr erhalten. In der Schweiz ist ein Gespräch während oder nach der Kündigungsfrist üblich und zeigt professionelle Wertschätzung.
Diese Vorlage ist kurz und neutral. Sie übt keinen Druck aus; die Teilnahme ist freiwillig, aber die meisten Mitarbeitenden kooperieren, wenn es formell und mit klarem Zweck angefordert wird.
Wann Sie die Einladung versenden
Versenden Sie diese Einladung, sobald der Austritt bestätigt ist. Bei Kündigungsfrist: in der ersten Woche nach Kündigungsmitteilung. So haben Sie Zeit für Planung und Durchführung vor dem letzten Arbeitstag.
Falls die Person bereits ausgeschieden ist, versenden Sie die Einladung innerhalb von 5 Arbeitstagen. Danach sinkt die Reaktionsbereitschaft deutlich.
- Versenden Sie während der Kündigungsfrist, wenn möglich
- Wenn bereits ausgeschieden: innerhalb von 5 Arbeitstagen
- Geben Sie 1–2 Wochen für Antwort und Terminabstimmung
- Führen Sie das Gespräch 2–3 Tage vor dem letzten Arbeitstag oder innerhalb von 10 Tagen nach Austritt
- Bestätigen Sie die Teilnahme 48 Stunden vor dem Termin
- Halten Sie das Gespräch auf 30–45 Minuten
Was Sie in der Einladung erwähnen
Nennen Sie die Person, die das Gespräch führt (HR, Linienmanager oder Geschäftsführung). Erklären Sie den Zweck: Feedback sammeln und Stärken sowie Verbesserungspotenziale identifizieren. Versichern Sie Vertraulichkeit innerhalb des notwendigen Rahmens.
Bieten Sie mehrere Termine und Formate an (persönlich, Teams, Telefon). Machen Sie Absagen leicht möglich; es ist nicht obligatorisch. Ein kleines Dankeschön (Kaffee, kleine Aufmerksamkeit) signalisiert Wertschätzung.
- Nennen Sie Name und Rolle der Gesprächsperson
- Erklären Sie den Zweck deutlich: Feedback, keine Beurteilung
- Versichern Sie Vertraulichkeit im angemessenen Umfang
- Bieten Sie 3–4 Zeitfenster über 2–3 Tage
- Bieten Sie Format-Optionen: persönlich, Video oder Telefon
- Hinterlassen Sie Ihre direkte Kontaktmöglichkeit für Rückfragen
Nach dem Gespräch
Dokumentieren Sie Kernpunkte während oder unmittelbar nach dem Gespräch. Konzentrieren Sie sich auf Fakten: Rollenkumularität, Pensum, Teamdynamik, Führungsfeedback und Austrittsgründe. Nicht ohne ausdrückliche schriftliche Zustimmung aufzeichnen.
Suchen Sie nach Mustern über mehrere Gespräche hinweg. Wenn mehrere Austritte das gleiche Problem nennen, priorisieren Sie Massnahmen. Teilen Sie anonymisierte Erkenntnisse mit dem Team. Bestätigen Sie schriftlich, dass Finallohn, Arbeitszeugnis und Referenzauskunft pünktlich erfolgen.
- Machen Sie handschriftliche oder digitale Notizen
- Nicht ohne schriftliche Zustimmung aufzeichnen
- Konzentrieren Sie sich auf Rolle, Team, Führung und Austrittsgründe
- Erkennen Sie Muster über mehrere Interviews
- Teilen Sie anonymisierte Erkenntnisse mit der Geschäftsleitung
- Bestätigen Sie schriftlich Finallohn, Arbeitszeugnis und Datenlöschfrist
Häufige Fragen
- Ist ein Austrittsgespräch in der Schweiz gesetzlich vorgeschrieben?
- Nein. Austrittsgespräche sind freiwillig für die Mitarbeitende. Allerdings ist die Durchführung Best Practice und zeigt Professionalität. Es gibt keine gesetzliche Verpflichtung, aber auch keine rechtliche Hürde. Prüfen Sie Ihre Unternehmensrichtlinie oder Arbeitsvertrag.
- Kann ich Feedback aus einem Austrittsgespräch nutzen, um eine Kündigung anzufechten?
- Nein. Das Austrittsgespräch dient dem Zuhören und Lernen, nicht der Verhandlung. Wenn die Person ein behebbares Problem nennt (z.B. flexible Arbeitszeiten), können Sie ein Gespräch anbieten—aber respektieren Sie ihren Austrittswunsch. Gegenteiliges schadet dem Ruf.
- Was mache ich mit den Austrittsgespräch-Notizen?
- Speichern Sie sie sicher und getrennt von der Personalakte, sofern das Datenschutzrecht dies zulässt. Nach 3–5 Jahren löschen oder anonymisieren Sie sie. Bei Anfrage auf Dateneinsicht (DSG) stellen Sie nur anonymisierte Notizen bereit. Konsultieren Sie einen Anwalt bei Unsicherheit.
Allgemeine Informationen für Schweizer Arbeitgeber, keine Rechtsberatung. Lassen Sie alles mit rechtlichen Folgen von einer Juristin prüfen.